Datenraum-Feedback als Notiz: Antworten, Merkmale und Folgeaufgaben im CRM
Die Antworten Deiner Kunden landen dort, wo Du arbeitest: Füllt ein Kunde in einem Datenraum etwas aus, legt propgen daraus automatisch eine Notiz am Kontakt und am Objekt an, im Wortlaut. Jede angekreuzte Option kann ein Merkmal setzen, etwa „Folgebesichtigung“, und eine Automatisierung macht daraus die passende Aufgabe.
- Je Datenraum-Vorlage der Schalter „Antworten als Notiz speichern“ mit Notizkategorie, standardmäßig aus
- Eine Notiz pro Abgabe am Kontakt, Unternehmen und Objekt, mit den Antworten im Wortlaut und „Erstellt aus: Datenraum“ samt Link
- Je Option oder Feedback-Antwort ein Merkmal an der Notiz, im freien Formular je Feld ein Feld der Notizkategorie
- Automatisierungen reagieren auf die Merkmale, etwa mit der Aufgabe „Folgebesichtigung koordinieren“, auch bei selbst erfassten Notizen mit gleichem Merkmal
- Formularfelder auf Felder der Notizkategorie abbilden und Notizen danach filtern
- Public API liefert Antworten, Abgabestatus und Abgabezeitpunkt
Die Antworten Deiner Kunden landen jetzt dort, wo Du arbeitest. Füllt ein Kunde in einem Datenraum etwas aus, etwa das Feedback nach der Besichtigung, seine Wünsche oder ein Formular, legt propgen daraus automatisch eine Notiz an. Die Notiz hängt am Kontakt, am Unternehmen und am Objekt, auf Wunsch auch am Projekt, und enthält alle Antworten im Wortlaut.
Ein Beispiel
Nach der Besichtigung bekommt der Interessent das Feedback-Formular. Er klickt „Ich bin interessiert“ und kreuzt an: „eine zweite Besichtigung“ und „eine Beratung zur Finanzierung“. Danach passiert Folgendes von selbst:
- Am Kontakt und am Objekt steht eine Notiz „Besichtigungsfeedback“ mit seiner Antwort, seiner Anmerkung und den beiden Wünschen.
- Die Notiz trägt die Merkmale „Folgebesichtigung“ und „Finanzierungsberatung“.
- Du bekommst als Objektbetreuer zwei Aufgaben: „Folgebesichtigung koordinieren“ und „Finanzierungsberatung“.
Du musst nichts nachsehen, abtippen oder weiterleiten.
- Antwort: Ich bin interessiert
- Anmerkung: Schöne Wohnung, gern ein zweites Mal ansehen.
- Ich wünsche mir …: eine zweite Besichtigung, eine Beratung zur Finanzierung
Warum das gut ist
- Alles auf einen Blick. Die Rückmeldung steht in der Kontakthistorie, zusammen mit Mails, Terminen und Telefonaten. Wer den Kontakt öffnet, sieht sofort, was der Kunde will, auch Kollegen und Vertretungen.
- Antworten lösen Arbeit aus. Jede Option kann ein Merkmal setzen. Auf diese Merkmale reagieren Automatisierungen, zum Beispiel mit einer Aufgabe, einem Deal-Schritt oder einer Mail. Sie greifen auch, wenn Du eine telefonische Rückmeldung selbst als Notiz mit dem gleichen Merkmal erfasst.
- Auswertbar. Formularfelder lassen sich auf Felder der Notizkategorie abbilden. So filterst Du Notizen, etwa nach allen, die eine Finanzierungsberatung wollen.
- Verlässlich. Die Notiz zeigt, aus welchem Datenraum sie stammt, und ihr Text lässt sich nicht verändern. Was der Kunde geschrieben hat, bleibt so stehen. Merkmale, Zuständige und Kommentare ergänzt Du weiter wie gewohnt.
So schaltest Du es ein
- Notiz einschalten. Einstellungen → Datenräume → Vorlage öffnen → „Einstellungen bearbeiten“ → „Antworten als Notiz speichern“ einschalten und eine Notizkategorie wählen. Der Schalter gilt für alle Antwortblöcke der Vorlage.
- Merkmale zuordnen. Im Bereich „In der Notiz“ jeder Antwortmöglichkeit ein Merkmal zuordnen, im freien Formular jedem Feld ein Notizfeld.
- Optional: Automatisierung. Eine Automatisierung „Notiz angelegt“ mit Bedingung auf das Merkmal anlegen, zum Beispiel für eine Aufgabe an den Objektbetreuer. Die Bedingung funktioniert mit dem Namen des Merkmals.
Wann Du es auslassen solltest
- Bei Datenräumen mit Ausweis- oder GwG-Daten. Solche Angaben gehören nicht in eine Notiz, die alle im Team sehen. Deshalb ist die Option je Vorlage einzeln einschaltbar und steht anfangs auf „aus“.
Außerdem neu
- Public API. Datenräume liefern die Antworten (
answers), den Abgabestatus (submission_status) und den Abgabezeitpunkt (submitted_at).
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