KI in jedem Workflow —
nativ im CRM.
28 KI-Funktionen und 11 weitere Differenzierungs-Features — direkt ins Makler-CRM eingebettet, dort wo die Daten ohnehin liegen. Kein Tool-Zoo, keine Add-ons.
mit echtem KI-Hebel — von Recherche über Texte bis Lead-Scoring
ohne KI — Datenräume, Konzern-Hierarchien, digitale Signatur
dort, wo die Daten ohnehin liegen — kein Tool-Zoo, keine Add-ons
Warum KI ins CRM gehört — und nicht obendrauf
KI in der Immobilienbranche hat ihren Anfang im Marketing und in der Kommunikation genommen — Exposé-Texte, Lagebeschreibungen, Bildbearbeitung. Über die Vermarktung hinweg hat sie sich Schritt für Schritt zu echter Hilfe in der Datenerfassung und -pflege weiterentwickelt. Die nächste Stufe sind eigenständige Assistenz- und Coaching-Systeme — KI-Agenten, die Makler im Tagesgeschäft begleiten, statt nur einzelne Aufgaben abzunehmen. propgen ist diesen Entwicklungsschritt bereits gegangen.
KI-Funktionen lassen sich nativ ins CRM integrieren oder über Marketplace- bzw. Drittanbieter-Integrationen anbinden — beides sind verbreitete Wege. Für die native Einbettung spricht aus unserer Sicht, dass die Funktion direkt im Tagesprozess verfügbar ist, wo die Daten ohnehin liegen. Bei Drittanbieter-Anbindungen kommen je nach Setup eine separate datenschutzrechtliche Prüfung und zusätzlicher Integrationsaufwand (etwa über Webhooks oder Connectoren) hinzu. Welcher Weg passt, hängt vom jeweiligen Büro ab.
Was sich bei vielen Maklern parallel beobachten lässt: Mehrere KI-Tools werden gleichzeitig genutzt — KI-Chats, Bildgeneratoren, Transkriptions-Apps, Recherche-Werkzeuge — häufig unkontrolliert, oft ohne klare DSGVO-Linie und mit Kontext-Brüchen zwischen den Tools. Im Ergebnis wird das Ganze teuer und trotzdem unproduktiv, weil jede KI-Eingabe wieder zurück ins CRM übertragen werden muss.
KI von Anfang an im CRM zu denken, holt diese „vogelwild" verteilte Nutzung wieder in eine kontrollierte, DSGVO-konforme Umgebung zurück. Das Ziel ist nicht, eine möglichst lange Modul-Liste zu haben, sondern jedem Mitarbeiter im Maklerbüro KI-Agenten an die Seite zu stellen, die ihm bei der täglichen Arbeit helfen — recherchieren, schreiben, qualifizieren — direkt dort, wo die Daten ohnehin schon liegen.
Die Funktionslandkarte
Sortiert nach Bereich. Jede Funktion ist Teil des nativen Standard-Lieferumfangs — viele verlinken auf die zugehörige Release Note mit Details. Mit ohne KI markierte Features differenzieren ohne KI-Hebel.
Assistent
11Ein KI-Agent, der mitdenkt — recherchiert, brieft, empfiehlt und Einwände mit Dir trainiert. Direkt im CRM, nicht in einem zweiten Tool.
Allgemeiner KI-Chat im CRM für Fragen und Recherche — inkl. Live-Recherche zu Markt- und Standortdaten im Web, ohne Tool-Wechsel.
Fragen und Antworten zu Objekten, Kontakten, Unternehmen, Aufgaben und Deals — direkt im Chat, mit Verständnis für die Beziehungen zwischen Datensätzen. Agent-Button im Sheet-Header von Aufgaben, Deals, Notizen, Terminen und Anrufen startet den Assistenten mit Kontext; mehrere Datensätze gleichzeitig kombinierbar.
Termine anlegen, verschieben und absagen per Sprach- oder Texteingabe — mit Vorschau zur Bestätigung, verknüpft mit Kontakt, Immobilie und dem Microsoft-365-Kalender.
Einwände zur Notwendigkeit von Maklern, Provisionshöhen und Preis/Bewertung trainieren bzw. lernen — Rollenspiel mit Feedback-Score.
Das Ergebnis einer Assistent-Analyse — z. B. ein Deal-Stand-Briefing — als formatierte, schreibgeschützte Ansicht per Link teilen. Jeder mit dem Link sieht nur diese eine Antwort, ohne Login und ohne Einblick in Chat oder CRM.
Fragen zu Funktionen direkt im CRM stellen — Erläuterungen zur Funktionsweise aus den offiziellen Hilfe-Artikeln, mit Quellen. Rund um die Uhr verfügbar, nicht an Bürozeiten gebunden.
Tagesstart per KI mit Terminen, Aufgaben und Prioritäten kompakt zusammengefasst.
Tagesabschluss mit erledigten Aktivitäten und Stand der laufenden Deals.
Proaktive Vorschläge für Kontakte, Unternehmen und Immobilien — welche Leads zu kontaktieren, welche Deals stocken.
Listenfilter per natürlicher Sprache erstellen — der Assistent schlägt passende Filter automatisch vor und übernimmt sie auf Klick.
Bereiten die wesentlichen Informationen zu einer Immobilie, einem Kontakt oder einem Unternehmen optisch auf — auf einen Blick sehen, was los ist.
Daten-Erfassung & -Pflege
6Daten landen per Sprache, Foto oder Dokument im CRM — die KI liest aus, reichert an und hält Datensätze sauber.
Objekte, Kontakte und Unternehmen per Spracheingabe oder durch Hochladen einer Datei (z.B. Visitenkarte) anlegen.
Notizen per Sprache aufnehmen, automatisch transkribieren und mit Kontakten, Objekten und Projekten verknüpfen.
Mietvertrag, Grundbuchauszug, Energieausweis oder Personalausweis hochladen — KI extrahiert relevante Felder.
KI markiert sensible Stellen in Dokumenten, der Makler prüft die Vorschläge und löst die Schwärzung als eigenen Schritt aus.
Bestehende Datensätze (Kontakte, Unternehmen, Immobilien) per Sprache, Text oder Datei aktualisieren — KI erkennt geänderte Felder.
Übernimmt Unternehmens-Daten direkt aus URLs (z.B. Impressum-Seiten) für die Anlage und Anreicherung von Firmen-Datensätzen.
Vermarktung & Analyse
5Von der Einwertung über Zielgruppen-Personas bis zum Lead-Scoring — KI für jede Phase der Vermarktung.
Objekt- und Lagebeschreibungen automatisch in gewünschter Tonalität.
Wertermittlung via AVM inkl. Lead-Generation-Landingpage.
Kaufkraft-Analyse, Preisstrategie und Vermarktungsstrategie für die Listing-Vorbereitung.
3 KI-generierte Zielgruppen-Personas pro Objekt — welche Interessentengruppen kommen für ein Objekt in Frage.
Bewertet Interessenten-Interaktionen im KI-Exposé-Chat nach Sentiment, Budget und Engagement.
Medien
4Aus Rohfotos werden Exposé-reife Visuals: virtuell möbliert, renoviert, als Grundriss oder fertiges Reel.
Leere Räume virtuell möbliert — Stilrichtungen wählbar.
Räume virtuell renovieren — neue Wand- und Bodenbeläge, Lichtstimmung, Sanierungs-Visualisierung.
2D- und 3D-Grundrisse direkt aus Raumfotos.
Social-Media-Reels aus Objektfotos automatisch zusammengestellt.
Web & Kommunikation
2Web-Exposé und Postfach, die mitarbeiten — Interessenten vorqualifizieren und Antworten auf Basis des CRM-Kontexts vorbereiten.
Eingehende Mails zusammenfassen, Antwort-Entwürfe auf Basis des CRM-Kontexts — plus E-Mail-Entwürfe per KI-Assistent direkt im Composer, mit Textbausteinen und Variablen.
Chatbot auf dem Web-Exposé beantwortet Interessentenfragen und qualifiziert Leads vor.
Weitere Differenzierungs-Features
3Werkzeuge, die den Alltag rund machen — universelle Suche, eigene Prozesse ohne Code und native digitale Signatur direkt in den Datenräumen.
Globale Suche über alle Datenobjekte: Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Dokumente.
- WYSIWYG-Prozessmanagerohne KI
Eigene Prozesse und Workflows ohne Programmierung selbst erstellen — per visuellem Drag-and-Drop-Editor.
Digitale Signatur direkt in den propgen-Datenräumen — ohne Drittanbieter-Integration.
Commercial- & Bestand-Differenzierung
8Gebaut für Bestand und Gewerbe: Stacking Plans, Konzern-Hierarchien, strukturierte Mietverträge und Investoren-Datenräume mit Audit-Trail.
- Stacking Planohne KI
Geschoss-Übersicht aller Einheiten eines Stammobjekts — Belegung, Leerstand, Mieter und Auslastung pro Etage auf einen Blick.
Vertragsbeginn, Laufzeit, Kündigungsfristen, Indexierung und Sondervereinbarungen als eigene Felder — Datenbasis für WALT und Renditeberechnung.
Family Office, Holding oder Asset Manager: Beteiligungen, Objekte, Kontakte, Aktivitäten und Lead Score auf einer Sicht — inkl. verknüpfter Mutter- und Tochtergesellschaften.
Aktivitäten der gesamten Konzerngruppe (Mutter, dieses Unternehmen, Töchter) in einer Liste — Toggle „Alle / Nur dieses", wechselseitig aus jedem Datensatz.
Aktivitäten der hinterlegten Mitarbeiter direkt in der Unternehmenssicht einbeziehen — alle oder einzeln, kombinierbar mit der Konzern-Einbeziehung.
Tab „Einheiten" auf jeder Unter-Einheit, vier intelligente Default-Spaltensets je Nutzungsart × Vermarktungsart, Konfigurator pro Nutzer und Stammobjekt.
Vermarktungsstand pro Objekt als Live-Landingpage für den Eigentümer — Aktivitäten, Anfragen, Heatmap, optionale Mailauslieferung.
Sensible Unterlagen zeitbegrenzt mit Investoren und Käufern teilen — jede Aktivität wird beim Makler protokolliert.
Und darüber hinaus
Weitere KI-Werkzeuge, die den Alltag abrunden — vom automatisch generierten Signatur-Block bis zur Verteilerseite für ganze Objektpakete.
- Professionelle E-Mail-Signaturen automatisch generiert
- Wiederverwendbare Vorlagen mit KI-Unterstützung für E-Mails und Exposés
- Individuelle Prompts für KI-Module wie Exposé-Texte, Homestaging, Grundrisse
- Eine Landingpage für Suchprofil-Treffer oder Investoren-Pakete — statt einzelner Mails mit Anhängen
Diese Übersicht listet den nativen KI-Funktionsumfang im Standard-Lieferumfang von propgen. Den vollständigen Leistungsumfang über die KI hinaus zeigt der gesamte Funktionsumfang. Die Produktentwicklung läuft kontinuierlich mit wöchentlichen Releases — die Roadmap entsteht eng an der Praxis, gespeist aus der laufenden Makler-CRM-Marktbeobachtung von Robert Kaiser (propgen Gründer, Host des Podcasts „ImmoKaiser").
Stand: 06/2026 · Aktualisierung: laufend · Hinweis: Der Funktionsumfang entwickelt sich fortlaufend weiter. Die jeweils aktuelle Ausprägung zeigen die verlinkten Release Notes.
Schluss mit dem Tool-Zoo.
20 Minuten persönlich mit dem Gründer-Team — wir zeigen Dir konkret, was propgen für Dein CRM-Setup tun kann. Daten-Import aus Deinem aktuellen CRM ist Teil des Onboardings.