Telefon-KI über Fonio: kein Anruf geht mehr verloren

Telefonate sind in der Makler-Realität der häufigste Erstkontakt — und der am schlechtesten dokumentierte. Klingelt das Telefon, während Du im Termin, auf der Besichtigung oder einfach am anderen Apparat bist, geht der Anruf ins Leere: kein Name, kein Anliegen, keine Notiz. Mit der neuen Anbindung an Fonio wird Deine Telefonzentrale zur intelligenten Schnittstelle in propgen: Die Telefon-KI nimmt eingehende Gespräche automatisch entgegen und überträgt sie direkt als Telefonnotiz an den richtigen Kontakt.

Die KI nimmt ab — rund um die Uhr

Sobald ein Anruf eingeht, übernimmt die Fonio-Telefon-KI das Gespräch und führt es eigenständig. Sie begrüßt den Anrufer, nimmt das Anliegen auf und hält fest, worum es geht — egal, ob Du gerade erreichbar bist oder nicht. Kein Anrufbeantworter, der nur „Bitte sprechen Sie nach dem Ton" sagt, sondern ein Gespräch, aus dem am Ende eine verwertbare Notiz entsteht.

Kontakt erkannt oder angelegt

Während des Gesprächs gleicht propgen die Rufnummer gegen Deine Kontakt- und Unternehmens-Datenbank ab. Ist die Nummer bekannt, wird die Notiz automatisch dem bestehenden Kontakt zugeordnet. Ist sie neu, legt propgen den Kontakt mit dem genannten Namen direkt an — inklusive Rufnummer und Anliegen. So musst Du nach dem Anruf nicht mehr suchen, zuordnen oder neu erfassen.

Telefonnotiz mit vollständigem Transkript

Das komplette Gespräch landet als Telefonnotiz am richtigen Kontakt — mit Eckdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Richtung) und dem vollständigen Transkript. Du siehst auf einen Blick, wer wann wegen welchem Objekt angerufen hat, ohne selbst etwas abtippen zu müssen. Auch eine Woche später ist das Gespräch lückenlos dokumentiert.

Alle Telefonate auf einen Blick

Neben der Notiz am einzelnen Kontakt gibt es eine globale Telefonate-Ansicht — jeder angenommene Anruf der letzten Tage und Wochen, gefiltert nach Mitarbeiter, Richtung und Ergebnis. Direkt von dort kommst Du zum jeweiligen Kontakt, zur Notiz oder zum Vorgang — und kannst über „Neue Telefon-Notiz" auch nachträglich ein Gespräch dokumentieren, das nicht über Fonio lief.

Kein Zettel, kein Rückruf-Chaos

Kein Zettel, kein Rückruf-Chaos, keine verpassten Interessenten. Jeder Anruf ist dokumentiert und dem richtigen Kontakt zugeordnet — und das ohne zusätzlichen Klick und ohne Tippen. Genau das, was bei propgen ohnehin Prinzip ist: Nichts geht verloren, alles liegt am richtigen Datensatz.

Die Notiz ist der Anfang, nicht das Ende

Die automatisch erstellte Telefonnotiz ist die Basis für alles Weitere. Über den Workflow-Manager und die KI-Funktionen in propgen baust Du darauf auf — zum Beispiel:

• Automatische Aufgaben — aus dem Gesprächsinhalt eine Folge-Aufgabe ableiten lassen, etwa „Exposé senden" oder „Rückruf bis morgen 12 Uhr". Siehe Gespräch zu Aufgabe.
• Folge-Aktionen nach jedem Anruf — Benachrichtigungen, Zuweisungen oder eine Bestätigungs-Mail im Anschluss an das Gespräch automatisieren.

Eingerichtet in Minuten — und flexibel konfigurierbar

Die Anbindung läuft über Webhooks: Du hinterlegst in Fonio drei Endpunkte aus den propgen-Einstellungen — für den Anrufbeginn (Inbound), das laufende Gespräch (During-call) und den Abschluss (After-call). Nach dem Auflegen schickt Fonio Zusammenfassung, Namen, E-Mail und Rufnummern an die After-call-URL; daraus wird die Telefonnotiz und — bei unbekannter Nummer — der neue Kontakt. Und das lässt sich an Dein Büro anpassen:

• Mehrere Nummern & Webhooks — beliebig viele Fonio-Nummern mit eigener Bezeichnung und Agent-ID anbinden. Pro Nummer wählst Du Richtung (Inbound / Outbound) und Standard-Absender — so erkennt propgen die Richtung und routet den Kontext zur richtigen Nummer.
• Standardwerte für neue Kontakte — Status, Merkmale und Betreuer vorbelegen, mit denen ein per Anruf neu angelegter Kontakt automatisch entsteht. So landet der Telefon-Lead direkt sauber qualifiziert im CRM.
• Gesprächsführung pro Maklerbüro — der Prompt der Telefon-KI wird in Fonio auf Dein Büro zugeschnitten: Begrüßung, Tonalität, welche Angaben erfragt werden und wie die KI auf typische Anliegen reagiert. So klingt das Gespräch nach Dir, nicht nach Standard-Bot.

Ausblick

Heute dokumentiert die Telefon-KI jedes Gespräch zuverlässig — und genau das öffnet spannende nächste Schritte, an denen wir arbeiten. Einige davon, die noch nicht verfügbar sind, aber gut auf der vorhandenen Basis aufsetzen:

• Suchprofile direkt aus dem Gespräch — die im Anruf genannten Wünsche (Lage, Zimmerzahl, Budget) automatisch als Suchprofil vorschlagen, statt sie später noch einmal zu erfragen. Aktuell legst Du das Suchprofil nach dem Gespräch manuell an; die automatische Extraktion ist ein perspektivischer Ausbau.
• Terminvereinbarung im Gespräch — die Telefon-KI greift auf Deine Verfügbarkeit zu und vereinbart direkt im Anruf einen Termin: entweder über den Terminplaner mit freigegebenen Zeitfenstern oder mit Blick auf Deinen Microsoft-365-Kalender. So wird aus dem Anruf gleich ein bestätigter Besichtigungs- oder Beratungstermin.
• Outbound aus propgen heraus — Anrufe nicht nur entgegennehmen, sondern auch direkt aus dem Kontakt-Datensatz über Fonio starten. Dafür ist in den Einstellungen bereits der optionale Fonio-API-Key vorgesehen; die Outbound-Strecke folgt als nächster Schritt.

Aus der Praxis

Wir bei propgen nutzen die Lösung bereits selbst als unsere Zentrale. Während wir gerade unterwegs zum DIT nach Erfurt sind, hält uns die Telefon-KI den Rücken frei — kein Anruf bleibt liegen, alles ist dokumentiert, wenn wir wieder am Schreibtisch sind.

Verwandte Releases: Placetel-Telefonie für Anrufer-Pop-up und Click-to-Dial, KI-Sprachmemo als Grundlage für die Transkription, und der Workflow-Manager für Folgeaktionen nach jedem Anruf.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick.