DSGVO-Speicherfrist

Die Speicherfrist legt fest, wie lange ein Maklerbüro personenbezogene Daten aufbewahren darf. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für ihren Zweck nötig ist. Eine feste Zahl nennt die DSGVO nicht. Die Frist ergibt sich aus dem Grund, aus dem die Daten gespeichert sind.

Woraus sich die Frist ergibt

Im Maklergeschäft gibt es mehrere Gründe mit unterschiedlichen Fristen. Ein Mietinteressent, aus dem nichts wird, braucht nur kurz gespeichert zu bleiben. Für den Nachweis des Provisionsanspruchs zählt die Verjährung, für GwG-Unterlagen die Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren, für Rechnungen und Buchungsbelege die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung. Hat ein Kontakt mehrere Gründe, ist der mit dem spätesten Ende maßgeblich.

Löschkonzept statt Bauchgefühl

Ein Löschkonzept legt fest, welcher Speichergrund welche Frist hat, wann sie beginnt und wer die Löschung freigibt. Wichtig sind auch die Ausnahmen: Ein Kontakt mit offenem Deal oder als Eigentümer eines laufenden Objekts wird nicht gelöscht, nur weil eine ältere Frist abgelaufen ist. Und die Löschung selbst sollte nachweisbar sein, ohne dass der Nachweis wieder personenbezogene Daten enthält.

Recht auf Löschung

Unabhängig von der Frist können Betroffene nach Art. 17 DSGVO die Löschung verlangen. Dann ist zu prüfen, ob eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Ist das der Fall, bleiben nur die Daten, die aufbewahrt werden müssen.

Hinweis: Welche Fristen für ein Büro gelten, legt der Datenschutzverantwortliche fest. Im Zweifel rechtliche Beratung einholen.

So setzt propgen das um

Jeder Kontakt trägt einen Speichergrund mit „Speichern bis“. Die Speichergründe und ihre Fristen pflegst Du in den Einstellungen, bei Portalanfragen vergibt propgen sie automatisch. Unter Kontakte → Löschvorschläge (DSGVO) stehen Kontakte mit abgelaufener Frist, ausgeschlossene Kontakte mit Grund und Kontakte ohne Speichergrund. Berechtigte geben Vorschläge gesammelt frei, nach einer Vorschau je Kontakt. Jeden Montag erinnert eine Aufgabe an offene Vorschläge, und ein CSV-Löschnachweis dokumentiert die Freigaben ohne Kontaktdaten, siehe Löschvorschläge nach DSGVO.