Löschvorschläge nach DSGVO: Fristen prüfen, Vorschläge gesammelt freigeben und endgültig löschen
Die neue Seite Kontakte → Löschvorschläge (DSGVO) teilt die Prüfung in drei Listen: Kontakte mit abgelaufener Speicherfrist, Kontakte, die trotz abgelaufener Frist ausgeschlossen sind, und Kontakte ohne Speichergrund. Berechtigte geben Vorschläge gesammelt frei und löschen sie endgültig, nachdem eine Vorschau je Kontakt Dokumente und geteilte Einträge gezeigt hat. Eine wöchentliche Aufgabe erinnert an offene Vorschläge, ein CSV-Löschnachweis dokumentiert die Freigaben ohne Kontaktdaten. Eine befristete Sperre hält Kontakte bis zu einem Prüftermin fern.
- Neue Seite Kontakte → Löschvorschläge (DSGVO) mit drei Listen
- Löschvorschläge: Speicherfrist abgelaufen, kein Ausschlussgrund; maßgeblich ist die Frist, die am spätesten endet
- Vorschläge auswählen und mit „Freigeben und löschen“ gesammelt endgültig löschen
- Vorschau je Kontakt: welche Dokumente gelöscht werden und welche bleiben, dazu Notizen, E-Mails und geteilte Einträge
- Geteilte Einträge bleiben erhalten, außer Du hakst „Auch löschen“ an
- Freigeben dürfen Admins und Personen mit der Berechtigung „Datenschutz“; Assistent und Schnittstelle löschen nicht endgültig
- Jeden Montag eine Aufgabe „Löschvorschläge prüfen“ mit Anzahl, solange Vorschläge offen sind
- Löschnachweis als CSV: Datum, Speichergrund, Fristende, Freigebende und Anzahl, ohne Namen oder Kontaktdaten
- Ausgeschlossen: offener Deal, laufendes Objekt, gesperrt (Nicht löschen) oder rein gewerblich, jeweils mit Hinweis
- „Nicht löschen“: Sperre mit Begründung und Prüftermin, schützt auch vor dem Löschen in den Papierkorb
- Speichergrund fehlt: Kontakte ohne „Speichern bis“, mit „Grund setzen“ und „Rein gewerblich“
Welche Kontakte darfst Du nicht mehr speichern, und welche bleiben aus gutem Grund? Die neue Seite Kontakte → Löschvorschläge (DSGVO) teilt diese Prüfung in drei Listen: abgelaufene Fristen, ausgeschlossene Kontakte und Kontakte ohne Speichergrund. So siehst Du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, und warum ein Kontakt nicht vorgeschlagen wird. Die Vorschläge gibst Du gesammelt frei und löschst sie endgültig, nachdem Dir eine Vorschau gezeigt hat, was mit Dokumenten und geteilten Einträgen passiert.
Löschvorschläge
- Hier stehen Kontakte, deren maßgebliches „Speichern bis“ vor heute liegt und bei denen kein Ausschlussgrund greift. Maßgeblich ist die Speicherfrist, die am spätesten endet. Hat ein Kontakt mehrere Speichergründe, entscheidet also der längste.
Gesammelt freigeben und endgültig löschen
- In der Liste „Löschvorschläge“ wählst Du einzelne oder alle Kontakte aus und klickst auf „Freigeben und löschen“. Auch Kontakte mit Dokumenten lassen sich so gemeinsam freigeben.
- Vorschau je Kontakt. Vor der Bestätigung zeigt propgen für jeden Kontakt die Dokumente, jeweils mit „Wird gelöscht“ oder „Bleibt“ (etwa geschützte und signierte Dokumente), dazu die Notizen und E-Mails, die nur an diesem Kontakt hängen. Kontakte ohne weitere Daten stehen mit „Nur Stammdaten“ da.
- Geteilte Einträge. Notizen oder E-Mails, die auch an anderen Kontakten oder Objekten hängen, stehen einzeln in der Vorschau. Standardmäßig bleiben sie erhalten, nur die Verknüpfung zum gelöschten Kontakt fällt weg. Mit „Auch löschen“ entscheidest Du, sie mitzulöschen.
- Alles weg, mit Protokoll. Nach der Bestätigung löscht propgen Stammdaten, Notizen, E-Mails, Dokumente und Uploads wie Ausweiskopien endgültig. Jede Löschung steht im Laufprotokoll, mit der freigebenden Person und den getroffenen Entscheidungen. Aufgaben, Termine und Anrufe werden nur vom Kontakt gelöst.
Wer löschen darf
- Freigeben und endgültig löschen dürfen Admins und Personen mit der Berechtigung „Datenschutz“. Eine Person reicht. Wer die Berechtigung nicht hat, sieht weder Auswahl noch Knopf.
- Assistent und Schnittstelle können Vorschläge vorbereiten, aber nicht endgültig löschen. Das geschieht nur in der App, nach Bestätigung durch eine berechtigte Person.
Wöchentliche Erinnerung und Löschnachweis
- Liegen Vorschläge vor, legt propgen jeden Montag die Aufgabe „Löschvorschläge prüfen“ mit der Anzahl an, für alle mit der Berechtigung „Datenschutz“, gibt es niemanden, für die Admins. Es bleibt bei einer offenen Aufgabe, die jede Woche aktualisiert wird, mit Link zu den Löschvorschlägen. Ohne Vorschläge entsteht keine Aufgabe. Gelöscht wird dadurch nichts.
- Über „Löschnachweis (CSV)“ laden Admins und Personen mit der Berechtigung „Datenschutz“ den Nachweis herunter: Datum, Speichergrund, Fristende, wer freigegeben hat und Anzahl, ohne Namen und Kontaktdaten der gelöschten Kontakte. Der Nachweis wird nicht automatisch gelöscht.
Ausgeschlossen
Die Frist ist abgelaufen, aber ein Grund verhindert den Vorschlag. Ein sichtbarer Hinweis am Kontakt erklärt, welcher:
- Offener Deal. Der Deal ist weder abgeschlossen noch archiviert.
- Laufendes Objekt. Der Kontakt ist als Eigentümer oder Käufer mit einem Objekt verknüpft, dessen Status nicht als abgeschlossen festgelegt ist.
- Gesperrt (Nicht löschen). Für den Kontakt ist eine befristete Sperre gesetzt.
- Rein gewerblich. Der DSGVO-Status steht auf „Ignorieren“.
Andere Verknüpfungen, etwa als Mieter oder Interessent ohne offenen Deal, schließen einen Kontakt nicht automatisch aus.
Nicht löschen
- Eine manuelle Sperre hält einen Kontakt bis zu einem Prüftermin von den Löschvorschlägen fern. Beim Setzen sind eine Begründung und ein zukünftiger Prüftermin Pflicht. Ist der Termin erreicht, erscheint der Kontakt wieder bei den Vorschlägen, mit dem Hinweis „Sperre prüfen“. Aufheben kannst Du die Sperre auch vorher. Solange sie gilt, lässt sich der Kontakt auch nicht in den Papierkorb löschen, weder in der App noch über die Schnittstelle.
Speichergrund fehlt
- Hier stehen Kontakte ohne „Speichern bis“. Sie werden deshalb nie als Löschvorschlag geführt. Über „Grund setzen“ weist Du einen Speichergrund zu, „Rein gewerblich“ setzt den DSGVO-Status auf „Ignorieren“.
Verwandte Releases: DSGVO-konformer Löschmechanismus für Kontaktdaten und Kontaktverwaltung. Mehr zum Datenschutz in propgen auf der Seite DSGVO im Makler-CRM.
Begriffe im Glossar
- DSGVO-SpeicherfristDie DSGVO-Speicherfrist ist der Zeitraum, für den ein Makler personenbezogene Daten speichern darf. Die DSGVO nennt keine feste Frist: Sie ergibt sich aus dem Zweck und aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Danach sind die Daten zu löschen.
- Human-in-the-LoopHuman-in-the-Loop heißt: Eine KI oder Automation bereitet vor, ein Mensch prüft und entscheidet an festgelegten Stellen. So bleibt die Verantwortung beim Menschen, ohne dass er jeden Schritt selbst machen muss.
- Zertifizierung für Immobilienmakler (ISO 9001, DIN EN 15733)Eine Zertifizierung bestätigt Immobilienmaklern durch eine unabhängige Stelle, dass ihr Büro nach einer Norm arbeitet. Üblich sind ISO 9001 für das Qualitätsmanagement und die Makler-Norm DIN EN 15733. Beide sind freiwillig.