Digitale Signatur in propgen: Verträge rechtssicher und papierlos abschließen

Maklerverträge, Reservierungsvereinbarungen, Besichtigungsprotokolle — im Alltag eines Immobilienmaklers fallen täglich Dokumente an, die unterschrieben werden müssen. Der klassische Weg über Ausdrucken, Postversand oder persönliche Termine kostet Zeit, verzögert Abschlüsse und ist nicht mehr zeitgemäß.

Mit der digitalen Signatur in propgen schließt Du Verträge in wenigen Minuten ab — ohne Medienbruch, ohne Druckkosten und mit lückenlosem Audit Trail.

So funktioniert die digitale Signatur in propgen

1. Datenraum erstellen und Link versenden

Du erstellst den Datenraum direkt aus dem CRM heraus und versendest den Link per E-Mail an alle Vertragsparteien. Der Zugang ist dabei immer durch eine zusätzliche Authentifizierung geschützt: Die Vertragspartei muss zunächst ihre E-Mail-Adresse eingeben und erhält daraufhin einen einmaligen Bestätigungscode (OTP) zugeschickt. So ist sichergestellt, dass nur die berechtigte Person Zugriff erhält — bei jeder Signatur, nicht nur auf Wunsch.

Der Datenraum hat eine konfigurierbare Gültigkeitsdauer und ist 256-Bit SSL-verschlüsselt.

2. Daten ausfüllen und unterzeichnen

Im Datenraum sehen die Vertragsparteien alle relevanten Inhalte: Formulare, Vertragstexte und den Signaturblock. Pflichtfelder sind klar markiert — die Unterschrift kann erst abgegeben werden, wenn alle Pflichtangaben vollständig sind.

Zur Unterschrift gehören:

• Vollständiger Name (getippt)
• Handschriftliche Unterschrift — gezeichnet, als Bild hochgeladen oder aus dem Namen erzeugt
• Bestätigung der Widerrufsbelehrung
• Akzeptanz der allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Bestätigung, dass die Daten vollständig und korrekt sind

Der Status aller Unterzeichner ist jederzeit sichtbar — inklusive Anzeige, wer bereits signiert hat und wer noch aussteht. Bei der Zahl der Unterzeichner gibt es dabei keine Grenze: Auch Erbengemeinschaften, mehrere Miteigentümer oder Ehepaare signieren dasselbe Dokument — jede Person mit eigenem OTP-Zugang, eigener Unterschrift und eigenem Eintrag im Zertifikat.

Für die handschriftliche Unterschrift gibt es drei Wege — die Vertragspartei wählt den bequemsten:

• Aus dem Namen erzeugt — den Namen tippen und aus mehreren handschriftähnlichen Schriftformen die passende wählen. Besonders praktisch am Desktop ohne Touchscreen.
• Frei gezeichnet — per Maus, Touch oder Stylus auf Smartphone, Tablet oder Desktop.
• Als Bild hochgeladen — eine gespeicherte Unterschrift als Bilddatei einfügen und einheitlich wiederverwenden.

Egal welchen Weg die Vertragspartei wählt: Das Unterschriftsbild wird Teil des versiegelten Evidenzpakets und im Zertifikat dokumentiert — die neuen Optionen machen das Unterschreiben nur bequemer, nicht weniger nachvollziehbar.

3. Zertifikat und Evidenz nach jeder Unterschrift

Sobald eine Partei unterschrieben hat, erzeugt propgen automatisch zwei Nachweise:

• Signaturzertifikat mit allen relevanten Daten — Datenraum, Template, Signaturblock, Zeitstempel, Signer-Name, E-Mail, Rolle, getippter Name, Einwilligungstext, Pflichtbestätigungen, Unterschriftsbild und Manifest-Hash.
• Beweisdatei mit den technischen Informationen zum Signaturvorgang — IP-Adresse, User-Agent und kryptografische Hashes aller signierten Dateien.

4. Automatische Benachrichtigung nach Vollendung

Sind alle Signaturen abgeschlossen, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Bestätigungsmail mit dem finalen Evidenzpaket und dem unterzeichneten Vertragsdokument im Anhang. Ein Klick auf „Datenraum öffnen" führt zurück zum versiegelten Datenraum, der jederzeit als Referenz abrufbar bleibt.

5. Vollständiger Audit Trail im CRM

Im CRM ist der gesamte Vorgang lückenlos dokumentiert — sowohl bei den beteiligten Personen als auch beim Objekt:

• Erstellungszeitpunkt des Datenraums
• Erstmaliges Öffnen durch jede Partei
• Zuletzt geöffnet, Anzahl der Aufrufe und Ablaufdatum
• Signaturzeitpunkte aller Parteien mit Zertifikat und Evidenz
• Finales Evidenzpaket und finaler Vertrags-PDF zum Download

Jede Aktivität ist mit Zeitstempel im Audit Trail hinterlegt — für den Fall der Fälle hast Du damit jederzeit einen vollständigen Nachweis über den gesamten Signaturprozess.

Die Vorteile auf einen Blick

Rechtssicher. Manifest-Hash, IP-Adresse, Zeitstempel und kryptografische Versiegelung dokumentieren jeden Schritt unveränderbar.

Schnell. Verträge sind in Minuten unterzeichnet — nicht in Tagen.

Komfortabel für Deine Kunden. Kein Drucker, kein Scanner, kein Postversand. Die Unterschrift erfolgt direkt am Bildschirm — auf Smartphone, Tablet oder Computer.

Geschützt. Verpflichtender Zugriffsschutz per E-Mail-Verifizierung und OTP-Code stellt bei jeder Signatur sicher, dass nur berechtigte Personen den Datenraum öffnen können.

Vollständig integriert. Alle Vorgänge laufen im CRM zusammen — kein zusätzliches Tool, kein Datensilo, kein manueller Übertrag.

Für welche Dokumente eignet sich die digitale Signatur?

Die digitale Signatur in propgen ist für alle gängigen Vertragsdokumente im Maklergeschäft geeignet:

• Makler-Alleinaufträge und qualifizierte Alleinaufträge
• Allgemeine Maklerverträge
• Reservierungsvereinbarungen
• Besichtigungsprotokolle
• Datenschutzerklärungen

Fazit

Die digitale Signatur ist kein nettes Extra mehr — sie ist Standard. Mit propgen verlagerst Du den kompletten Signaturprozess ins CRM: vom Versand des Datenraums über die rechtssichere Unterzeichnung bis zur Archivierung im Audit Trail.

Deine Kunden gewinnen Komfort. Du gewinnst Zeit. Und Dein Backoffice gewinnt eine lückenlose Dokumentation — ohne Mehraufwand.

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Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.