Massentermine: die dritte Buchungsart im Terminplaner

Der Terminplaner in propgen lässt Interessenten Termine selbst buchen — bisher als Besichtigungs- und Beratungstermine. Jetzt kommt eine dritte Terminart hinzu: der Massentermin. Statt Dutzende Einzeltermine zu vereinbaren, buchen sich viele Interessenten selbst auf denselben Objekttermin — und alle Buchungen bündeln sich in einem gemeinsamen Kalendereintrag.

Besonders im Wohnimmobilien- und Vermietungsgeschäft ist das der Alltag: Zu einer gefragten Mietwohnung werden schnell mehrere Dutzend Interessenten zur Besichtigung eingeladen. Genau hier hilft der Massentermin, den Überblick zu behalten — im Kalender bei der Planung und vor Ort beim Objekt.

Der Massentermin als dritter Terminplaner-Typ

Im Wizard legst Du einen Massentermin genauso an wie einen Einzeltermin — nur mit einer Kapazität statt eines einzelnen Slots. Zwei Modelle stehen zur Wahl:

• Gruppen-Kapazität — mehrere Teilnehmer buchen denselben Zeitslot, solange Plätze frei sind. Ideal für die klassische Sammelbesichtigung, bei der alle gleichzeitig vor Ort sind.
• Gestaffelte Ankunft — Interessenten kommen im festen Takt nacheinander an. Den Ankunftstakt wählst Du frei zwischen 5 und 40 Minuten, sodass keine Wartezeiten und keine Überschneidungen zwischen konkurrierenden Interessenten entstehen.

In beiden Fällen entsteht am Objekt ein gemeinsamer Kalendertermin, in dem sich alle Buchungen sammeln — nicht zwei Dutzend verstreute Einzeleinträge. Tageslimits und die maximale Teilnehmerkapazität werden dabei korrekt berücksichtigt: Ist ein Termin voll, wird er nicht mehr zur Buchung angeboten.

Ein Buchungslink pro Objekt — überall einsetzbar

Der eigentliche Hebel liegt in der Verteilung der Buchungslinks. Enthält eine automatische E-Mail mehrere Objekte, zeigen die automatischen Terminplaner-Buttons pro Objekt den passenden Buchungslink — der Interessent landet also immer beim richtigen Termin, ohne dass Du die Mail manuell nacharbeiten musst.

• Der Terminplaner-Button steht jetzt auch in der allgemeinen Variablenauswahl bereit — nicht nur in objektbezogenen Vorlagen
• Objekt-Terminplaner lassen sich als Standard für automatische E-Mails und Textbausteine festlegen — einmal eingerichtet, immer der richtige Link
• Freie Plätze werden auf der Buchungsseite nur angezeigt, wenn Du das aktivierst — die Restplatz-Anzeige bleibt Deine Entscheidung

Teilnehmer verwalten — am Rechner und mobil

Zu jedem Massentermin gehört eine Teilnehmerliste mit Check-in und No-Show-Erfassung. Sie ist auch dann verfügbar, wenn ein Sammeltermin von einer Kolleg:in übernommen wurde, und verlinkt die Terminseite direkt aus der Liste heraus.

• Kontakte lassen sich per Einladung oder Direktbuchung hinzufügen — freigegebene Ankunftsslots erscheinen dabei sofort
• Teilnehmerstatus-Aktionen werden nur bei ausreichender Kalenderberechtigung angezeigt — jeder sieht nur, was er auch darf

Der Star im Alltag: Check-in vor Ort per Swipe

Diese Ansicht ist auf ausdrücklichen Wunsch erfahrener Vermietungsmakler:innen entstanden — Profis, die regelmäßig Massenbesichtigungen führen und genau wussten, was sie vor Ort brauchen: eine Erfassung, die mit einer Hand und in Sekunden funktioniert, während der nächste Interessent schon wartet.

Wenn dreißig Interessenten nacheinander vor der Wohnungstür stehen, zählt jede Sekunde. Auf dem Smartphone trennt propgen deshalb sauber zwischen Übersicht (Liste) und Check-in. Im Check-in-Modus bekommst Du pro Interessent eine große Karte mit Ankunftszeit, Name und Objekt — und wischst sie einfach durch:

• Nach rechts wischen = Anwesend
• Nach links wischen = No-Show

Kein Suchen in einer langen Liste, kein Zettel, kein Nachpflegen am Abend. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie viele Interessenten Du schon erfasst hast — und jeder Check-in landet sofort als Anwesenheit am richtigen Kontakt und Objekt.

Verlängern, absagen, freigeben — mit klaren Regeln

• Massentermine lassen sich verlängern — neue Ankunftsslots erscheinen sofort und stehen unmittelbar zur Buchung bereit
• Online-Stornierungen beachten die eingestellte Frist: Ist die Frist abgelaufen, wird die Absage gesperrt — und dem Interessenten erklärt, warum

In der Terminplaner-Bearbeitung zeigt propgen die gewählte Terminart — etwa Massenbesichtigung — jetzt als festen Hinweis an. So ist immer klar, welchen Typ Du gerade konfigurierst.

Automationen und Pipeline-Zuordnung

Buchungen bleiben nicht im Terminplaner stehen — sie treiben den Prozess weiter:

• Neue Automations-Auslöser „Buchung eingegangen" und „Buchung abgesagt" reagieren auf jede Terminplaner-Buchung
• Terminbuchungen können Kontakte und Objekte automatisch einer Pipeline-Phase zuordnen — aus einer Buchung wird ohne Zutun ein Schritt im Verkaufsprozess

Was das im Alltag bedeutet

Ein Samstagvormittag, eine gefragte Mietwohnung, drei Dutzend Interessenten: Du legst einen Massentermin an, streust den Buchungslink über automatische Portal-Antworten und das Web-Exposé, und die Interessenten verteilen sich selbst auf die Ankunftsslots. Vor Ort checkst Du sie per Swipe ein, No-Shows sind erfasst, und jede Buchung ist längst eine Aktivität am richtigen Kontakt und Objekt — und über die Automation bereits die nächste Pipeline-Phase.

Verwandte Releases: Terminplanung, die Grundlage mit Buchungslinks und Microsoft-365-Sync, und Workflow-Manager, in dem die neuen Buchungs-Auslöser laufen.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder auf den Seiten zu Vermietung und Besichtigungsmanagement.