Suchprofile als eigene Übersicht: Betreuer, Gültig bis, Favoriten und Dashboard-Widget

Vor allem im Gewerbe arbeiten Makler von der Nachfrage aus: Wer sucht was, wo, ab wann, und wer kümmert sich darum? Bisher stand ein Suchprofil nur am Kontakt oder Unternehmen, und die Suchergebnisse erreichte man nur über diesen Umweg. Jetzt werden Suchprofile ein eigenes Arbeitsobjekt: mit eigener Übersicht, eigenem Betreuer, einem Ablaufdatum, Favoriten und einem Widget fürs Dashboard.

Die Übersicht „Suchprofile“

Unter Einstellungen → Suchprofile schaltest Du in der Karte „Suchprofil-Übersicht“ die neue Seite ein. Sie erscheint dann im Arbeitsbereich unter „Unternehmen“ und ist so aufgebaut wie die Listen für Kontakte, Unternehmen und Immobilien.

• Reiter je Vorlage. „Alle“ plus ein Reiter für jede Suchprofil-Vorlage, jeweils mit Anzahl. In einem Vorlagen-Reiter zeigen die Spalten die Kriterien dieser Vorlage, also genau das, was gesucht wird: im Reiter Investment zum Beispiel Assetklasse, Kaufpreis oder Faktor. „Alle“ zeigt Fläche und Preis.
• Betreuer-Umschalter. Meine · Mein Team · ein bestimmtes Team · Alle. Beim Öffnen siehst Du Deine Suchprofile, als Haupt- oder Co-Betreuer, die jüngsten oben.
• Filter. Unter anderem nach Suchendem (Kontakt oder Unternehmen), Favoriten, Gültig bis, Status, Geolage und jedem Kriterium. „Fläche akzeptiert“ findet die Gesuche, in deren Spanne eine bestimmte Fläche liegt. Der Suchende bleibt beim seitlichen Scrollen sichtbar.
• Ansichten. Filter und Spaltenlayout als Ansicht speichern, privat, für ein Team oder für alle Benutzer. Eine naheliegende Ansicht: alles, was in den nächsten 30 Tagen abläuft.
• Direkt weiter. Ein Klick auf die Zeile öffnet das Suchprofil zum Bearbeiten, die Liste bleibt stehen. „Suchergebnisse anzeigen“ springt in die Ergebnisliste, mit „Zurück zur Suchprofil-Übersicht“ und Blättern zum nächsten Gesuch der gefilterten Liste. Im Zeilenmenü: bearbeiten, deaktivieren, Gültigkeit verlängern, duplizieren, archivieren.

Haupt- und Co-Betreuer

• Jedes Suchprofil hat jetzt einen Haupt-Betreuer und optional einen Co-Betreuer. Beim Anlegen wird der Betreuer des Kontakts bzw. Unternehmens vorbelegt, egal ob das Suchprofil im CRM, aus einer Portalanfrage, vom Kunden selbst oder über die API entsteht. Wechselt später der Betreuer am Kontakt, bleibt der des Suchprofils, wie er ist. Bestehende Suchprofile haben den Betreuer ihres Kontakts bzw. Unternehmens übernommen.
• In Automationen gibt es Platzhalter für beide Betreuer, und Aufgaben lassen sich dem „Betreuer am Suchprofil“ zuweisen, ersatzweise dem Betreuer des Kontakts bzw. Unternehmens.

Gültig bis: Gesuche, die nicht ewig weiterlaufen

Gerade im Gewerbe veralten Gesuche: Der Kunde hat längst etwas gefunden, das Suchprofil liefert weiter Treffer. Das neue Feld „Gültig bis“ macht das sichtbar.

• Standard je Vorlage. Im Vorlagen-Editor legst Du die Gültigkeit neuer Suchprofile fest: unbegrenzt, 3, 6 oder 12 Monate oder eine eigene Anzahl Tage. Bestehende Suchprofile haben kein Datum, damit nicht am ersten Tag alles auf einmal abläuft.
• Ablauf-Erinnerung. Der Automations-Auslöser „Datum erreicht“ kennt jetzt Suchprofile, mit Vorlauf in Tagen. Typisch: 14 Tage vorher eine Mail an den Suchenden mit der Frage, ob das Gesuch noch aktuell ist, und dem Suchprofil-Button.
• Verlängerung durch den Kunden. Auf seiner Suchprofil-Seite verlängert „Gesuch ist noch aktuell“ um die Gültigkeit der Vorlage, „Gesuch beenden“ deaktiviert es. Auch jede Änderung des Kunden am Gesuch verlängert. Im CRM verlängerst Du im Suchprofil oder über das Zeilenmenü.
• Wer möchte, lässt abgelaufene Suchprofile am Tag nach „Gültig bis“ automatisch deaktivieren. Sie bleiben erhalten, matchen aber nicht mehr, bis jemand verlängert. Die Einstellung ist standardmäßig aus.

Favoriten

• Mit dem Stern markierst Du Suchprofile als persönliche Favoriten: an der Suchprofil-Karte, in der Übersicht und im Kopf der Ergebnisliste. Favoriten gelten je Benutzer und stehen in der Seitenleiste, ein Klick öffnet direkt die Suchergebnisse.

Dashboard-Widget „Meine Suchprofile“

• Die eigenen Gesuche auf dem Dashboard, ohne die Übersicht zu öffnen. Am Zahnrad stellst Du ein: Quelle (Meine, Mein Team, Favoriten oder eine gespeicherte Ansicht), Vorlage, Sortierung (Erstellt am, Gültig bis oder Aktualisierung) und Anzahl Zeilen. Jede Zeile führt in die Suchergebnisse, „Alle anzeigen“ öffnet die Übersicht mit denselben Filtern. Das Widget funktioniert auch, wenn die Übersicht ausgeschaltet ist.

Gut zu wissen

• Es gibt kein neues Recht: Die Übersicht zeigt genau die Suchprofile, deren Kontakt bzw. Unternehmen Du sehen darfst. Schaltest Du sie aus, bleiben Suchprofile am Kontakt, Ergebnislisten und Matching unverändert.
• An Kontakt und Unternehmen zeigt die Suchprofil-Karte jetzt auch die interne Notiz, lange Notizen lassen sich aufklappen.

Fazit

Gesuche stehen nicht mehr verstreut an einzelnen Kontakten, sondern auf einer Liste mit Zuständigkeit und Ablaufdatum. Wer von der Nachfrage aus arbeitet, sieht morgens im Dashboard seine Gesuche, und veraltete Gesuche melden sich, bevor sie weiter Treffer erzeugen.

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