GwG-Prüfung beim Notartermin: Hinweis oder Sperre, wenn Angaben von Eigentümern und Käufern fehlen

Beim Notartermin fällt auf, wenn die Geldwäsche-Identifizierung noch fehlt, und dann ist es meistens knapp. propgen prüft deshalb schon beim Anlegen des Termins, ob die GwG-Angaben der Vertragsparteien vollständig sind. Grundlage ist der GwG-Status aus der GwG-Prüfung am Kontakt und am Unternehmen. Fehlt etwas, zeigt das Terminfenster einen Hinweis oder sperrt das Speichern, je nachdem, wie die Terminart eingestellt ist.

Hinweis oder Sperre je Terminart

• Unter Einstellungen → Notizen & Aufgaben → Termine → Kategorien wählst Du je Terminart die GwG-Prüfung: Aus, Hinweis oder Sperre. Terminarten mit „Notar“ im Namen stehen auf Hinweis, alle anderen auf Aus. Eine Sperre ist nirgends voreingestellt.
• Hinweis: Ein gelbes Banner nennt je Vertragspartei Name, Rolle und die fehlenden Angaben. Speichern bleibt möglich.
• Sperre: Der Termin lässt sich erst speichern, wenn die GwG-Angaben vollständig sind, auch beim Verschieben im Kalender. Gesperrt bleibt auch, wenn die Prüfung nicht möglich ist, etwa weil ein Terminkontakt keine passende Rolle am Objekt hat. Ausnahmen für einzelne Rollen gibt es nicht.

Wer geprüft wird

• Geprüft werden die Vertragsparteien am verknüpften Objekt: bei Kauf Eigentümer und Käufer, bei Miete oder Pacht ab 10.000 € netto kalt im Monat Eigentümer und Mieter. Es zählt die Rolle am Objekt, nicht nur der Kontakt am Termin. So fallen auch Eigentümer auf, die gar nicht am Termin hängen.
• Der Notar löst keinen Alarm aus, ebenso wenig Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte. Hängt ein Kontakt ohne Rolle am Objekt am Termin, nennt der Hinweis ihn eigens, damit zum Beispiel ein zweiter Käufer nicht durchrutscht.
• Ist eine Firma Vertragspartei, gilt der GwG-Status des Unternehmens mit Register, Vertretern und wirtschaftlich Berechtigten.

Aufgabe und GwG-Datenraum per Klick

• „Aufgabe anlegen“ erstellt die Aufgabe „GwG-Angaben einholen“, auch wenn das Speichern gesperrt ist. Sie geht an den Objektbetreuer, ohne Objektbetreuer an Dich, hängt am Objekt und an den fehlenden Kontakten und ist zwei Werktage vor dem Termin fällig. Ein erneuter Klick aktualisiert die offene Aufgabe, statt eine zweite anzulegen.
• „GwG-Datenraum senden“ öffnet den Mail-Editor mit den fehlenden Kontakten als Empfänger und dem GwG-Datenraum. Versendet wird erst, wenn Du auf Senden klickst.

Wann nicht geprüft wird

• Geprüft wird beim Anlegen und Bearbeiten in propgen. Termine aus dem Kalenderabgleich, über die Schnittstelle oder per Import sowie bereits begonnene Termine prüft propgen nicht.
• Wer die GwG-Felder nicht lesen darf, sieht im Banner nur „GwG-Angaben nicht einsehbar“. Ob gesperrt wird, hängt davon nicht ab.

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