Vom Gespräch zur Aufgabe: Audiodatei wird zu Zusammenfassung, Mail und verknüpften Tasks
Audiodatei vom Eigentümer-Telefonat in den KI-Assistenten ziehen — der kennt aus der Kontakt-Seite bereits Kontakt, Makler:in und Immobilie, liefert Zusammenfassung, To-do-Liste und fertigen Mail-Entwurf in einer Antwort, und legt mit dem zweiten Prompt alle Aufgaben mit Kontakt- und Objekt-Verknüpfung im CRM an.
- Audio-Upload statt Live-Mikrofon: Mitschnitte aus Telefonsoftware, Diktafon oder Voicememo (m4a/mp3/wav/ogg, bis 25 MB) per Drag & Drop in den Chat
- Kontext-bewusster Assistent: erkennt aus der Kontakt-Detailseite automatisch Kontakt, zuständige Makler:in und aktuelle Immobilie — kein Wiederholen im Prompt
- Eine Antwort, drei Outputs: Kurzfassung, To-do-Liste mit Priorität und fertiger Mail-Entwurf zum Recap an den Kontakt
- Multi-Person-Aufgaben: Zusagen des/der Gesprächspartner:in werden als Tasks für ihn/sie erkannt, nicht als eigene Bring-Schuld
- Aufgaben-Anlage per Folge-Prompt: Tasks landen im Aufgaben-Modul mit Zuweisung, Fälligkeit, Priorität und Verknüpfung zu Kontakt + Objekt
- Sichtbar überall: die neuen Tasks tauchen sofort am Kontakt-Datensatz, an der Objekt-Detailseite und in der globalen Aufgaben-Liste auf — ohne manuelles Verlinken
- Beispiel-Workflow: 18-Minuten-Eigentümer-Telefonat → 6 Tasks, 1 Mail-Entwurf, 1 Notiz — aus einer Audiodatei und zwei Prompts
Nach einem Termin oder Telefonat fängt im normalen CRM-Alltag erst die Arbeit an: Notizen abtippen, Mail formulieren, Aufgaben anlegen, jeden Task einzeln mit Kontakt und Objekt verknüpfen — Nacharbeit, die sich über den Tag summiert. In propgen wird daraus eine Audiodatei plus zwei kurze Prompts.
Der Use Case in einem Satz
Du hast mit einer Eigentümerin telefoniert, das Gespräch mitgeschnitten (Telefon-Software, Diktafon oder Handy-Voicememo), öffnest auf ihrem Kontakt-Datensatz den KI-Assistenten und ziehst die Datei in den Chat. Der Assistent kennt aus der Kontakt-Seite bereits den Kontakt, die zuständige Makler:in und die aktuelle Immobilie — Du musst nichts wiederholen.
Schritt 1 — Audiodatei in den Assistenten ziehen
Der Assistent-Side-Panel öffnet sich rechts neben der Kontakt-Detailseite. Der Kontext wird oben angezeigt — Kontakt, zuständige Makler:in und das gerade geöffnete Objekt. Der Prompt muss nur noch sagen, was passieren soll. Audiodateien bis 25 MB werden direkt verarbeitet (m4a, mp3, wav, ogg).
Schritt 2 — Zusammenfassung, To-dos und Mail in einer Antwort
Der Assistent transkribiert die Audiodatei intern, extrahiert die besprochenen Punkte und liefert in einer Antwort drei Outputs:
- Kurzfassung — Worum ging es, was wurde vereinbart, was sind die Eckdaten (Wunschpreis, Zeitplan, Besonderheiten).
- To-do-Liste mit Priorität — und mit Multi-Person-Logik: Wenn der/die Gesprächspartner:in etwas zugesagt hat, ist das eine Aufgabe für ihn/sie, nicht für Dich.
- E-Mail-Entwurf als Recap an den Kontakt — höflich, kompakt, mit den gleichen Eckpunkten. Lässt sich direkt kopieren oder per Folge-Prompt als richtige Mail aus dem Kontakt heraus versenden.
Frau Hartmann möchte ihre vermietete 3-Zimmer-Wohnung Lindenstraße 8 verkaufen. Aktueller Mietvertrag läuft unbefristet, Kaltmiete 1.080 €. Wunschpreis 540.000 €, sie möchte spätestens bis Herbst notariell beurkunden. Vermarktung soll dezent laufen — keine Schilder am Haus.
| # | Aufgabe | Prio | für |
|---|---|---|---|
| 1 | Formular „Auftrag zur Vorbereitung Kaufvertrag" vorbereiten und zur Unterschrift senden | Hoch | A. Vogt |
| 2 | Vermarktungsplan-Entwurf (Exposé + Portale + Reel) bis Donnerstag erstellen | Hoch | A. Vogt |
| 3 | Datenraum-Struktur anlegen — Grundbuch, Energieausweis, Teilungserklärung, Nebenkosten | Mittel | A. Vogt |
| 4 | Rückfrage an WEG-Verwalter wegen aktuellem Wirtschaftsplan und Rücklagenstand | Mittel | A. Vogt |
| 5 | Notartermin für Mitte Juni mit Notariat Müller-Krieger abstimmen | Niedrig | A. Vogt |
| 6 | Kopie aktueller Nebenkostenabrechnung und Mietvertrag des aktuellen Mieters per Mail an Anna Vogt schicken | Mittel | F. Hartmann |
Betreff: Nachfassen zum heutigen Telefonat — nächste Schritte Lindenstraße 8
Liebe Frau Hartmann,
vielen Dank für unser Gespräch vorhin — ich fasse die Punkte kurz zusammen, damit wir beide den gleichen Stand haben:
- Verkauf der vermieteten 3-Zimmer-Wohnung, Wunschpreis 540.000 €
- Notarielle Beurkundung möglichst bis Herbst
- Dezente Vermarktung ohne Schilder am Haus
Von meiner Seite kommen in den nächsten Tagen: Vermarktungsplan-Entwurf, Datenraum mit den wichtigsten Unterlagen und der Vorbereitungsauftrag zum Kaufvertrag.
Von Ihrer Seite wäre die Kopie der aktuellen Nebenkostenabrechnung und der Mietvertrag mit dem aktuellen Mieter hilfreich — gerne per Mail an mich.
Viele Grüße
Anna Vogt
Schritt 3 — „Leg die Todos als Aufgaben an, verknüpft mit Kontakt und Immobilie"
Ein zweiter Prompt im selben Chat reicht. Der Assistent legt die Tasks im Aufgaben-Modul an, weist sie der richtigen Person zu (Du selbst für interne Schritte, der Kontakt für seine Bring-Schuld), verknüpft jede Aufgabe mit dem Kontakt-Datensatz und dem Objekt und vergibt sinnvolle Fälligkeiten aus dem Gesprächskontext.
Die sechs frisch angelegten Tasks sind sofort an drei Stellen sichtbar: im Aufgaben-Modul (alle Tasks, gefiltert nach Zuweisung), in Deiner persönlichen Aktivitätenliste (was steht heute und diese Woche an) und am Kontakt der Eigentümerin (alle Aktivitäten zu ihr an einer Stelle). Eine Verknüpfung über das CRM — kein manuelles Pflegen, keine vergessenen Wenn-dann-Aufgaben.
Warum das schneller ist als ein normales CRM
Drei Punkte, die diesen Workflow von „Diktiergerät plus copy-paste-Notiz" unterscheiden:
- Kontext kommt aus der Seite, nicht aus dem Prompt. Wer am Kontakt steht, muss den Kontakt nicht erst nochmal beschreiben. Das gilt für Immobilien-Detailseiten genauso.
- Aufgaben sind Aufgaben, nicht Bullet-Points. Anders als bei einer reinen Transkription landen die To-dos als echte Tasks mit Zuweisung, Fälligkeit und Verknüpfungen im CRM — bereit zum Abarbeiten und Filtern.
- Beziehungs-Links sind automatisch. Jede Aufgabe weiß, zu welchem Kontakt und welcher Immobilie sie gehört — das nächste Mal, wenn Du die Objekt-Seite öffnest, sind die Tasks dort sichtbar, ohne dass Du sie manuell verlinkst.
Wo Du diesen Workflow heute schon hast
Audio-Upload und Kontext-Erkennung sind Teil des KI-Assistenten — verfügbar auf allen Kontakt-, Objekt- und Projekt-Detailseiten. Die Aufgaben-Anlage durch den Assistenten ist die agentische Erweiterung aus dem Release „Der Assistent schreibt zurück ins CRM".
Verwandte Releases: KI-Sprachmemo (Mikrofon-Live-Eingabe für kurze Notizen), Assistent als Briefing-Kollege und KI-E-Mail-Assistent für das Versenden der finalen Mail aus dem Kontakt heraus — und E-Mail-Entwürfe im Composer, die der Assistent auf Zuruf vorbereitet.
Den vollständigen Ablauf als Use Case — mit Einsatzgebieten für Tele-Sales und Makler — zeigt So geht die Termin-Nachbereitung mit KI. Wie der Workflow in den Tagesablauf einer Wohnimmo-Maklerin passt, zeigt Ein Tag mit propgen.