Universalsuche: Alles finden mit einem Tastendruck

Als Maklerin oder Makler arbeitest Du täglich mit hunderten Kontakten, dutzenden Immobilien und einer Vielzahl an Aktivitäten — Terminen, Aufgaben, Notizen, E-Mails. Die schnelle Auffindbarkeit dieser Informationen entscheidet darüber, ob Du im Tagesgeschäft Zeit gewinnst oder verlierst. Genau hier setzt die Universalsuche in propgen an.

Immer erreichbar — per Klick oder Shortcut

Die Universalsuche ist von überall in propgen aufrufbar. Du erreichst sie auf zwei Wegen:

• Über das Suchfeld in der Sidebar oben links — direkt unter Deinem Profil und über dem „+ Neu"-Button. Egal in welchem Bereich Du gerade bist: Dashboard, Kontaktansicht, Immobilien-Detailseite oder Pipeline — das Suchfeld ist permanent sichtbar und nur einen Klick entfernt.
• Über den Shortcut Strg/⌘ + J, der aus jeder Stelle in propgen den Assistenten mit der Universalsuche öffnet.

Kein Wechsel zwischen Modulen, kein Klicken durch Menüs: Du beginnst zu tippen und propgen zeigt bereits ab dem ersten Buchstaben passende Treffer an. Das Suchfeld durchsucht dabei nicht nur einen einzelnen Bereich, sondern den gesamten Datenbestand Deiner CRM-Instanz — Kontakte, Immobilien, Seiten und Aktivitäten in einem einzigen, zusammenhängenden Ergebnis.

Live-Ergebnisse beim Tippen

Sobald Du beginnst zu tippen, erscheinen die Treffer sofort. Tippst Du beispielsweise einen Straßennamen, siehst Du unmittelbar:

• Immobilien mit Adresse und Postleitzahl
• Aktivitäten wie Termine, Aufgaben oder Notizen — jeweils mit Verantwortlichen, Datum und zugeordneten Kontakten oder Unternehmen

Jeder Treffer zeigt auf einen Blick die wichtigsten Kontextinformationen: bei Immobilien die Adresse, bei Aktivitäten den Verantwortlichen, das Datum und die zugeordneten Kontakte oder Unternehmen. So weißt Du sofort, ob das Ergebnis das ist, was Du suchst — ohne es erst öffnen zu müssen.

Auch Aktivitäten werden vollständig durchsucht

Ein häufig unterschätzter Aspekt: Die Universalsuche durchsucht nicht nur Stammdaten wie Kontakte oder Immobilien, sondern auch sämtliche Aktivitäten. Das bedeutet:

• Du findest Termine über ihren Titel, unabhängig davon, mit welchem Kontakt oder welcher Immobilie sie verknüpft sind
• Du findest Aufgaben über Stichworte aus der Aufgabenbeschreibung
• Du findest Notizen, Telefon-Notizen und E-Mails, in denen ein bestimmtes Schlagwort vorkommt

Praktisches Beispiel: Du erinnerst Dich, dass Du vor zwei Wochen eine Notiz zu einem Anruf mit einem Eigentümer in einer bestimmten Straße verfasst hast — aber Du weißt weder den genauen Namen des Eigentümers noch das genaue Datum. Statt Dich durch Kontaktlisten zu klicken, tippst Du den Straßennamen in die Universalsuche und findest die Notiz direkt unter den Aktivitäten.

Direkte Aktionen aus der Suche heraus

Die Universalsuche ist mehr als ein Suchfeld — sie ist gleichzeitig ein Schnellstart-Menü für alle wichtigen Aktionen. Im selben Fenster kannst Du direkt anlegen: neue E-Mail, neue Notiz, neue Telefon-Notiz, neue Aufgabe, neuen Deal, neuen Termin, neuen Brief, neues Unternehmen.

Die Tastenkürzel rechts neben jeder Aktion ermöglichen, ohne Mausklick direkt das passende Eingabeformular zu öffnen. Wer regelmäßig mit propgen arbeitet, gewinnt durch diese Shortcuts spürbar Zeit im Alltag.

Automationen direkt erreichbar

Neben den Aktionen findest Du im selben Fenster auch Deine Automationen — etwa das Suchprofil-Matching. Statt für eine Suchprofil-Auswertung in einen separaten Bereich zu navigieren, startest Du den Vorgang direkt aus der Universalsuche heraus.

Befehlsleiste für Power-User

Wer noch schneller arbeiten möchte, nutzt die Befehlsleiste mit Strg/⌘ + K. Hier lassen sich nacheinander die Buchstaben G (Go) und A drücken, um Assistent und Universalsuche zu öffnen — ein Workflow, den vor allem Vielnutzer schätzen.

Warum das den Arbeitsalltag verändert

In klassischen CRM-Systemen ist die Suche oft fragmentiert: eine Suche für Kontakte, eine für Immobilien, eine für Termine. Wer die genaue Zuordnung nicht im Kopf hat, verliert Zeit mit der Frage „Wo war das nochmal?".

Die Universalsuche in propgen löst dieses Problem, indem sie alle Datentypen in einem einzigen Suchergebnis zusammenführt. Du musst nicht mehr wissen, ob das, was Du suchst, ein Kontakt, eine Immobilie oder eine Aktivität ist — Du tippst einfach das Stichwort und propgen zeigt alles, was passt.

Für Makler:innen heißt das: weniger Suchen, mehr Arbeiten. Weniger Klicks, mehr Ergebnisse. Und vor allem: keine verlorenen Informationen mehr, nur weil sie an einer Stelle abgelegt wurden, an die man im Moment nicht denkt.

Wer einmal mit der Universalsuche gearbeitet hat, will nicht mehr zurück. Der KI-Assistent sitzt direkt daneben, und die Microsoft-365-Anbindung sorgt dafür, dass auch externe Termine und E-Mails im Index landen. Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.