Unternehmensstandorte: Mehrere Anschriften je Unternehmen, die passende im Dokument

Ein Unternehmen hat selten nur eine Anschrift. Die Hausverwaltung sitzt in Köln, betreut die Objekte aber aus dem Büro in Bonn. Der Bauträger will Rechnungen an die zentrale Buchhaltung, Post an ein Postfach. Bisher hatte der Unternehmensdatensatz dafür eine Anschrift, und alles Weitere stand in Notizen oder in einem Zusatzfeld, wo es beim Erstellen eines Dokuments niemand fand. Ab sofort trägt jeder Unternehmensdatensatz beliebig viele Standorte, jeder mit eigener Bezeichnung, Adressarten, Adresse und Kontaktdaten.

Ein Standort, eine vollständige Anschrift

Standorte findest Du im Unternehmensdatensatz als eigenen Reiter neben Details und Deals. Ein neuer Standort bekommt eine Bezeichnung, etwa „Zentrale Köln" oder „Niederlassung Bonn", dazu Straße und Hausnummer, PLZ und Ort. Die Straße lässt sich beim Eingeben suchen, damit Schreibweisen einheitlich bleiben. Adresszusatz, Bundesland und Land sind eigene Felder. Jeder Standort trägt eigene Kontaktdaten, also Telefon, Fax und E-Mail des Büros vor Ort, und eine interne Notiz für Hinweise, die nur das Team sehen soll, etwa Öffnungszeiten oder den Ansprechpartner am Empfang.

Beim Anlegen fragt propgen alles ab, was eine Anschrift vollständig macht:

Adressarten sagen, wofür eine Anschrift gilt

Damit propgen und Du später wissen, welche Anschrift wofür gedacht ist, trägt jeder Standort eine oder mehrere Adressarten. Ein Standort kann mehrere davon zugleich sein: Bei einer kleinen Firma ist der Hauptsitz auch Rechnungs- und Postanschrift, bei einem Konzern sind das drei verschiedene Adressen.

Den Hauptsitz gibt es genau einmal je Unternehmen. Er wird nicht abgewählt, sondern gewechselt: Über das Menü einer anderen Karte setzt Du diesen Standort als Hauptsitz, und der bisherige verliert die Adressart automatisch. Ein Büro, das geschlossen wurde, musst Du nicht löschen: Wer es deaktiviert, behält die Anschrift im Unternehmensdatensatz, ohne dass sie bei der Dokumenterstellung noch zur Wahl steht. Löschen bleibt für Standorte, die versehentlich oder doppelt angelegt wurden.

Wer sitzt wo: der Standort am Mitarbeiter

Ein Unternehmen mit drei Büros hat Ansprechpartner in allen dreien. Im Unternehmensdatensatz trägt jede Mitarbeiterzuordnung neben dem Label deshalb jetzt einen Standort. Aus „arbeitet bei der Mustermann Hausverwaltung" wird „sitzt in der Niederlassung Bonn", und wer anruft, einen Brief vorbereitet oder einen Termin vor Ort plant, sieht auf einen Blick, welches Büro gemeint ist. Die Auswahl ist freiwillig. Wer sie leer lässt, verliert nichts.

Die passende Anschrift im Dokument

Der eigentliche Nutzen zeigt sich beim Erstellen eines Dokuments. Wer aus einer Briefvorlage ein Schreiben an ein Unternehmen erzeugt, wählt dabei welche Anschrift des Unternehmens ins Dokument geht: die Rechnungsadresse für die Rechnung, die Postanschrift für den Brief, die Niederlassung für die Einladung zum Termin vor Ort. Bisher hieß das: Dokument erzeugen, Adresse von Hand austauschen, hoffen, dass niemand die alte Fassung verschickt.

• Auswahl beim Generieren: Im Dialog „Dokument generieren" listet propgen unter „Standort für die Anschrift" alle aktiven Standorte des Unternehmens, jeweils mit Bezeichnung, Adresse und Adressart. Der Hauptsitz ist vorbelegt, wer nichts ändert, bekommt also das gewohnte Ergebnis.
• Rechnung an die Buchhaltung: Die Rechnungsadresse landet dort, wo sie hingehört, auch wenn der Ansprechpartner in einer anderen Stadt sitzt.
• Vorlagen bleiben, wie sie sind: Die Anschrift kommt über die Platzhalter des Unternehmens ins Dokument, nur eben aus dem gewählten Standort.

Über die Public API

Alles, was in der Oberfläche geht, geht auch über die öffentliche Schnittstelle. Das ist vor allem für Büros interessant, die Unternehmensdaten aus einem anderen System übernehmen oder abgleichen, oder die Dokumente am Ende einer Automation erzeugen.

• Standorte pflegen: anlegen, ändern, auflisten und löschen, mit denselben Feldern und Adressarten wie im Formular. Ein Import aus der Buchhaltung oder einem Verwalterprogramm bringt so alle Anschriften eines Kunden mit, nicht nur die erste.
• Standort an der Kontaktbeziehung: Wer einen Kontakt per API als Mitarbeiter mit einem Unternehmen verknüpft, setzt dabei den Standort mit, genau wie in der Mitarbeiterzuordnung der Oberfläche.
• Standort bei der Dokumenterstellung: Wer über die API aus einer Briefvorlage ein Dokument erzeugt, gibt den gewünschten Standort mit, wie bei der Auswahl in der Oberfläche.

Standort oder Hierarchieebene?

Ein Standort ist kein eigener Unternehmensdatensatz. Er ist eine weitere Anschrift derselben Firma. Wer eine Tochtergesellschaft mit eigener Rechtsform, eigenen Mitarbeitern und eigenen Angeboten abbildet, nutzt weiterhin die Hierarchieebenen. Wer nur ein zweites Büro, eine Rechnungsadresse oder ein Postfach derselben Gesellschaft erfassen will, legt einen Standort an. Beides lässt sich kombinieren: Jede Gesellschaft in der Konzernstruktur kann ihre eigenen Standorte tragen.

Wofür das gebaut ist

• Hausverwaltungen und Bauträger mit mehreren Büros: Der Ansprechpartner sitzt in der Niederlassung, die Rechnung geht an die Zentrale, der Brief ans Postfach. Alle drei Anschriften stehen in einem Datensatz.
• Commercial-Makler mit Unternehmenskunden: Wer für einen Filialisten Flächen sucht, kennt jetzt jeden Standort samt Kontaktdaten und weiß, an welches Büro die Flächenanfrage geht.

Verfügbarkeit

Standorte stehen ab sofort in jedem Unternehmensdatensatz zur Verfügung, die Endpunkte der Public API ebenfalls. Verwandte Releases: die Unternehmensverwaltung mit Hierarchieebenen, Vorlagen per API für die Dokumenterstellung aus Skripten und Automationen sowie das Unternehmens-Dashboard. Mehr im Funktionsüberblick.