Dokumente schwärzen — DSGVO-konform direkt im CRM
Mietverträge, Personalausweise, Grundbuchauszüge: Maklerdokumente enthalten regelmäßig sensible Daten. propgen erkennt sie automatisch, lässt den Makler kontrollieren und brennt die Schwärzung dauerhaft ins PDF — direkt im CRM, ohne externen PDF-Editor.
- KI-Erkennung von Namen, Adressen, IBANs, Steuer- und Ausweisnummern — gruppiert nach Kategorie mit Konfidenzwert
- Vorschau mit roten Boxen direkt im PDF — Schwärzungen entfernen, ergänzen oder per Drag manuell ziehen
- Sechs Schwärzungsfarben (Schwarz, Weiß, Rot, Gelb, Blau, Grün) je nach Verwendungszweck
- Permanente Schwärzung wird ins PDF eingebrannt — keine Markierungstricks, DSGVO-konform
- _redacted-Version landet automatisch im selben Ordner wie das Original — beide Fassungen Seite an Seite
Mietverträge, Personalausweise, Grundbuchauszüge: Maklerdokumente enthalten regelmäßig sensible Daten, die an interessierte Mieter- oder Käuferparteien weitergegeben werden. Klar ist: Nicht jede Information darf jeden erreichen. Namen, Adressen, Geburtsdaten, IBANs gehören geschwärzt, bevor das PDF rausgeht.
Bisher passiert das häufig manuell in externen PDF-Editoren, in separaten Systemen oder wird an Dienstleister ausgelagert. propgen macht aus dieser Pflicht einen Klick — direkt im CRM.
So funktioniert das Schwärzen
Im Bereich Dokumente steht neben jedem PDF der Button KI Schwärzen. Ein Klick startet die Analyse: propgen scannt das Dokument auf personenbezogene und sensible Daten und gruppiert die Funde nach Kategorien.
Die KI erkennt unter anderem:
- Eigentümer- und Personendaten — vollständige Namen, Mietparteien, Kontoinhaber
- Persönliche Adressen — Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
- Persönliche Kennungen — IBANs, Steuernummern, Ausweisnummern
- Volker Vermieter90% Konfidenz
- Vanessa Vermieter90% Konfidenz
- Maja Mieter90% Konfidenz
- Musterstraße 12, Köln90% Konfidenz
- Beispielweg 7a, Köln90% Konfidenz
- DE89 3704 0044 0532 0130 00100% Konfidenz
Jeder Fund erscheint als eigene Zeile mit Konfidenzwert. Der Makler hakt an, was geschwärzt werden soll, und entscheidet anschließend über die Farbe der Schwärzung — Schwarz als Standard, alternativ Weiß, Rot, Gelb, Blau oder Grün, je nach Verwendungszweck des Dokuments.
Vorschau und manuelle Korrektur
Mit Vorschau öffnet sich das Dokument im Schwärzungsmodus. Alle markierten Stellen sind als rote Boxen sichtbar — direkt im PDF, im Kontext. Hier kontrolliert der Makler die Vorschläge:
- Schwärzungen entfernen — Boxen, die nicht geschwärzt werden sollen, lassen sich per Klick auf das Mülleimer-Icon entfernen.
- Manuell ergänzen — über den Zeichenmodus kann der Makler weitere Bereiche per Drag selbst markieren — etwa handschriftliche Zusätze oder Stellen, die die KI übersehen hat.
- Boxen anpassen — Größe und Position jeder Schwärzung lassen sich nachträglich verändern.
Zwischen
Volker Vermieter
wohnhaft in Musterstraße 12, Köln
und
Vanessa Vermieter
wohnhaft in Musterstraße 12, Köln
– folgend Vermieter genannt –
und
Maja Mieter
derzeit wohnhaft: Beispielweg 7a, Köln
So kombiniert propgen Automatik mit voller Kontrolle: Die KI macht den Vorschlag, der Makler hat das letzte Wort.
Bestätigen und ablegen
Mit Einträge schwärzen wird das Dokument final verarbeitet. Das Original bleibt unverändert; propgen generiert eine neue, geschwärzte Version, ergänzt den Dateinamen um den Zusatz _redacted und legt diese im selben Ordner wie das Original ab. So bleiben beide Fassungen Seite an Seite verfügbar — das Original für die interne Akte, die _redacted-Version für den externen Versand.
Was das im Alltag bedeutet
Statt 10–20 Minuten pro Dokument im PDF-Editor reichen wenige Sekunden in propgen. Mietverträge gehen anonymisiert an die Verwaltung, Bieterunterlagen ohne Namen an Mitinteressenten, Bankauszüge ohne IBAN an den Steuerberater — alles direkt aus dem CRM, alles dokumentiert, alles DSGVO-konform.
Und das Wichtigste: Die Verantwortung bleibt beim Makler. propgen schlägt vor und führt aus — aber jede einzelne Schwärzung wurde vorher gesehen und freigegeben.
Verwandte Releases: Datenräume, in denen die geschwärzten Fassungen verteilt werden, und Dokumente automatisch auswerten als Gegenstück: Daten extrahieren, dann sicher anonymisieren.
Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.