Notizen strukturieren: eigene Felder, Regeln und Sichten
Das Notizformular lässt sich jetzt frei konfigurieren: eigene Felder mit zentralen Wertelisten, Feldsätze je Notiz-Kategorie, dynamische Regeln und Berechnungen, Adressfelder mit Autocomplete und Geodaten sowie Rechte darauf, wer eine Kategorie anlegen und umkategorisieren darf. Notizen lassen sich als Tabelle filtern und als private, Team- oder gemeinsame Sicht speichern — im Commercial-Geschäft etwa für strukturierte Transaktionsmeldungen.
- Notizformular um eigene Felder erweitern — Einstellungen → Notizen & Aufgaben → Notiz Formular
- Zentrale Wertelisten für Auswahlfelder: einmal gepflegt, überall gleich
- Kategorieabhängige Feldsätze — jede Notiz-Kategorie zeigt nur die Felder, die zu ihr gehören
- Dynamische Felder: Sichtbarkeit nach Regeln, berechnete Werte und Prüfung ganzer Feldgruppen
- Adressfelder vervollständigen Adressen automatisch und speichern Geodaten sicher
- Notiz-Kategorien: Anlegen und Umkategorisieren auf Rollen, Teams oder Personen beschränkbar
- Notizen als Tabelle filtern und als private, Team- oder gemeinsame Sicht speichern
- Pflichtfeld und Leserechte je Feld — Feldwerte vor nicht berechtigten Benutzern schützen
- Anwendungsfall Commercial: Transaktionsmeldungen mit Fläche, Preis, Mieter und vermittelndem Makler strukturiert erfassen
Die Notiz war bisher das, was ihr Name sagt: ein Textfeld am Datensatz. Für vieles reicht das — für alles, was systematisch erfasst und später ausgewertet werden soll, nicht. Mit dem heutigen Update wird die Notiz zu einem frei konfigurierbaren Vorgangstyp: eigene Felder mit zentralen Wertelisten, Feldsätze je Kategorie, dynamische Regeln und Berechnungen, Rechte auf Kategorie-Ebene — und eine Tabellenansicht mit speicherbaren Sichten über allem.
Eigene Felder und zentrale Wertelisten
Die Konfiguration liegt in den Einstellungen unter Notizen & Aufgaben → Notiz Formular. Im Reiter Benutzerdefinierte Felder legst Du über „Feld erstellen" ein neues Feld an — mit technischem Feldnamen (er beginnt immer mit custom_), einer Bezeichnung für die Maske, einem Hilfetext und dem Feldtyp. Der Typ ist die einzige Festlegung, die später nicht mehr geändert werden kann; Bezeichnung und Hilfetext bleiben jederzeit anpassbar. Angelegte Felder erscheinen in einer Übersicht mit Bezeichnung, Typ und Pflichtfeldstatus und werden anschließend direkt in die Sektionen des Formulars eingefügt.
Auswahlfelder greifen dabei auf zentrale Wertelisten zu: Die zulässigen Werte werden einmal an einer Stelle gepflegt und stehen überall dort bereit, wo sie gebraucht werden. Kommt ein neuer Wert dazu, ist er sofort in allen Notizen verfügbar — und niemand legt nebenbei eine zweite Schreibweise an. Genau daran scheitern Auswertungen sonst regelmäßig.
Zwei Schalter pro Feld entscheiden über die Handhabung: Pflichtfeld erzwingt einen Wert, bevor gespeichert werden kann. Und über Leserechte wird der Feldwert vor nicht berechtigten Benutzern geschützt: Die Notiz bleibt sichtbar, der schützenswerte Inhalt — etwa ein verhandelter Preis — nur für den berechtigten Kreis. Das greift in dieselbe Logik wie die Rollen und Rechte im übrigen CRM.
Feldsätze je Notiz-Kategorie
Nicht jede Notiz braucht jedes Feld. Deshalb lassen sich Notizfelder in kategorieabhängigen Feldsätzen organisieren: Eine Notiz der Kategorie Transaktionsmeldung zeigt die Felder für Fläche, Preis und Mieter — eine Gesprächsnotiz zeigt sie nicht. Statt einer Maske, in der alle irgendwann alles ignorieren, sieht jeder nur, was zu seinem Vorgang gehört. Das ist derselbe Gedanke wie bei den Tags auf Feldebene, hier auf die Kategorie der Notiz gemünzt.
Dynamische Felder: Regeln, Berechnungen, Prüfungen
Notizfelder bleiben nicht statisch. Sie reagieren auf Regeln — ein Feld erscheint erst, wenn ein anderes einen bestimmten Wert hat. Sie berechnen Werte aus anderen Feldern, statt sie abzutippen. Und sie werden als Feldgruppe geprüft: Angaben, die nur gemeinsam Sinn ergeben, werden auch gemeinsam eingefordert.
Feld „Untermietvertrag" erscheint nur, wenn „Vertragsart" auf Untermiete steht.
Miete pro m² wird aus Vermarktungspreis und angemieteter Fläche errechnet — nicht getippt.
Fläche, Preis und Mietbeginn gehören zusammen: entweder alle drei gepflegt oder keins.
Adressfelder mit Autocomplete und Geodaten
Adressen sind der klassische Datenfriedhof: dieselbe Lage in vier Schreibweisen, und die Auswertung nach Straße oder Viertel ist erledigt. Notiz-Adressfelder vervollständigen die Adresse beim Tippen und legen die zugehörigen Geodaten sicher ab. Die Adresse ist damit nicht nur Text, sondern ein verortbarer Wert — Grundlage dafür, Meldungen nach Lage zu bündeln und auf der Lagekarte im räumlichen Zusammenhang zu sehen.
Kategorien mit Rechten
Wenn Notizen zu einem strukturierten Bestand werden, ist die Kategorie kein Etikett mehr, sondern eine Weichenstellung — sie entscheidet über Feldsatz, Sichtbarkeit und Auswertung. Deshalb lässt sich pro Kategorie festlegen, wer sie überhaupt anlegen und wer eine Notiz umkategorisieren darf: beschränkt auf bestimmte Rollen, Teams oder einzelne Personen. So bleibt eine Kategorie wie Transaktionsmeldung in der Hand derer, die für die Marktbeobachtung verantwortlich sind — und niemand verschiebt versehentlich eine Gesprächsnotiz in den auswertungsrelevanten Bestand.
Tabellenansicht und gespeicherte Sichten
Strukturierte Felder zahlen sich erst in der Auswertung aus. Notizen lassen sich deshalb als Tabelle filtern — über die eigenen Felder, nicht über Volltext. Eine einmal gefundene Einstellung speicherst Du als Sicht, und zwar in drei Reichweiten: privat für die eigene Arbeitsliste, für ein Team oder gemeinsam für alle. Aus einer guten Auswertung wird so kein Einzelwissen, sondern ein Standard, den das ganze Haus benutzt.
| Adresse | Fläche | Miete | Mieter | Vermarktet durch |
|---|---|---|---|---|
| Musterstraße 12, Köln | 840 m² | 14,50 €/m² | Muster GmbH | Beispiel Immobilien |
| Beispielallee 4, Köln | 1.250 m² | 16,20 €/m² | Musterbank AG | Eigenvermittlung |
| Musterring 88, Köln | 310 m² | 12,80 €/m² | Kanzlei Mustermann | Beispiel & Partner |
Anwendungsfall: Transaktionsmeldungen im Commercial-Geschäft
Wer gewerblich vermittelt, beobachtet den Markt systematisch: Welche Fläche wurde zu welchem Preis von welchem Mieter angemietet — und über welchen Makler? Solche Transaktionsmeldungen sind die Währung der Marktkenntnis. Sie landeten bisher als Fließtext in der Notiz, in einer Tabelle daneben oder im Kopf des Kollegen, der die Meldung gehört hat.
Mit dem neuen Notizformular wird daraus ein sauber erfasster Vorgang. Ein möglicher Feldsatz zur Kategorie Transaktionsmeldung:
- Adresse mit Autocomplete — die Lage wird beim Tippen vervollständigt und mit Geodaten gespeichert, statt in vier Schreibweisen im Bestand zu landen
- Fläche und Preis als Zahl bzw. Währung — erfasst als Werte, nicht als Text; die Miete pro Quadratmeter rechnet das Formular selbst aus
- Mieter und Objekt als Verknüpfung — die Meldung hängt am echten Datensatz statt an einem Namen, der zweimal anders geschrieben ist
- Vermarktet durch — aus einer zentralen Werteliste; über die Zeit entsteht ein belastbares Bild davon, wer in welchem Teilmarkt aktiv ist
- Verantwortlicher Mitarbeiter — bei Rückfragen ist klar, wer die Meldung eingebracht hat und die Quelle kennt
Der eigentliche Gewinn liegt danach: Ein Feldsatz, den alle im Team gleich befüllen, macht aus einzelnen Beobachtungen einen auswertbaren Bestand. Mieten pro Quadratmeter in einer Lage, Abschlüsse eines Wettbewerbers, Flächenumsätze im Quartal — Auswertungen, die auf Freitext nicht funktionieren und auf strukturierten Feldern selbstverständlich sind. Als gemeinsame Sicht gespeichert, schaut das ganze Büro auf dieselbe Zahlenbasis.
Derselbe Baukasten wie im übrigen CRM
Eigene Felder an Notizen folgen demselben Prinzip, das Du von den Objektmasken, der Kontaktverwaltung und den Mietvertragsformularen kennst: Felder mit technischem custom_-Namen, Bezeichnung, Hilfetext und Typ, einsortiert in Sektionen, sichtbar nach Bedingungen. Wer viele individuelle Regeln pflegt, konfiguriert Formulare außerdem per Public API statt Feld für Feld über die Oberfläche.
Verfügbarkeit
Das erweiterte Notizformular steht ab sofort zur Verfügung. Bestehende Notizen bleiben unverändert — neue Felder sind zunächst leer und werden ab dem Zeitpunkt gepflegt, ab dem Ihr sie braucht. Ohne Anpassung gilt weiterhin das Standard-Notizformular.
Verwandte Releases: die Mietvertragsformulare mit demselben Formular-Baukasten, Formulare per API für die Konfiguration über die Schnittstelle, Aufgaben als zweiter Vorgangstyp neben der Notiz, die Zuweisung an Teams für Notizen, Aufgaben und Telefonate, gespeicherte Sichten als dasselbe Prinzip auf dem Dashboard und die Commercial-Matchingliste für die Vermittlung im Gewerbegeschäft.
Mehr zum Aufbau der Daten in propgen findest Du im Datenmodell oder im Funktionsüberblick.