DSGVO-konformer Löschmechanismus für Kontaktdaten
Ein neuer Bereich „Zur Löschung vorgemerkt" bündelt Kontakte ohne Speichergrund oder mit ablaufender Frist. Der Status erscheint direkt im Kontakt-Header mit Link zur Datenpflege, bei Portalanfragen werden Speichergrund und -frist automatisch vergeben (und in den Einstellungen pflegbar), und gelöschte Kontakte bleiben 30 Tage lang wiederherstellbar — aber nur unter Angabe eines gültigen Speichergrundes.
- Neuer Bereich „Zur Löschung vorgemerkt": Kontakte ohne Speichergrund oder mit im laufenden Monat ablaufender Frist
- Status-Hinweis direkt im Kontakt-Header — mit Link zur Datenpflege („Speichergrund pflegen")
- Speichergründe für das Maklergeschäft: Mietinteressent, Maklervertrag, Vertrag (GwG), Aufbewahrungsfrist Rechnung, Nachweispflicht (Provisionsanspruch) u. a.
- Sammelbearbeitung: in der Kontaktliste nach leerem „Speichern bis" filtern und viele Kontakte auf einmal pflegen
- Bei Portalanfragen werden Speichergrund und Speicherfrist automatisch vergeben — neue Kontakte kommen mit Rechtsgrundlage herein
- Weitere Speichergründe und Speicherfristen in den Einstellungen pflegbar
- Gelöschte Kontakte 30 Tage lang wiederherstellbar — nur unter Angabe eines gültigen Speichergrundes
- Automatische Löschung bewusst noch nicht aktiv — die Liste dient zunächst der Vorbereitung und Nachpflege
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es einen rechtlichen Grund dafür gibt. In der Praxis ist das für Makler schwer nachzuhalten: Aus welchem Grund liegt dieser Kontakt eigentlich noch im System, und wie lange darf er bleiben? propgen macht diese Frage jetzt sichtbar — und den Umgang damit nachvollziehbar.
Die Löschliste: Wer steht zur Löschung an
Der neue Bereich „Zur Löschung vorgemerkt" sammelt genau die Kontakte, um die man sich datenschutzrechtlich kümmern muss. Ein Kontakt landet dort aus einem von zwei Gründen:
- Kein Speichergrund gesetzt: Es gibt keine hinterlegte Rechtsgrundlage — der Kontakt dürfte streng genommen nicht (mehr) gespeichert sein.
- Frist läuft im laufenden Monat ab: Der Speichergrund ist zwar gesetzt, aber das „Speichern bis"-Datum endet in diesem Monat.
| Kontakt | Speichern bis | Grund | Status | Aktion |
|---|---|---|---|---|
| Kontakt A | — | — | Kein Speichergrund | Grund setzen |
| Kontakt B | 31.07.2026 | Mietinteressent | Frist läuft ab | Grund setzen |
| Kontakt C | — | — | Kein Speichergrund | Grund setzen |
| Kontakt D | 15.07.2026 | Aufbewahrungsfrist Rechnung | Frist läuft ab | Grund setzen |
Für größere Aufräumaktionen gibt es einen praktischen Kniff: In der Kontaktliste nach leerem „Speichern bis" filtern und die Sammelbearbeitung nutzen — so lassen sich viele Kontakte auf einmal mit einem Speichergrund versehen.
Der Hinweis am Kontakt — und die Datenpflege
Man muss die Liste gar nicht erst öffnen, um Bescheid zu wissen: Ist ein Kontakt zur Löschung vorgemerkt, erscheint der Status direkt im Header des Kontakts — mit einem Link, der direkt zur Datenpflege führt. Dort setzt Du das „Speichern bis"-Datum und wählst den passenden Grund. Zur Auswahl stehen die im Maklergeschäft üblichen Rechtsgrundlagen — vom Mietinteressenten über den Maklervertrag und die GwG-Aufbewahrung bis zur Nachweispflicht beim Provisionsanspruch.
Automatisch bei Portalanfragen — und frei erweiterbar
Am saubersten ist es, wenn ein Kontakt gar nicht erst ohne Grund im System landet. Deshalb vergibt propgen Speichergrund und Speicherfrist bei Portalanfragen automatisch: Kommt eine Anfrage über ein Immobilienportal herein, wird der neue Kontakt direkt mit einer passenden Rechtsgrundlage und einem „Speichern bis"-Datum angelegt. Er ist damit von Anfang an dokumentiert, statt sofort als „Kein Speichergrund" auf der Löschliste aufzutauchen.
Und die Grundlagen dafür bestimmst Du selbst: Die verfügbaren Speichergründe und die zugehörigen Speicherfristen lassen sich in den Einstellungen pflegen. So kannst Du weitere Gründe ergänzen oder abweichende Fristen hinterlegen — passend zu den Aufbewahrungsregeln des eigenen Büros.
Sicher gelöscht — und 30 Tage lang wiederherstellbar
Löschen soll endgültig sein, aber nicht unumkehrbar aus Versehen. Deshalb bleibt ein gelöschter Kontakt 30 Tage lang wiederherstellbar. Der entscheidende Punkt: Die Wiederherstellung ist nur möglich, wenn dabei ein gültiger Speichergrund angegeben wird. So kommt kein Kontakt ohne Rechtsgrundlage zurück ins System — die Wiederherstellung erzwingt genau die Sorgfalt, die vorher gefehlt hat.
- 1VormerkungKein Grund gesetzt oder Frist läuft im laufenden Monat ab → Kontakt landet auf der Löschliste.
- 2DatenpflegeSpeichergrund und „Speichern bis" setzen — der Kontakt verlässt die Liste, solange ein Grund besteht.
- 3LöschungBleibt kein Grund bestehen, wird der Kontakt gelöscht (automatische Löschung wird derzeit ausgerollt).
- 4Wiederherstellung30 Tage lang zurückholbar — aber nur unter Angabe eines gültigen Speichergrundes.
Fazit
Löschliste, Header-Hinweis, gepflegte Speichergründe und ein 30-tägiges Wiederherstellungsfenster ergeben zusammen einen Umgang mit Kontaktdaten, der die DSGVO-Anforderung „nicht länger als nötig" praktisch bedienbar macht — ohne dass Daten unkontrolliert verschwinden. Du siehst, worum Du Dich kümmern musst, kümmerst Dich mit wenigen Klicks darum, und behältst die Kontrolle, bevor die Automatik greift.
Verwandte Releases: Bei einer Portalanfrage wird nicht nur der Speichergrund gesetzt — propgen legt auch automatisch ein Suchprofil an. Das GwG-Tool liefert einen der hinterlegbaren Aufbewahrungsgründe, das PDF-Schwärzen gehört zum selben Datenschutz-Werkzeugkasten, und die Rollen und Rechte steuern, wer Kontaktdaten überhaupt sieht und bearbeitet. Im Vermietungsgeschäft ist der Speichergrund „Mietinteressent" der Standardfall — dort entstehen pro Wohnung Dutzende Bewerberdatensätze mit Löschfrist.
Wie propgen Datenschutz insgesamt umsetzt — EU-Hosting, AVV, KI ohne Training auf Deinen Daten — steht auf der Seite DSGVO & KI im Makler-CRM.