Kommentare & @-Mentions: E-Mails im Team bearbeiten
E-Mails in der Mailbox lassen sich jetzt intern kommentieren: Kollegen werden per @-Mention erwähnt und automatisch benachrichtigt — unter anderem per E-Mail mit Absprung direkt zum Vorgang. Die Kommentare sind rein intern, der Kunde sieht sie nie. So entstehen Antworten gemeinsam im Team: abstimmen, übergeben, Wissen festhalten — direkt an der Mail statt daneben.
- E-Mails in der Mailbox intern kommentieren — direkt am Vorgang, mit vollem Kontext
- Kollegen per @-Mention erwähnen; Benachrichtigung u. a. per E-Mail mit Link zum Vorgang
- Kommentare sind rein intern — der Kunde sieht sie nie
- Gemeinsame Bearbeitung von Antworten: abstimmen, übergeben, Vertretung erleichtern
- Stark mit Tags kombinierbar: Anfragen z. B. als „Support" und „Anwenderfrage" taggen und nach der Antwort auf „Gelöst" setzen
- Voraussetzung: freigeschaltete Mailbox (z. B. via Microsoft 365 oder Google)
„Kannst Du hier übernehmen?" — solche Absprachen liefen bisher neben dem Postfach her: im Flur, im Chat, per weitergeleiteter Mail. Jetzt finden sie dort statt, wo die E-Mail liegt: In der Mailbox kannst Du E-Mails intern kommentieren, Kollegen per @-Mention erwähnen und so Antworten gemeinsam im Team bearbeiten. Wer erwähnt wird, bekommt automatisch eine Benachrichtigung — und weiß, dass er reagieren muss.
Kommentare direkt an der E-Mail
Jede E-Mail in der Mailbox hat jetzt einen Kommentarbereich. Dort hält das Team Rückfragen, Hinweise und Absprachen fest — direkt am Vorgang, mit dem vollen Kontext der Mail. Die Kommentare sind rein intern: Der Kunde sieht sie nie, sie werden nicht mitgesendet und tauchen in keiner Antwort auf.
@Max Mustermann Der Kunde fragt nach dem Energieausweis — kannst Du die Antwort übernehmen? Das Dokument liegt schon am Objekt.
Mache ich, danke @Erika Musterfrau — Entwurf ist fertig, schau gern kurz drüber, bevor ich sende.
Kollegen per @-Mention erwähnen
Mit @ erwähnst Du im Kommentar einen Kollegen — etwa um eine Antwort zu übergeben oder eine Einschätzung einzuholen. Der Erwähnte wird automatisch benachrichtigt, unter anderem per E-Mail: mit dem Kommentar im Wortlaut und einem Button, der direkt zum Vorgang im CRM führt. So geht keine Erwähnung unter, auch wenn der Kollege gerade nicht in propgen arbeitet.
Hallo Max Mustermann,
Erika Musterfrau hat Sie bei AW: Rückfrage zum Exposé — Musterstraße 12 erwähnt.
Gemeinsam an Antworten arbeiten
Kommentare und Mentions machen aus dem Postfach einen Ort für Teamarbeit:
- Antworten abstimmen — Entwurf besprechen und Feedback einholen, bevor die Mail rausgeht
- Vorgänge übergeben — den zuständigen Kollegen erwähnen statt Mails weiterzuleiten
- Wissen festhalten — Hintergründe zum Vorgang notieren, die jeder im Team sofort sieht
- Vertretung erleichtern — bei Urlaub oder Krankheit steht der Stand der Dinge an der Mail selbst
Stark in Kombination mit Tags
Richtig stark werden Kommentare zusammen mit Tags an der E-Mail: Eine Anfrage bekommt etwa den Tag „Support", dazu die Einordnung „Anwenderfrage" oder „Bug" — und nach der Antwort den Status „Gelöst". Per @-Mention wird der Vorgang an den richtigen Kollegen übergeben, der Bearbeitungsstand steht jederzeit sichtbar an der Mail. Genau so beantworten wir übrigens bei propgen intern unsere eigenen Support-Anfragen.
Gut zu wissen
Voraussetzung ist die freigeschaltete Mailbox in propgen — also das eingebundene Postfach, etwa über die Microsoft-365-Anbindung oder die Google-Anbindung. Die Kommentare erscheinen direkt in der Mailbox an der jeweiligen E-Mail.
Fazit
Interne Kommentare mit @-Mentions holen die Teamabstimmung dorthin, wo der Vorgang liegt: an die E-Mail. Erwähnte Kollegen werden automatisch benachrichtigt, Antworten entstehen gemeinsam — und der Kunde bekommt davon nichts mit, außer einer besseren Antwort.
Verwandte Releases: KI-E-Mail-Assistent für Zusammenfassung und Antwortentwurf, E-Mail-Tracking, Aufgaben sowie Microsoft 365 und Google-Anbindung als Basis der Mailbox. Mehr zur E-Mail-Bearbeitung in propgen auf der Seite Korrespondenz.