Eine Signatur für alle, und jede sieht aus wie ihre eigene
E-Mail-Signaturen lassen sich jetzt zentral pflegen: eine Vorlage für das ganze Team, die sich beim Versand für jede Person selbst ausfüllt, mit Logo und Bildern aus einer festen Ablage. Über die Public API rollst Du sie auf alle Nutzer aus, statt sie Profil für Profil einzutippen.
- Drei Ebenen mit klarer Rangfolge: Postfach vor persönlicher Signatur vor Standard für alle
- Standard-Signatur für alle in den allgemeinen Einstellungen, per API lesbar und setzbar
- Merge-Felder für Name, Titel, Position, Mobil, E-Mail und die Firmendaten aus dem Kontoprofil
- Bilder mit fester Adresse: Logo, Social-Icons und Kampagnen-Banner in der Signatur-Ablage
- Fallbacks und Bedingungen: Ersatztext, wenn ein Wert fehlt; mehrere Gesellschaften in einer Vorlage
- Zwei Rechte je Ebene für den API-Schlüssel: lesen und bearbeiten
Bisher lebte die Signatur im eigenen Profil. Jeder hat sie selbst gepflegt, mit HTML-Editor und Variablen-Button. Zehn Makler auf ein Erscheinungsbild zu bringen hieß zehnmal dasselbe einzupflegen, und beim nächsten Logo-Wechsel wieder von vorn. Ab heute lässt sich die Signatur eines Nutzers über die Public API lesen und schreiben, und es gibt eine Standard-Signatur für alle. Aus zehn Signaturen wird eine Vorlage.
Nachher: eine Vorlage, jede Person ihre Signatur
Du baust die Signatur einmal. Statt Namen und Nummern einzutippen, setzt Du Merge-Felder ein. Beim Versand füllt propgen sie aus dem Profil der Person, die die Mail schreibt, und die Firmendaten aus dem Kontoprofil. So sieht die Vorlage aus, die danach zweimal ausgefüllt wird:
absender.position | default: "Immobilienberatung"
absender.email
M absender.mobil
konto.name
konto.street konto.house_number, konto.postal_code konto.city
Geschäftsführung: konto.management_board
konto.registration_court · konto.registration_number · USt-IdNr. konto.vat_id
Guten Tag Frau Beispiel, anbei die Unterlagen wie besprochen. Melden Sie sich gern, wenn Fragen offen sind. Viele Grüße
Geschäftsführer
max@mustermann-immobilien.example
M +49 151 2345 xxx
Mustermann Immobilien GmbH
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Geschäftsführung: Max Mustermann
Amtsgericht Musterstadt · HRB 12345 · USt-IdNr. DE123456789
Hallo Herr Beispiel, Donnerstag 16 Uhr passt, ich bringe den Energieausweis mit. Bis dahin
Immobilienberatung
erika@mustermann-immobilien.example
M +49 160 9876 xxx
Mustermann Immobilien GmbH
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Geschäftsführung: Max Mustermann
Amtsgericht Musterstadt · HRB 12345 · USt-IdNr. DE123456789
Und für die Kampagne: ein Banner, das alle mitnehmen
Messe, Tag der offenen Tür, Herbstaktion: Ein Banner unter der Signatur erreicht jeden Empfänger, den das Team ohnehin anschreibt. Weil es aus der Signatur-Ablage kommt, pflegt Ihr es an einer Stelle; mit einer Bedingung lässt es sich nur für bestimmte Teams oder Zeiträume zeigen. Nach der Messe tauscht Ihr das Bild einmal zentral aus, bereits gesendete Mails behalten das alte.
Guten Tag Herr Beispiel, Anfang Oktober sind wir mit dem ganzen Team in München. Wenn Sie vor Ort sind: Ein Kaffee am Stand lohnt sich, wir haben zwei neue Projektareale im Gepäck. Beste Grüße
Geschäftsführer
max@mustermann-immobilien.example
M +49 151 2345 xxx
Mustermann Immobilien GmbH
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Geschäftsführung: Max Mustermann
Amtsgericht Musterstadt · HRB 12345 · USt-IdNr. DE123456789
Mehrere Gesellschaften in einer Instanz
Ihr führt Wohnen und Gewerbe unter einem Dach, mit eigenem Impressum und eigenen Aktionen? Dann bleibt es bei einer Vorlage. Der Schalter ist das Feld „Gesellschaft" im Nutzerprofil: Die Vorlage prüft es und blendet den passenden Impressumsblock und den passenden Hinweis ein. In Worten: Wenn Gesellschaft gleich „Mustermann Gewerbe GmbH", zeige Gewerbe-Logo, Gewerbe-Impressum und Gewerbe-Banner; sonst Wohnen. Wichtig fürs Onboarding: Das Feld muss bei jeder Person gesetzt sein, sonst greift der Sonst-Zweig.
Guten Tag Herr Beispiel, die Flächenaufstellung und den Mietpreisrahmen finden Sie im Datenraum. Auf der EXPO REAL stellen wir Ihnen gern das Nachbargrundstück vor. Beste Grüße
Gewerbeimmobilien
lisa@mustermann-gewerbe.example
M +49 170 5555 xxx
Mustermann Gewerbe GmbH
Industriestraße 7, 12345 Musterstadt
Geschäftsführung: Erika Musterfrau
Amtsgericht Musterstadt · HRB 67890 · USt-IdNr. DE987654321
Drei Ebenen, eine Rangfolge
propgen kennt Signaturen an drei Stellen. Beim Schreiben einer neuen Mail gewinnt die speziellste:
- 1Postfach-SignaturgewinntHängt am Mailkonto, etwa für ein Team-Postfach wie „vermietung@". Wird in der Oberfläche gepflegt.
- 2Persönliche SignaturIm Profil des Nutzers. Per API lesbar und setzbar. Bei geteilten Postfächern ersetzt die Signatur des Postfach-Inhabers nicht die der Person, die gerade schreibt.
- 3Standard für alleneuIn den allgemeinen Einstellungen unter „E-Mail-Signatur". Greift, wenn weder Postfach noch Person eine eigene haben. Per API lesbar und setzbar, Bearbeiten nur mit Administrator-Schlüssel.
Damit gibt es zwei Wege zur Einheitlichkeit: die Standard-Signatur einmal setzen und persönliche Signaturen leer lassen, oder dieselbe Vorlage per API in jedes Profil schreiben, wenn einzelne Personen abweichen sollen. Änderungen an der Standard-Signatur fassen bestehende Entwürfe und gesendete Mails nicht an.
Bilder gehören in die Signatur-Ablage
- Einmal hochladen, überall verwenden. Logo, Signet, Social-Icons oder ein Banner (PNG, JPEG, einfaches SVG) bekommen eine dauerhafte öffentliche Adresse und einen Schlüssel, den Du in der Vorlage verwendest, etwa
konto.assets.signet.url. - Ersetzen ohne Bruch. Ein neues Bild unter demselben Schlüssel bekommt eine neue Adresse, die alte bleibt erhalten, damit gesendete Mails ihr Bild behalten. Löschen geht nur, wenn keine Signatur das Bild mehr verwendet, oder mit ausdrücklicher Bestätigung.
- Logo und Profilbild ohne Upload. Das Firmenlogo aus dem Kontoprofil und das Profilbild des Nutzers stehen in mehreren Größen bereit; für Signaturen empfehlen wir die kleinen Varianten.
Für Administratoren und Partner
Standard-Signatur: GET/PUT /account/email_signature. Persönliche Signatur: GET/PUT /users/{id}/email_signature, Nutzer-IDs über /lookups/users. Kontoprofil mit Firmendaten und Logo-Adressen: GET /account. Signatur-Ablage: /account/assets. Welche Merge-Felder es gibt, verrät GET /merge/variables?surface=email. Gesetzt wird immer die komplette Signatur; ein leerer Wert löscht sie. Die API prüft das HTML mit denselben Regeln wie der Editor: Tabellen, Inline-Styles, Zeilenumbrüche, Merge-Felder in Text, Bild- und Linkadressen sowie Bedingungen bleiben erhalten, Skripte und Event-Attribute werden entfernt. Für Großschreibung den Filter upcase verwenden; text-transform und border-radius streicht der Sanitizer.
- Rechte: Signaturen lesen und bearbeiten je Ebene, für die Standard-Signatur nur über Administrator-Schlüssel; Signatur-Ablage lesen, anlegen, löschen. Wie Rechte an API-Schlüsseln vergeben werden, steht in API-Schnittstelle.
Für wen
Büros mit mehreren Standorten, Marken oder Gesellschaften, die ein Erscheinungsbild durchsetzen wollen, Teams mit gemeinsamen Postfächern, und Partner, die propgen für ihre Kunden einrichten. Ein Skript, alle Signaturen, beim nächsten Logo-Wechsel dasselbe Skript noch einmal. Die Merge-Felder sind dieselben wie in Word-Vorlagen und Notizformularen.