Von der Anfrageflut
bis zur Schlüsselübergabe.
87 Anfragen, 32 Besichtigungstermine, eine Zusage, 86 DSGVO-konforme Absagen — das Vermietungsgeschäft ist ein Mengenproblem. propgen macht daraus einen Prozess: automatisch sortiert, digital vorqualifiziert, vor Ort per Swipe eingecheckt.
Digitale Selbstauskunft per Datenraum Massenbesichtigung mit Check-in DSGVO-Löschfristen eingebaut
Acht Schritte — ein Prozess.
Von der ersten Portalanfrage bis zum verwalteten Mietvertrag: jeder Schritt ist mit dem nächsten verknüpft, kein Tool-Wechsel dazwischen.
Anfrageflut automatisch sortiert
Jede Portalanfrage wird automatisch zu Kontakt und aktivem Suchprofil — mit Eingangsbestätigung per Workflow. Keine Anfrage bleibt im Postfach liegen.
Interessenten pflegen ihr Suchprofil selbst
Miet-Interessenten prüfen und aktualisieren ihre Suchkriterien auf einer persönlichen Landingpage — eingeladen per E-Mail-Vorlage, auch automatisiert in wiederkehrenden Abständen. Jede Änderung erscheint als Aktivität am Kontakt.
KI-Chat beantwortet Standardfragen
Haustiere erlaubt? Einzugstermin? Stellplatz? Der KI-Chat im Web-Exposé beantwortet Mieterfragen rund um die Uhr — und qualifiziert Interessenten dabei vor.
Digitale Selbstauskunft per Datenraum
Statt PDF-Zettel im Hausflur: Interessenten füllen die Selbstauskunft online aus und laden Nachweise hoch — als Datenraum-Vorlage, pro Büro anpassbar, mit OTP-Zugang und Audit-Trail.
Massenbesichtigung mit gestaffelter Ankunft
Dutzende Interessenten buchen sich selbst auf einen gemeinsamen Objekttermin — Ankunftstakt 5 bis 40 Minuten, Termin-Puffer blocken den Kalender, vor Ort Check-in per Swipe.
Zusage und Absagen per Workflow
Ein Mieter bekommt die Zusage — alle anderen eine saubere Absage über den Workflow-Manager. Vorbereitet als Blaupause, kein manuelles Mail-Marathon.
Bewerberdaten DSGVO-konform löschen
Jeder Mietinteressent trägt Speichergrund und Löschfrist am Datensatz — „Mietinteressent" ist als Rechtsgrundlage eingebaut. Nach Fristablauf greift der Löschmechanismus.
Mietvertrag strukturiert verwalten
Laufzeit, Indexierung, Kündigungsfristen und Mieten als eigene Felder — plus Vorlagen für Indexierung und Nebenkosten. Die Vermietung endet nicht mit der Schlüsselübergabe.
Drei Momente, die jede Vermietung kennt.
Anfrageflut, Besichtigungstag, Bewerberdaten — drei klassische Friktionen, drei propgen-Antworten.
87 Anfragen auf eine 3-Zimmer-Wohnung
Die Wohnung ist seit Freitagabend online. Das Postfach quillt über, drei Interessenten haben schon zweimal geschrieben, und irgendwo dazwischen ist der eine Bewerber, der perfekt passt — Du weißt nur noch nicht, welcher.
Jede Anfrage wird automatisch zu Kontakt und Suchprofil, die Eingangsbestätigung geht per Workflow raus, und der KI-Chat im Web-Exposé beantwortet die Standardfragen. Du siehst eine sortierte Liste statt 87 ungelesener Mails.
Auto-Suchprofile32 Interessenten, ein Hausflur
Massenbesichtigung. Alle kommen gleichzeitig, niemand hat einen festen Slot, Du hakst Namen auf einem Zettel ab — und weißt hinterher nicht mehr, wer da war und wer nur zugesagt hatte.
Der Massentermin verteilt die Interessenten in einen gestaffelten Ankunftstakt. Vor Ort checkst Du sie per Swipe ein — Anwesend nach rechts, No-Show nach links. Jede Anwesenheit landet sofort am Kontakt.
MassentermineEine Zusage. 86 Absagen. Und die Daten?
Der Mietvertrag ist unterschrieben — aber 86 Bewerberdatensätze mit Gehaltsnachweisen und Selbstauskünften liegen noch im System. Ab jetzt tickt die DSGVO-Uhr, und niemand fühlt sich zuständig.
Absagen laufen als Workflow-Blaupause raus. Jeder Bewerber trägt den Speichergrund „Mietinteressent" mit Löschfrist am Datensatz — nach Ablauf greift der eingebaute Löschmechanismus. Kein Bewerber-Datenfriedhof.
DSGVO-LöschmechanismusDas Herzstück der Vorqualifizierung
Die Mieterselbstauskunft — digital statt Zettelstapel.
Interessenten füllen die Selbstauskunft online aus und laden Nachweise direkt hoch — über eine Datenraum-Vorlage mit OTP-Verifizierung und Audit-Trail, pro Maklerbüro anpassbar. Die Antworten liegen strukturiert am Kontakt, die Löschfrist läuft automatisch mit. Welche Fragen dabei überhaupt zulässig sind, erklärt unser Glossar-Beitrag.
- Beschäftigungsverhältnis
- Angestellt · unbefristet
- Nettoeinkommen (Haushalt)
- 4.200 € / Monat
- Einziehende Personen
- 2 Erwachsene, 1 Kind
- Haustiere
- Keine
Nach der Schlüsselübergabe
Die Vermietung endet nicht mit der Unterschrift.
Der Mietvertrag wird zum strukturierten Datensatz, die Einheit bleibt in der Bestandsverwaltung sichtbar, und beim Mehrfamilienhaus zeigt der Stacking Plan Belegung und Leerstand pro Etage. Wer regelmäßig vermietet, baut sich hier den auswertbaren Bestand auf.
Häufige Fragen
Sechs Fragen, die im Vermietungsgeschäft immer wieder kommen.
Die nächste Vermietung läuft als Prozess.
20 Minuten mit dem Gründer-Team. Wir zeigen Dir den Weg von der Anfrageflut bis zur DSGVO-konformen Absage an einem echten Datensatz.