Der Assistent räumt auf: Dubletten, Standorte, Pipeline-Phasen

Datenpflege ist die Arbeit, die niemand freiwillig macht. Zwei Kontakte, die dieselbe Person sind. Ein zweiter Standort, den ein Unternehmen seit einem Jahr hat und der nie angelegt wurde. Eine Pipeline, in der die eine Phase fehlt, weswegen alle Deals in der falschen stehen. Nichts davon ist dringend, alles davon rächt sich später.

Der KI-Assistent kann diese Arbeit jetzt selbst erledigen — im Gespräch, am geöffneten Datensatz, mit Bestätigung vor dem Eingriff.

Zusammenführen, anlegen, strukturieren

• Doppelte Kontakte zusammenführen. Der Assistent führt zwei Kontakte zusammen und nimmt dabei mit, was am zweiten hängt: Notizen, Aufgaben und die zweite E-Mail-Adresse. Genau daran scheitert das Zusammenführen von Hand meistens — nicht am Zusammenführen, sondern an dem, was dabei verloren geht (siehe Dubletten sicher zusammenführen).
• Standorte unter einem bestehenden Unternehmen anlegen. Seit den Unternehmensstandorten trägt ein Unternehmen beliebig viele Anschriften. Der Assistent legt eine davon jetzt selbst an — die Niederlassung, die im Telefonat nebenbei fiel, landet im Datensatz statt in einer Notiz.
• Pipeline-Phasen anlegen. Auch die Struktur einer Pipeline lässt sich im Gespräch ergänzen. Wer merkt, dass zwischen „Besichtigung" und „Angebot" eine Phase fehlt, sagt es — statt den Gedanken bis zur nächsten Einstellungsrunde mitzuschleppen.
• Merkmale gebündelt löschen. Aufräumen heißt oft: dreißig Einträge weg, die seit der Migration niemand benutzt. Das geht jetzt mit einer Bestätigung für den ganzen Schwung statt mit dreißig Rückfragen — und der Fortschritt bleibt sichtbar, auch wenn der Vorgang zwischendurch unterbrochen wird.

Finden, bevor er etwas tut

Jede dieser Aktionen beginnt damit, den richtigen Datensatz zu finden. Deshalb ist die Suche des Assistenten mitgewachsen:

• Mehrere Grenzen auf einem Feld, dazu die Sortierung. „Zwischen 400 und 700 Quadratmetern, größte zuerst" ist eine Suche und nicht mehr zwei. Kontaktsuchen liefern außerdem die Telefonnummern zuverlässig mit — die Liste ist damit direkt abtelefonierbar.
• Die Liste vorgefiltert öffnen. Statt nur zu antworten, öffnet der Assistent die Immobilienliste mit gesetztem Filter, etwa nach Betreuer. Du landest in der Oberfläche, in der Du weiterarbeiten willst, und nicht in einer Aufzählung im Chat.
• Screenshot aus der Zwischenablage. Ein Bildausschnitt lässt sich direkt in den Chat einfügen, ohne den Umweg über eine Datei auf dem Desktop. Für „was bedeutet diese Meldung" ist das der kürzeste Weg (siehe auch Der Assistent sieht Deine Objektbilder).

Und die ehrliche Seite

Wer schreiben darf, muss sagen, was er geschrieben hat. Das ist die Linie aus Kontrollieren kann man nur, was sich zeigt, und sie gilt auch hier:

• Unverändert heißt unverändert. Kommt eine Notiz nur anders formatiert zurück, wird sie nicht erneut gespeichert — und der Assistent meldet sie als unverändert, statt eine Speicherung zu behaupten, die keine war.
• Gespeichertes bleibt sichtbar, auch ohne Antwort. Bricht die Antwort ab, siehst Du trotzdem eine Bestätigung dessen, was bereits gespeichert wurde. Der schlechteste Zustand wäre der, in dem etwas geändert wurde und niemand es erfährt.
• Im Zweifel fragen. Stößt der Assistent auf zwei Suchprofile, die gleich aussehen, fragt er nach, statt sich für eines zu entscheiden. Und lange E-Mail-Listen werden gekürzt und als gekürzt ausgewiesen, statt still verworfen zu werden.

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