Der Anruf kommt, der Termin steht: Externe Assistenten buchen in Deine Terminplaner
Telefonassistenten, angebundene Telefonanlagen und andere Systeme lesen jetzt Deine freien Zeiten und buchen verbindlich in bestehende Terminplaner. Der Termin landet mit Kontakt im Kalender, als wäre er über die Buchungsseite gekommen.
- Freie Zeiten je Terminplaner abfragen, als fertige Slots mit Beginn und Ende
- Verbindlich buchen: Termin im Kalender, Kontakt angelegt oder verknüpft, Bestätigung wie über die Buchungsseite
- Dieselben Regeln wie die Buchungsseite: Dauer, Puffer, Vorlauf, Zeitfenster, ein aktiver Termin pro Kontakt
- Doppelbuchung ausgeschlossen: Ist der Slot inzwischen weg, kommt eine klare Antwort statt eines Konflikts
- Für jedes System mit API-Anbindung: KI-Telefonie, Telefonanlagen, Chatbots, externe Sekretariate
- Eigene Rechte je Schritt: Terminplaner lesen, Buchungen anlegen
Die meisten Anrufe kommen, wenn gerade keiner am Platz sitzt: abends, im Auto, während einer Besichtigung. Wer sich einen Telefonassistenten oder ein externes Sekretariat leistet, bekam bisher eine Notiz „Rückruf erbeten". Den Termin musste dann doch jemand selbst vereinbaren. Ab heute können externe Systeme Deine freien Zeiten abfragen und über bestehende Terminplaner verbindlich buchen. Aus dem Rückruf wird ein Termin.
So läuft ein Anruf ab
Dieselben Regeln wie die Buchungsseite
Ein Assistent bekommt keine Sonderrechte. Er sieht genau die Zeiten, die auch auf Deiner Buchungsseite stehen, und bucht nach denselben Regeln. Was Du im Terminplaner einstellst, gilt am Telefon:
| Dauer und Puffer | Slots sind so lang wie im Planer eingestellt, Puffer vor und nach Terminen werden berücksichtigt. |
| Vorlauf und Horizont | Zu kurzfristige Zeiten fehlen in der Liste; Abfragen reichen maximal 31 Tage in die Zukunft. |
| Belegte Kalender | Termine des Planer-Inhabers, auch die aus verknüpften Kalendern, blockieren die Zeit. |
| Ein Termin pro Kontakt | Hat eine Person schon einen offenen Termin über diesen Planer, wird der zweite abgelehnt. |
| Slot inzwischen weg | Buchungen prüfen den Slot noch einmal; ist er weg, kommt eine klare Antwort statt eines Konflikts. |
| Kontakt | E-Mail-Adresse Pflicht, Name und Telefon empfohlen; vorhandene Kontakte werden verknüpft, neue angelegt. |
Der Termin sieht danach aus wie jede andere Buchung: im Kalender des Planer-Inhabers, mit verknüpftem Kontakt, Bestätigungsmail an den Kunden und Erinnerungen laut Planer. Wie Terminplaner eingerichtet werden, steht in Terminplaner und Buchungsseiten.
Wer damit arbeitet
- KI-Telefonie und Telefonanlagen. Jedes System mit API-Anbindung: Sprachassistenten, die Anrufe annehmen, ebenso wie Telefonanlagen, die den Anruf an eine Software weiterreichen.
- Externe Sekretariate und Chatbots. Ein Sekretariat bucht aus seinem eigenen Werkzeug heraus, ein Chatbot auf der Website führt den Interessenten bis zum Termin, ohne Rückfrage bei Euch.
- Eigene Integrationen. Ein ausgehender Webhook aus propgen stößt Euer eigenes System an, etwa nach einer neuen Anfrage. Es liest die freien Zeiten, schickt dem Interessenten Vorschläge und bucht den gewählten Slot. propgen-Automationen selbst buchen keine Termine; sie können auf eine Buchung reagieren, zum Beispiel mit einer Aufgabe oder einer E-Mail, und im Mailschritt den Link zur Buchungsseite mitgeben.
Was bewusst nicht passiert
- Absagen und Verschieben laufen weiter über propgen. Der Assistent kann Termine anlegen, aber nicht absagen oder verschieben. Bittet ein Kunde am Telefon darum, geht das als Aufgabe an das Team; Ihr entscheidet in der Oberfläche.
- Kein Blick in fremde Kalender. Der Assistent sieht nur freie Slots des gewählten Planers, nie Termine, Namen oder Adressen aus dem Kalender dahinter.
Für Administratoren und Partner
Freie Zeiten: GET /booking_pages/{id}/available_slots mit Zeitraum, optional Zeitzone; Antwort sind fertige Slots mit Beginn und Ende. Buchen: POST /booking_pages/{id}/bookings mit Beginn und Kontaktdaten, optional Notiz und Objektbezug; Antwort ist der angelegte Termin mit Kontakt-ID. Die Planer-Kennung ist der Pfad der Buchungsseite, zu finden über GET /booking_pages. Ein vergebener Slot antwortet mit 422 slot_unavailable, ein vorübergehend nicht erreichbarer Kalender mit 503; dann kurz warten und die Slots neu laden.
- Rechte: Terminplaner lesen für die freien Zeiten, Buchungen anlegen für den Termin. Ein Schlüssel für den Telefonassistenten braucht nur diese beiden Rechte, nichts weiter. Wie Rechte an API-Schlüsseln vergeben werden, steht in API-Schnittstelle.
Für wen
Büros, die einen Telefonassistenten oder ein externes Sekretariat nutzen oder darüber nachdenken, und alle, die Besichtigungsanfragen außerhalb der Bürozeiten nicht mehr auf den nächsten Morgen vertagen wollen. Vorbedingung ist ein eingerichteter Terminplaner; alles Weitere übernimmt das angebundene System.