Workflow Manager: Wiederkehrende Maklerprozesse automatisieren

Mit dem Februar-Release II führt propgen den Workflow Manager ein — das zentrale Werkzeug, um wiederkehrende Abläufe in Ihrer Maklertätigkeit zu automatisieren. Was bisher in Köpfen, Checklisten und manuellen Klickstrecken steckte, lässt sich ab sofort als durchgängiger, automatisierter Prozess in propgen abbilden.

Das Ziel ist einfach: Ihr CRM bleibt aktuell, Sie wissen jederzeit, was zu tun ist — und Ihre Interessenten werden parallel automatisiert bedient.

Was ist der Workflow Manager?

Der Workflow Manager ist eine visuelle Automatisierungsumgebung innerhalb von propgen. Sie definieren, was passieren soll, wenn etwas eintritt: eine neue Bewertungsanfrage über Ihre Website, eine eingehende Portalanfrage, ein abgeschlossener Besichtigungstermin oder eine erledigte Aufgabe.

Jeder Workflow besteht aus drei Bausteinen:

• Auslöser — das Ereignis, das den Prozess startet (z.B. „Bewertung Website Widget", „Aufgabe erledigt", „Termin beendet", Zeitplan).
• Aktionen — konkrete Schritte wie Kontakt anlegen, Deal erstellen, Daten aktualisieren, Aufgabe zuweisen, E-Mail versenden oder als Entwurf bereitstellen.
• Logik — Filter und Wenn/Sonst-Verzweigungen, mit denen Sie unterschiedliche Fälle sauber trennen.

Workflows lassen sich jederzeit aktivieren, deaktivieren, duplizieren und im Testlauf prüfen, bevor sie produktiv geschaltet werden.

Drei Wege, mit dem Workflow Manager zu arbeiten

1. Blaupausen sichten und übernehmen

Beim Onboarding stellt propgen Ihnen eine Bibliothek vorgefertigter Workflow-Blaupausen bereit — die typischen Maklerprozesse, sauber modelliert und sofort einsatzbereit. Dazu gehören unter anderem:

• Neue Immobilien-Bewertung über das Website-Widget
• Portalanfrage → Adresse → Exposé
• Feedback-Anfrage nach Besichtigung
• Morning- und Evening-Briefing als tägliche Zusammenfassung

Sie sichten die Blaupausen, passen sie an Ihre Arbeitsweise an — Texte, Empfänger, Filterbedingungen, Aufgabenzuweisungen — und aktivieren sie. Damit haben Sie innerhalb weniger Minuten einen funktionierenden Automatisierungs-Stack, ohne bei null anzufangen.

2. Bestehende Workflows anpassen

Jeder Workflow ist offen einsehbar und veränderbar. Sie können Schritte ergänzen, Bedingungen verfeinern oder Varianten über die Duplizieren-Funktion erstellen — etwa eine zweite Version desselben Prozesses für ein anderes Team oder eine andere Objektkategorie. Änderungen lassen sich vor der Aktivierung über Testlauf & Verlauf prüfen.

3. Eigene Prozesse designen

Wo Blaupausen nicht reichen, bauen Sie Workflows selbst — per Drag & Drop im visuellen Editor. Auslöser wählen, Aktionen verknüpfen, Verzweigungen einziehen, fertig. So bilden Sie auch maklerspezifische Eigenheiten ab, die in keiner Standard-Vorlage stehen.

E-Mails: automatisch versenden oder als Entwurf vorlegen

Sie entscheiden pro Workflow, wie weit die Automatisierung gehen soll. E-Mail-Aktionen lassen sich in zwei Modi konfigurieren:

• Automatisch versenden — die E-Mail geht ohne weiteren Eingriff raus. Geeignet für standardisierte Antworten wie Eingangsbestätigungen oder Exposé-Versand bei vollständigen Daten.
• Als Entwurf bereitstellen — die E-Mail wird vorbereitet und dem zuständigen Makler vorgelegt. Er prüft Inhalt und Anhänge und versendet per Knopfdruck.

So nutzen Sie Automatisierung dort, wo sie Routine abnimmt — und behalten den persönlichen Touch, wo er den Unterschied macht.

Beispiel: Portalanfrage automatisiert beantworten

Ein typischer Anwendungsfall, der mit einem einzigen Workflow vollständig abgedeckt wird:

1. Auslöser: Neue Portalanfrage geht ein (ImmoScout24, Immowelt o.ä.).
2. Kontakt anlegen — mit automatisch gesetzter Quelle und DSGVO-Status.
3. Deal anlegen — verknüpft mit dem angefragten Objekt.
4. Aufgabe zuweisen — an den zuständigen Makler, mit Frist.
5. Wenn/Sonst-Verzweigung: Liegt die vollständige Adresse vor?
   • Ja: Exposé direkt versenden.
   • Nein: Anschreiben mit Bitte um Adressvervollständigung — Exposé folgt nach Rückmeldung.

Was Sie früher manuell pro Anfrage abgearbeitet haben, läuft ab sofort innerhalb von Sekunden im Hintergrund. Der Interessent erhält eine schnelle, professionelle Antwort. Der Datensatz im CRM ist sauber angelegt. Und Ihre Aufgabenliste zeigt nur noch das, was tatsächlich Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Weitere typische Anwendungsfälle

• Bewertungsanfragen über das Website-Widget automatisch in Aufgabe, Deal und Bestätigungs-E-Mail überführen.
• Feedback-Workflow nach Besichtigungsterminen, der automatisch ein Anschreiben auslöst.
• Tägliche Briefings (Morning/Evening) per Zeitplan, die Sie über offene Aufgaben, anstehende Termine und neue Anfragen informieren.

Transparenz und Kontrolle

Jeder Workflow läuft nicht nur, sondern ist auch nachvollziehbar:

• Log — jeder Durchlauf wird protokolliert.
• Testlauf & Verlauf — Workflows lassen sich vor der Aktivierung mit Testdaten durchspielen.
• Aktiv/Inaktiv-Schalter — Prozesse jederzeit pausieren, ohne sie zu löschen.
• Fehler-Hinweise — schlägt ein Workflow fehl, werden die Verantwortlichen prominent benachrichtigt und können den Prozess direkt prüfen und nachsteuern.

Sie behalten die volle Kontrolle darüber, was automatisiert läuft — und was bewusst in Ihrer Hand bleibt.

Verfügbarkeit

Der Workflow Manager ist mit dem Release Februar 2026 II verfügbar. Beim Onboarding wird die Blaupausen-Bibliothek automatisch bereitgestellt. Bestandskunden finden den Workflow Manager im linken Menü unter Einstellungen → Automatisierungen.

Verwandte Releases: Digest-Briefings, die als regelmäßiger Workflow-Trigger dienen, und Public API, mit der externe Tools dieselben Workflow-Aktionen anstoßen können.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.