Aktivitäten

Aktivitäten sind im Makler-CRM die zeitgestempelte Vorgangshistorie an Kontakten, Objekten und Deals — was wann mit wem passiert ist und was als nächstes ansteht. Ein Anruf von gestern, eine gesendete E-Mail mit Exposé, eine Notiz nach dem Eigentümergespräch, ein Besichtigungstermin am Mittwoch um 17 Uhr, eine offene Aufgabe für nächste Woche. Jeder dieser Vorgänge wird als Aktivität festgehalten — automatisch oder manuell — und ist später in der Historie des jeweiligen Datensatzes nachvollziehbar. Aktivitäten sind die Antwort auf die Frage, die jeder Makler kennt: „Was war noch mal der letzte Stand mit Herrn Mustermann — und was kommt als nächstes?"

Aufgaben und Termine sind Aktivitäten

Im CRM-Sprachgebrauch werden „Aktivitäten", „Aufgaben" und „Termine" oft als drei getrennte Welten behandelt — fachlich sind Aufgaben und Termine streng genommen Sonderformen von Aktivitäten und tauchen mit ihrem Fälligkeitsdatum bzw. Terminzeitpunkt im Aktivitätenfeed auf, genau wie vergangene Anrufe oder E-Mails. Eine Aufgabe ist eine Aktivität mit Fälligkeit und Abhak-Status; ein Termin eine Aktivität mit Zeitfenster und Teilnehmern. Sobald eine Aufgabe erledigt oder ein Termin durchgeführt ist, wechselt sie ohne Datenbruch von „geplant" auf „passiert" — Datensatz, Verknüpfungen und Historienpunkt bleiben dieselben. Sinnvoll ist die Trennung trotzdem an einer Stelle: dedizierte Sichten („Mein Tag", „Offene Aufgaben", „Heutige Termine") rendern die jeweilige Untermenge — der zugrundeliegende Datentyp bleibt Aktivität.

Was als Aktivität erfasst wird

• Portalanfragen — eingehende Interessentenanfragen aus ImmoScout24, Immowelt, der eigenen Website oder anderen Quellen. Eine der wichtigsten Aktivitäten überhaupt, weil hier neue Leads ins CRM kommen — und typischer Auslöser für automatisierte Folgeprozesse (Kontakt anlegen, Adresse anreichern, Exposé senden, Aufgabe für Erstkontakt).
• E-Mails — eingehend und ausgehend, idealerweise per Postfach-Sync, sonst manuell.
• Anrufe — Eingang, Ausgang, Dauer, ggf. mit Transkript bei Anbindung des Telefonsystems.
• Termine — Besichtigung, Eigentümergespräch, Notartermin, Übergabe; mit Teilnehmern und Objektbezug.
• Notizen — Gesprächsnotizen, Stichpunkte aus der Besichtigung, Eindrücke, Folgeschritte.
• Statuswechsel — wenn ein Lead von „Neu" auf „Qualifiziert" wandert, ein Deal in die nächste Pipeline-Stufe gezogen wird, oder ein Objekt von „Akquise" auf „Vermarktung" umgestellt wird.
• Dokumentenversand und Web-Exposé-Aufrufe — Exposé gesendet, Web-Exposé vom Interessenten geöffnet, Dokumentenpaket abgerufen.
• Systemereignisse — automatische Aktionen wie Workflow-Auslösungen, KI-generierte Vorschläge, Importvorgänge.

Warum Aktivitäten entscheidend sind

Aktivitäten machen aus einem statischen Datensatz einen lebenden Vorgang. Fünf Anwendungen ziehen ihren Wert direkt aus der Aktivitätenhistorie. Übergabe: ein Kollege übernimmt einen Vorgang im Urlaub und sieht in 30 Sekunden, was zuletzt war — ohne Anrufe rumzufragen. Eigentümer-Reporting: „Es waren 12 Interessenten da, davon 4 mit Folgegespräch, 1 hat ein Angebot abgegeben" — das alles lässt sich aus den Aktivitäten zum Objekt aggregieren, statt händisch zusammenzustellen. KI-Kontext: ein Assistent kann nur dann sinnvoll antworten oder briefen, wenn er die Aktivitäten zum Vorgang kennt — siehe KI-Assistent. Nachweisbarkeit: bei DSGVO-Auskünften, bei Rechtsstreitigkeiten, bei der GwG-Prüfung muss belegbar sein, wer wann was getan hat — Aktivitäten sind das Audit-Log dafür. Engagement-Signal: Lead-Scoring und Suchprofil-Matching brauchen die Aktivitätenhistorie, um „aktiv" von „eingeschlafen" zu unterscheiden.

Was eine gute Aktivitäten-Implementierung ausmacht

Drei Punkte trennen lebendige Aktivitätenhistorien von Datenfriedhöfen. Automatische Erfassung: was manuell gepflegt werden muss, wird vergessen — E-Mail-Sync, Kalender-Sync, Telefonsystem-Anbindung sorgen dafür, dass Aktivitäten entstehen, ohne dass jemand sie tippt. Mehrfach-Verknüpfung: eine Besichtigung gehört zu Objekt und Kontakt und ggf. zu mehreren Beteiligten gleichzeitig — die Aktivität muss an allen Stellen sichtbar sein, nicht nur in einer Sicht. Filterbarkeit: nach Typ, Zeitraum, Mitarbeiter, eingehend/ausgehend, mit/ohne Folgeaktion — wer 200 Aktivitäten pro Woche hat, braucht eine zielgerichtete Sicht, keinen endlosen Stream.

So setzt propgen das um

Aktivitäten entstehen in propgen aus mehreren Quellen automatisch. Über die Microsoft-365-Anbindung landen E-Mails und Kalender-Termine direkt als Aktivitäten am passenden Kontakt und Objekt. Die Terminplanung macht aus jedem gebuchten Termin automatisch eine Aktivität mit Objekt- und Kontaktbezug — der Termin landet damit nicht nur im Kalender, sondern auch im Eigentümerreport. Notizen und Aufgaben lassen sich über den KI-Assistenten per Sprache oder Textchat anlegen — er erkennt aus der Eingabe Inhalt, Verknüpfungen zu Kontakt und Objekt und Folge-Aktionen wie Priorität oder Fälligkeit und legt das Ergebnis als Entwurf zur Bestätigung vor, statt direkt zu schreiben.

Sichtbar sind Aktivitäten an mehreren Stellen. Im Objekt-Dashboard in aggregierter Form pro Immobilie — also nicht als endloser Stream, sondern verdichtet zu Kennzahlen wie Besichtigungen, eingegangenen Anfragen und ausgehender Kommunikation. Am Kontakt als persönliche Historie. Und im Eigentümer-Reporting aggregiert als Antwort auf die Eigentümerfrage „Was tut sich beim Verkauf?". Der KI-Assistent versteht Aktivitäten als Teil seines Kontextmodells: Fragen wie „Welche Kontakte haben in den letzten 30 Tagen ein Exposé bekommen?" oder „Fasse die Besichtigungen zu Objekt 4711 zusammen" beantwortet er gegen die Aktivitätenhistorie, nicht aus dem Modell-Gedächtnis. Auch die Universalsuche bezieht Aktivitäten ein, sodass sich der gesamte Bestand in einem Suchfeld durchsuchen lässt.