35 Mitarbeiter, ein Entwickler, eine eigene Plattform

Gewerbe ist im Maklergeschäft eine eigene Welt: längere Prozesse, mehr Beteiligte, andere Datenanforderungen — und ein Wettbewerb, in dem an jedem Top-Standort fünf bis sieben internationale Häuser auf ein bis zwei Mittelständler treffen. In Folge 73 des ImmoKaiser-Podcasts ist Jonas Pfennings zu Gast, Geschäftsführer bei Anteon in Düsseldorf: rund 35 Mitarbeiter an zwei Standorten, drei Kernabteilungen — Bürovermietung, Industrie und Logistik, Investment. Das Gespräch dreht sich um eine selbst gebaute Kundenplattform, einen KI-Rollout ins ganze Haus und einen Büromarkt, der Rekordmieten und Rekordleerstand gleichzeitig produziert.

ImmoKaiser-Podcast · Folge 73

Commercial, Digitalisierung und der Düsseldorfer Büromarkt

Robert Kaiser im Gespräch mit Jonas Pfennings (Anteon, Düsseldorf) — über den Weg vom Azubi in die Geschäftsführung, eine selbst gebaute Kundenplattform und die Frage, was KI im Gewerbemaklergeschäft heute wirklich leistet.

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Vom Azubi in die Geschäftsführung

Jonas ist seit elf Jahren im Unternehmen. Angefangen hat er 2015 mit der Ausbildung zum Immobilienkaufmann, danach operativ in der Bürovermietung, im kleinteiligen Segment bis 1.000 Quadratmeter. Seit Januar sitzt er in der Geschäftsführung — zu dritt, aufgeteilt nach Abteilungen und Schwerpunkten; bei ihm liegen Bürovermietung, Digitalisierung und Marketing. Parallel dazu hat sich bei Anteon ein echter Generationenwechsel vollzogen: Die Gründer haben die Geschäftsführung übergeben und sind als Gesellschafter weiter präsent, beraten weiterhin ihre Kunden und bleiben Sparringspartner. Im Mittelstand, sagt Jonas, seien die Wege kurz — das ist kein Konzernmodell, bei dem man sich einmal im Jahr auf der Aktionärsversammlung sieht.

Das Thema Digitalisierung hat ihn dabei von Anfang an begleitet: Schon während der Ausbildung durfte er einen CRM-Wechsel mitverantworten. Was damals wie eine IT-Aufgabe aussah, war der Anfang von allem, was danach kam.

Aus 300 Seiten PDF wurde eine Plattform

Der Ausgangspunkt ist ein Problem, das jeder Gewerbemakler kennt. Wer in der Düsseldorfer Innenstadt 200 bis 300 Quadratmeter sucht, bekommt schnell 20 bis 30 in Frage kommende Objekte — früher als aneinandergereihte PDF-Exposés, in Summe 250 bis 300 Seiten. Niemand liest das. Der erste Schritt war deshalb, das Angebot nicht nur zu digitalisieren, sondern es als Übersicht zu denken: Objekte auf einer Karte, Standorte direkt miteinander vergleichbar.

Daraus wurde erst der Anteon Campus und heute Anteon Connect — die Weiterentwicklung auf die Frage, was eigentlich nach dem Erstangebot passiert. Von der Longlist zur Shortlist sondieren, die verbliebenen Objekte in der Verhandlung vergleichen, Dokumente und Dateien je Objekt austauschen, den Fortschritt sichtbar machen: Wo liegt schon ein Mietvertragsentwurf vor, wo wartet man noch auf eine Planung? Am Ende steht ein Prozess, in dem alle Stakeholder denselben Wissensstand haben — was gerade bei Konzernstrukturen zählt, die diese Transparenz ohnehin einfordern.

Von der Agentur ins eigene Haus — durch Zufall

Kaufen konnte man das nicht, damals nicht und heute auch nicht: Es sind Individualentwicklungen, ursprünglich zusammen mit einer Agentur umgesetzt. Das kostete Zeit und Geld — und einen Dienstleister, dem man das eigene Geschäftsmodell erst einmal erklären musste. Verändert hat sich das aus einer Notlage heraus: Der Webentwickler, der das Projekt in der Agentur betreute, verließ diese. Anteon stand vor einem Ressourcenengpass — und konnte das Problem in eine Chance ummünzen, indem es den Kollegen fest anstellte.

Der eigentliche Gewinn ist dabei weniger die Entwicklungsleistung als die geänderte Entscheidungslogik. Es geht nicht mehr darum, ob sich ein einzelnes Feature für 50.000, 100.000 oder 200.000 Euro rechnet. Solche Rechnungen muss man nicht mehr aufstellen — man entscheidet agil und entwickelt dort, wo gerade der größte Mehrwert liegt.

Der Engpass ist nicht mehr das Programmieren

Mit KI-Agenten in der Softwareentwicklung hat die Geschwindigkeit noch einmal massiv zugenommen — und damit ist der Engpass gewandert: weg vom Coden, hin zum Produktmanagement und zur Spezifikation. Wer nicht sehr genau beschreibt, was entstehen soll, bekommt schnell etwas, das am Ziel vorbeigeht. Dazu kommt eine Versuchung, die Jonas offen benennt: Wenn eine Idee morgen umsetzbar ist, unterbricht man leicht das halbfertige Projekt von heute. Es braucht Disziplin, den Möglichkeiten nicht zu erliegen.

Der nächste Schwerpunkt ist deshalb nicht die nächste Funktion, sondern die Nutzererfahrung: Onboardings und die vielen kleinen Dinge, die man früher verworfen hat, weil sie im Verhältnis zum Aufwand wenig Wirkung zu haben schienen. Jonas' These ist, dass dieser Impact regelmäßig unterschätzt wurde. Das Ziel: dass die eigene Lösung für Kunden selbstverständlich wird — Dreh- und Angelpunkt der Dienstleistung statt Beiwerk.

Der Fehler, den sie nicht gemacht haben

Die interessanteste Digitalisierungsentscheidung im Gespräch ist eine, die nicht getroffen wurde. Im vergangenen Jahr stand die Frage im Raum, wie man KI in die Breite bringt und mit Unternehmensdaten verbindet — naheliegend wäre eine der Plattform-Lösungen gewesen, die es dafür am Markt gibt. Anteon hat abgewartet. Rückblickend, sagt Jonas, war genau das richtig: Die Entwicklung der großen Anbieter ist so schnell, dass Features, die damals Spezialsoftware brauchte, heute nativ in den Systemen stecken.

Konkret ging es um die Anbindung der eigenen Dateiablage — und die ist alles andere als aufgeräumt: rund 3 Terabyte, über 1.000 Immobilien im System, mit Archiv eher 2.000. Ein klassisches Archiv gibt es nicht, weil jedes Objekt in fünf Jahren wieder Thema werden kann. Diese Menge durchsuchbar zu machen war vor einem Jahr eine echte Herausforderung. Heute deckt der Standardweg über Microsoft nach Jonas' Einschätzung rund 90 Prozent der Anwendungsfälle ab — und ob sich für die letzten 10 Prozent eine Spezialsoftware lohnt, steht in keinem Verhältnis.

KI für alle statt KI für ein Projekt

Statt einer Plattform bekam jeder Mitarbeiter einen KI-Zugang — angebunden an CRM und Dateiablage, sodass Immobilien-, Kontakt- und Aktivitätsdaten nutzbar sind. Angefangen hat es klassisch mit E-Mails übersetzen und korrigieren; inzwischen sind Excel und PowerPoint der Kernanwendungsfall, der in der Praxis schon trägt: Daten aus dem CRM abfragen, bestehende Listen anreichern, sauber formatieren. Für Analysten ist das aus keinem Arbeitsbereich mehr wegzudenken, bei Brokern dominieren nach wie vor E-Mail-Themen und Mietvertragsanalysen.

Bemerkenswert ist, wie ernst der Rollout genommen wird: Kurz vor unserer Aufnahme wurde das Werkzeug unternehmensweit ausgerollt und auf einen Anbieter konsolidiert — auch damit sich das Unternehmen nicht in zwei Lager teilt und geteiltes Wissen überhaupt möglich wird. Denn die eigentliche Arbeit beginnt danach: Anwendungsfälle sollen aus dem Team heraus entstehen, nicht top-down verordnet werden — etwa die automatisierte Prüfung von Provisionsvereinbarungen auf die marktüblichen Punkte. Der erste gemeinsame Baustein ist eine Mietvertragsanalyse: Was sind die wichtigsten kommerziellen Punkte, und wie stehen sie im Vergleich zu dem, was man in den letzten Monaten und Jahren abgeschlossen hat?

Geteilt wird das Wissen dort, wo Menschen ohnehin zusammensitzen: im Tagesgeschäft an der Bench, in fast jedem Meeting und in „Lunch and Learns" — mittags eine Dreiviertelstunde zu einem Thema, mit kurzem Vortrag und Gespräch danach. Es sei die größte Herausforderung gerade, sagt Jonas, diese Arbeitsweise wirklich in die Breite zu bringen: Dem einen fällt es leichter, dem anderen schwerer, und die schiere Geschwindigkeit überfordert zwischendurch auch ihn selbst. Wer für das eigene Haus sortieren will, wo der Anfang liegt, findet in unserer KI-Readiness-Einordnung eine Struktur dafür.

Beim Datenschutz ist die Linie pragmatisch: Auftragsverarbeitungsverträge mit den Anbietern, durchgängig bezahlte Zugänge — damit keine Kundendaten ins Training laufen. Für Konzernstrukturen mit interner Compliance, die über DSGVO und EU AI Act hinausgeht, bleibt das Hosting oft der entscheidende Punkt; dann führt der Weg doch über Plattformlösungen oder eigene Infrastruktur. Genau daraus zieht Jonas seinen Geschwindigkeitsvorteil als Mittelständler — und sieht ihn zugleich als Argument im Wettbewerb um Mitarbeiter.

Was Datenqualität heute noch bedeutet

Der spannendste Perspektivwechsel im Gespräch betrifft ein Thema, das in jeder CRM-Diskussion vorkommt. Klassisch hätte man gesagt: Wir müssen aus drei Terabyte eines machen und eine saubere Ordnerstruktur anlegen, damit Menschen sich zurechtfinden. In dem Moment, wo die Suche stark genug wird, verliert diese Aufräumarbeit an Bedeutung. Dasselbe gilt für Aktivitäten im CRM: Hunderte E-Mails pro Kontakt bringen niemandem etwas, solange man die Quintessenz nicht herausliest — einzeln schaut sie sich ohnehin keiner an. Heute lässt man sich genau die eine Information zusammenfassen, die gerade zählt. Hätte man früher gefiltert und nur „Relevantes" ins System gelassen, wäre sie womöglich nie dringewesen. Wie eine solche Zusammenfassung über Kontakte, Objekte und Aktivitäten aussieht, zeigt der Assistent in propgen.

Wo Struktur dagegen sehr wohl zählt, sind die Marktdaten. Die Excel-Tabelle ist dort komplett verschwunden: Die Daten aggregieren sich vollautomatisch und in Echtzeit, und Kunden sehen in Anteon Connect tagesaktuell Flächenumsätze und Mietentwicklungen — statt auf den nächsten Quartalsbericht zu warten. Nebeneffekt: Die Fehleranfälligkeit, die Excel-Arbeit mit sich bringt, fällt weg. Der Wunsch geht weiter in Richtung Web-App statt offener Dateien; da ist man punktuell aber schneller als die eigenen Kunden und die Branche, wie Jonas einräumt.

Wo KI (noch) nichts ausrichtet

Zwei Grenzen benennt Jonas klar. Die erste sind KI-Telefonagenten in der Kaltakquise: Dass Geschäftsführer und Immobilienverantwortliche einem Agenten am Telefon sensible Mietvertragsdaten geben, kann er sich im Commercial-Segment schwer vorstellen — zumal sich solche Systeme unter dem EU AI Act zu erkennen geben müssen. Er hält sich die Tür offen: Man habe vor ein, zwei Jahren auch vieles nicht für möglich gehalten.

Die zweite Grenze ist die Erhebung von Marktdaten selbst. Der Markt wirkt transparent, wenn man die Marktberichte liest — ist es aber nicht: Es gibt keine einheitlichen Standards, wie Transaktionen kommuniziert und aufgenommen werden, und gerade im Investment stehen Kaufpreise selten in einer Pressemitteilung. Eine automatisch erzeugte Mail an Käufer, Verkäufer oder Makler bringt keine Antwort im Sinne von „selbstverständlich, es waren 150 Millionen". Dieser Teil bleibt Handarbeit — mit dem Unterschied, dass die frei gewordene Zeit heute ins Telefonat fließt statt in drei parallele Excel-Tabellen.

Düsseldorf: Rekordmieten und Rekordleerstand zugleich

Der Marktteil des Gesprächs zeichnet ein bewusst differenziertes Bild. Der Flächenumsatz in der Bürovermietung ist nach wie vor angespannt; seit der Pandemie hat sich der Markt nicht wirklich erholt, weil Unsicherheit und Homeoffice erst durch Krieg, Wirtschaftskrise und Zinsen abgelöst wurden — alles Faktoren, die kein Wachstum tragen. Gleichzeitig sind die Mieten stark gestiegen. Die Spitzenmiete profitiert dabei von einer lokalen Besonderheit: Auf der Königsallee stehen zwei Neubauprojekte vor der Fertigstellung — Neubau in 1A-Lage, ein Produkt, das es dort seit 2012 nicht gab. Abschlüsse jenseits von 40 Euro pro Quadratmeter wurden möglich; Jonas erwartet nun ein Plateau, bis in fünf bis zehn Jahren das nächste neue Produkt an den Markt kommt.

Auf der anderen Seite steht ein Rekordleerstand: von rund 6,5 auf 11,5 Prozent, fast eine Verdopplung. Entstanden ist er zum einen strukturell — in Immobilien, die den Anforderungen der Mieter nicht mehr gerecht werden. Viele Unternehmen reduzieren Fläche, können dafür aber pro Quadratmeter mehr zahlen und sich damit höhere Qualität leisten. Zum anderen wurden aus dem Rekordjahr 2019 heraus Projekte gestartet, die man später nicht mehr gestoppt hat: spekulativer Neubau, teils 20.000 bis 30.000 Quadratmeter, der zwei Jahre leer stand, weil es die Unternehmen für solche Größenordnungen im entsprechenden Preissegment nicht gab. Der Investmentmarkt ist noch stärker getroffen — Käufer und Verkäufer finden bei gestiegenen Renditeanforderungen und attraktiveren Alternativen zu selten zusammen.

Bleiben oder umziehen

Für die Beratungspraxis läuft das auf eine einfache Faustregel hinaus. Ist die bestehende Immobilie noch zeitgemäß — grob: jünger als zehn Jahre —, steht der spürbare Effekt eines Neubaus oft nicht im Verhältnis zur höheren Miete. Dann bleiben Mieter eher, reduzieren Fläche oder passen im Bestand das Raumprogramm an. Kippt die Rechnung, kippt sie deutlich: große Sanierungen, Eingriffe in die Gebäudetechnik samt Lärm und Arbeitsausfall — dann ist der Umzug der richtige Moment, auch bei höherer Quadratmetermiete. Ausschlaggebend sind dann Wohlfühlfaktoren wie Kühlung, Lüftung und Akustik ebenso wie die ESG-Themen Energieeffizienz und Ladeinfrastruktur.

Und noch ein verbreitetes Bild rückt Jonas gerade: Nicht jedes Unternehmen zieht in die Top-Innenstadtlage. Für Kanzleien und Beratungshäuser trifft das zu — für die breite Wirtschaft keineswegs. Dort ist die Autobahnanbindung oft der springende Punkt, weil viele Mitarbeiter pendeln und in der Innenstadt schlicht die Stellplätze fehlen. Das ursprüngliche Kernargument fürs attraktive Büro — Recruiting und Mitarbeiterbindung — relativiert sich für ihn gerade ohnehin, weil die Arbeitsmärkte durch KI in Bewegung geraten.

Reinhören

Das ganze Gespräch — inklusive der Quickfire-Runde mit dem nervigsten Tool im Alltag, der Frage „Agentur beauftragen oder selber bauen?" und Jonas' Blick auf KI im Jahr 2030 („Es wird Alltag sein, wie Computer") — gibt es auf Spotify und überall, wo es den ImmoKaiser-Podcast gibt. Wer tiefer in die Besonderheiten des Gewerbegeschäfts einsteigen will: Was ein CRM für Gewerbemakler mitbringen muss, haben wir separat aufgeschrieben — ebenso, welche KI-Werkzeuge Makler heute tatsächlich einsetzen.