WEG-Protokolle prüfen, bevor die Frage im Termin kommt
Neu in den Agenten-Vorlagen: „WEG-Protokolle“ geht die beim Objekt hinterlegten Unterlagen zu Eigentümerversammlungen durch und liefert statt einer Zusammenfassung eine Gesprächsvorbereitung — Kurzfazit, Risikoübersicht mit Ampelbewertung, Argumente und offene Punkte. Entscheidend ist die strikte Unterscheidung zwischen beschlossen, beauftragt, abgeschlossen und abgerechnet: Als erledigt gilt nur, was ausdrücklich belegt ist.
- Neue Agenten-Vorlage „WEG-Protokolle“ im Bereich Skills — manuell gestartet, mit dem Objekt als Eingabe
- Von der Objektseite gestartet, ist das Objekt bereits vorausgewählt
- Ergebnis ist eine Gesprächsvorbereitung, keine Protokollzusammenfassung: Kurzfazit, Risikoübersicht, Argumente, offene Punkte, Unterlagenlage
- Ampelbewertung je Punkt — inklusive einer eigenen Stufe „nicht feststellbar“ für unzureichende Unterlagen
- Strikte Unterscheidung zwischen diskutiert, beschlossen, beauftragt, begonnen, abgeschlossen und abgerechnet — erledigt ist nur, was ausdrücklich belegt ist
- Fehlende Jahre und Lücken in den Unterlagen werden benannt statt übergangen
- Rote und gelbe Punkte nennen Versammlungsdatum und Dateiname als Beleg
- Die Anweisungen der Vorlage sind einsehbar und lassen sich für das eigene Haus anpassen
Ein Stapel Eigentümerversammlungsprotokolle aus sieben Jahren ist der Teil der Vorbereitung, den niemand gern macht — und der sich trotzdem rächt, wenn man ihn überspringt. Die Frage im Besichtigungstermin ist selten, was 2021 diskutiert wurde. Sie lautet: Kommt da noch eine Sonderumlage?
Seit Juli lassen sich eigene Agenten direkt im CRM bauen (Die KI-Agenten sind los). Neu in den Vorlagen ist WEG-Protokolle — ein Skill, der die beim Objekt hinterlegten Unterlagen durchgeht und daraus keine Zusammenfassung macht, sondern eine Gesprächsvorbereitung.
Warum diese Vorlage kein Zeitplan ist
Agenten gibt es in zwei Bauformen, und die Wahl ergibt sich aus der Frage, ob der Agent wissen muss, worauf er sich bezieht:
Beim Anlegen legst Du fest, welche Datensätze beim Start ausgewählt werden müssen — Kontakte, Unternehmen oder Objekte, jeweils mit Anzahl. Für die WEG-Prüfung ist genau ein Objekt vorgesehen. Startest Du den Skill von einer Objektseite aus, ist dieses Objekt bereits vorausgewählt.
Starten musst Du ihn nicht über die Agenten-Übersicht: Ein Satz im Chat genügt, weil der Assistent Agenten selbst anlegt, verwaltet und startet.
Was am Ende steht
Die Ausgabe ist auf etwa 500 Wörter begrenzt und beginnt immer mit dem Fazit — Gesamtrisiko, eine kurze Einschätzung und der eine Punkt, den Du Interessenten erklären solltest. Danach folgt die Übersicht:
| Bewertung | Thema | Sachstand | Relevanz |
|---|---|---|---|
| 🔴 Hoch | Dachsanierung | Beschlossen (ETV 05/2025), Sonderumlage fällig 03/2026 — keine Abrechnung in den Unterlagen | Kosten treffen den Käufer |
| 🟡 Mittel | Aufzug | Wiederkehrende Störungen protokolliert, Angebot eingeholt, kein Beschluss | Mögliche Folgekosten |
| 🟢 Niedrig | Fassade | 2023 abgeschlossen und abgerechnet, aus der Rücklage finanziert | Argument im Gespräch |
| ⚪ Nicht feststellbar | Erhaltungsrücklage | Jahresbericht 2025 nicht in den Unterlagen | Beim Verwalter anfordern |
Darunter stehen drei kurze Abschnitte: Was wir argumentieren können, Was wir offen ansprechen müssen — jeweils höchstens drei Punkte — und die Unterlagenlage mit abgedeckten Jahren und erkennbaren Lücken.
Der Unterschied, der die Auswertung brauchbar macht
In Protokollen steht selten „erledigt". Es steht: besprochen, ein Angebot eingeholt, ein Beschluss gefasst, eine Firma beauftragt. Wer das zu „saniert" zusammenfasst, hat eine angenehme Zusammenfassung und ein Problem im Eigentümergespräch. Der Skill unterscheidet deshalb strikt:
Die beiden hervorgehobenen Stufen darf der Agent nur vergeben, wenn es ausdrücklich in den Unterlagen steht. Alles davor bleibt offen — auch dann, wenn es nach Erledigung klingt.
Das ist der Grund, warum die Auswertung im Termin standhält. Ein Beschluss von 2025 ohne Abrechnung bleibt ein offener Punkt — und wird auch als solcher ausgewiesen, nicht als Erfolgsmeldung.
Was der Skill bewusst nicht tut
- Er arbeitet nur mit den Dateien des Objekts. Was nicht hinterlegt ist, existiert für ihn nicht — und fehlende Jahre werden als Lücke benannt, statt stillschweigend übergangen zu werden. Liegen gar keine Protokolle vor, sagt er genau das.
- Er bewertet nicht rechtlich. Die Einschätzung ist auf das Maklergespräch gemünzt, nicht auf eine juristische Prüfung — und ersetzt weder Rechtsrat noch den Blick in die Originalunterlagen.
- Er belegt, was er behauptet. Zu jedem roten und gelben Punkt gehören Versammlungsdatum und Dateiname — damit die Aussage im Termin nachschlagbar ist. Was sich nicht belegen lässt, wird als „nicht feststellbar" gekennzeichnet statt geschätzt.
Die Vorlage ist ein Startpunkt
Die Anweisungen der Vorlage sind vollständig einsehbar und lassen sich anpassen — welche Gewerke besonders geprüft werden, wie ausführlich die Antwort ausfällt, ob die Tabelle anders geschnitten ist. Wer regelmäßig Objekte mit Tiefgarage oder Denkmalschutz betreut, baut sich daraus in wenigen Minuten eine eigene Fassung.
Voraussetzung: Die WEG-Unterlagen müssen am Objekt hinterlegt sein. Wie Dokumente ins Objekt kommen und dort ausgewertet werden, steht in Dokumentenmanagement und Dokumente automatisch auswerten.