Datenraum

Ein Datenraum (englisch: Virtual Data Room, VDR) ist ein geschützter Online-Bereich, in dem Makler Dokumente, Formulare und Unterschriften strukturiert mit Eigentümern, Käufern oder Mietern austauschen. Statt PDFs per E-Mail hin und her zu schicken, liegen alle Unterlagen an einem Ort — zugriffsgeschützt, mit vollständigem Audit-Trail.

Wofür nutzen Makler einen Datenraum?

Klassische Anwendungsfälle: GwG-Identifikation (Personalausweis-Upload, Mittelherkunft), Notardatenblatt mit allen kaufvertragsrelevanten Stammdaten, Eigentümer-Freigaben mit digitaler Signatur, Besichtigungs-Feedback, Alleinauftrag als digital signiertes Dokument oder Finanzierungs-Übergabe.

Was unterscheidet Datenräume von E-Mail-Anhängen?

Drei Dinge: Zugriffsschutz (OTP/Mail-Verifikation statt offene Anhänge), Audit-Trail (wer hat wann was geöffnet, hochgeladen, unterschrieben?) und strukturierte Erfassung (Formularfelder statt Freitext-Antworten). Bei der GwG-Prüfung wird daraus eine rechtssichere Dokumentationsbasis — Aufbewahrung fünf Jahre nach § 8 Abs. 4 GwG.

Brauche ich extra DocuSign oder Adobe Sign?

Nicht zwingend. Moderne Makler-CRMs bringen die digitale Signatur direkt im Datenraum mit — inklusive Signaturzertifikat, Hash-Manifest und Audit-Trail. Das spart die DocuSign-Lizenz (oft 50 €+ pro Nutzer/Monat) und hält den Vertragsprozess in einem System.

So setzt propgen das um

Die propgen-Datenräume sind ein All-in-One-Tool mit elf Bausteinen (Text, Formular, Upload, Ordner, Signatur etc.), vorkonfigurierten Vorlagen (Notardatenblatt, GwG, Alleinauftrag, Besichtigungs-Feedback, Eigentümer-Freigabe) und nativer digitaler Signatur — keine Drittanbieter-Lizenz nötig. Spezialfall: GwG-Prüfung als Standard-Datenraum-Vorlage in jedem propgen-Shop.