Tägliche KI-Briefings: Tagesvorbereitung und -nachbereitung per Mail

Als Makler:in kennst Du das: Morgens hetzt Du zur ersten Besichtigung, ohne nochmal in den Akt geschaut zu haben. Abends sitzt Du spät im Büro und gehst die Termine des Folgetags durch — Notizen suchen, Bewertungen prüfen, letzte Kontakthistorie checken. Genau hier setzen die neuen Digest-Briefings in propgen an: Dein persönlicher KI-Assistent fasst automatisch zusammen, was wichtig ist — pünktlich zum Feierabend oder zum Tagesstart.

Was ist ein Digest-Briefing?

Ein Digest-Briefing ist eine automatisch generierte, KI-gestützte Zusammenfassung Deiner relevanten CRM-Daten. propgen analysiert Deine Termine, Kontakte, Immobilien und die zugehörige Aktivitätshistorie und liefert das Ergebnis als kompaktes Markdown-Briefing — direkt in Dein Postfach, als Notiz im CRM oder in der Übersicht abrufbar.

Du konfigurierst dabei selbst, was zusammengefasst wird, wann das passiert und wie das Ergebnis bei Dir ankommt.

Use Case 1: Das Evening Briefing für die Tagesvorbereitung

Stell Dir vor, jeden Werktag um 18:00 Uhr landet eine E-Mail in Deinem Postfach mit dem Titel „Briefing für morgen". Darin steht:

• Kurzüberblick: „Drei Besichtigungen, eine Einwertung, kein Notartermin."
• Wichtigste Punkte: Welcher Kunde ist preislich am sensibelsten? Welche Immobilie hat eine offene PriceHubble-Diskrepanz? Bei welchem Termin steht eine Rückmeldung aus?
• Nächste Schritte: Welche Unterlagen solltest Du morgens dabei haben?

Konfiguriert ist das in zwei Minuten: Rhythmus auf Täglich, Uhrzeit 18:00, Quelle Termine, Filter Morgen. Die Termin-Kategorien Besichtigung, Einwertung und Notartermin aktivieren — fertig. propgen zieht dann nicht nur die Termine selbst, sondern auch Kontaktdaten, Immobiliendaten und — wenn aktiviert — aktuelle PriceHubble-Werte sowie ergänzende CRM-Aktivitäten der letzten 14 Tage hinzu.

Das Ergebnis: Du steigst am nächsten Morgen vorbereitet in den Tag, ohne abends nochmal eine halbe Stunde Aktendurchsicht.

Weitere typische Anwendungsfälle

Morning Briefing für den Tagesstart: Manche Makler:innen bevorzugen es umgekehrt — Briefing morgens um 7:00 Uhr, beim ersten Kaffee. Auch das ist möglich; einfach einen zweiten Digest mit anderem Zeitplan anlegen. Praktisch wird das, wenn der Vortag turbulent war und Du morgens nochmal sortieren willst, was heute ansteht.

Wochen-Nachbereitung: Freitags um 17:00 Uhr ein Wochen-Digest mit allen abgeschlossenen Terminen, offenen Aufgaben und Aktivitäten — ideal, um den Wochenrückblick fürs Team-Meeting vorzubereiten oder selbst Ordnung zu schaffen. Setze den Rhythmus auf Wöchentlich und filtere auf Letzte 7 Tage.

Vor dem Notartermin: Konfiguriere einen Digest, der ausschließlich Notartermine zusammenfasst. propgen zieht dann automatisch die zugehörige Kontakthistorie, Vertragsdetails und offene Punkte heran. Der KI-System-Prompt lässt sich auf diesen Anwendungsfall anpassen — etwa mit dem Fokus auf rechtlich relevante offene Fragen.

Was steckt unter der Haube?

Damit das Briefing relevant wird, steuerst Du den Kontext präzise:

• Termin-Kategorien: Besichtigung, Einwertung, Intern, Microsoft Kalender, Notartermin
• Filter: Nur Termine mit Kontakt oder mit Immobilie
• Zusatzinformationen: Notizen, Aufgaben und E-Mails der letzten Tage werden mit eingebunden
• PriceHubble-Werte: aktuelle Bewertungen werden direkt mit verknüpft
• Aktivitäten-Limit und Lookback: Begrenze die Datenmenge auf das, was wirklich zählt (max. 20 Aktivitäten, max. 30 Tage Rückblick)

Die KI arbeitet dabei strikt mit den gelieferten CRM-Daten — sie erfindet nichts und kennzeichnet Unsicherheiten klar. Das Ergebnis ist ein sauber strukturiertes Markdown-Dokument mit Kurzüberblick, wichtigsten Punkten, Risiken und nächsten Schritten.

Ausspielung: Mail, Notiz oder beides

Du entscheidest, wie das Briefing zu Dir kommt:

• Mail an mich senden — landet direkt in Deinem Postfach
• Notiz anlegen — wird im CRM dokumentiert und ist auch später noch nachvollziehbar
• Ergebnis speichern — bleibt in der Digest-Übersicht abrufbar

Alle drei Optionen sind kombinierbar.

Eigener Stil per System-Prompt

Der mitgelieferte Default-Prompt funktioniert sofort. Wer einen eigenen Schreibstil pflegt — kürzer, ausführlicher, fokussierter auf bestimmte Aspekte — passt den LLM-System-Prompt einmalig an. Beispielsweise: „Hebe immer zuerst preisrelevante Signale hervor" oder „Gib am Ende eine konkrete Tagesempfehlung in einem Satz". Mit einem Klick lässt sich der Default jederzeit wiederherstellen.

Fazit

Digest-Briefings nehmen Dir die manuelle Vorbereitung ab und sorgen dafür, dass Du keine relevante Information mehr übersiehst. Statt jeden Tag durch Akten zu klicken, bekommst Du das Wichtigste in einer kompakten KI-Zusammenfassung — exakt zum gewünschten Zeitpunkt, exakt im gewünschten Kanal.

Probier es aus: Lege unter Mein Profil → Digest-Briefings Dein erstes Briefing an. Zwei Minuten Konfiguration, danach läuft es automatisch.

Digest-Briefings spielen eng mit dem Workflow Manager zusammen — und greifen auf Outlook-Termine via Microsoft 365 zu. Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.