Termin gespeichert, Terminbestätigung offen: Interaktive Automatisierungen
Interaktive Automatisierungen reagieren im selben Browserfenster auf das, was Du gerade gespeichert hast: Nach einem neuen Termin, einer Aufgabe, Notiz, einem Deal, Kontakt, Unternehmen oder Objekt öffnet sich sofort die Folgeaktion, etwa der E-Mail-Composer mit der Terminbestätigung, vorbelegt und fertig zum Prüfen und Absenden.
- Neuer Ausführungsmodus „Interaktiv": reagiert auf eine gespeicherte Benutzeraktion im selben Browserfenster; Jobs, Importe und Webhooks lösen sie nicht aus
- Auslöser: Kontakt, Unternehmen, Objekt, Deal, Termin, Aufgabe, Notiz und E-Mail, jeweils bei Erstellung oder Aktualisierung, Aufgaben zusätzlich bei Erledigung
- Filter am Auslöser, etwa Terminkategorien: nur Besichtigungstermine, oder ohne Auswahl jeder passende Termin
- Fünf Aktionen: E-Mail-Composer, Aufgaben-, Notiz-, Deal- oder Terminformular öffnen, vorbelegt und zur persönlichen Prüfung, nichts wird ungesehen gespeichert oder versendet
- Vorbelegung mit Textbaustein, Kategorien, Tags und zuständigem Benutzer; zugeordnete Kontakte, Unternehmen und Immobilien kommen aus dem Auslöser
- Empfänger-Logik für E-Mails: alle zugeordneten Kontakte gemeinsam ins An-Feld; ohne eindeutige Adresse bleibt es zur manuellen Auswahl frei
- Zuständigkeit: der neue Datensatz geht an den Benutzer, der die Änderung speichert, oder an einen ausgewählten Benutzer
- Über die Public API verwaltbar, mit Filtern und Formular-Vorbelegungen; ab sofort in propgen verfügbar
Ein Besichtigungstermin ist angelegt, jetzt noch die Bestätigung an den Interessenten: E-Mail öffnen, Kontakt suchen, Textbaustein wählen, Adresse einsetzen. Vier Handgriffe, die bei jedem Termin gleich sind, und die gern liegen bleiben, wenn das Telefon dazwischenkommt. Ab jetzt übernimmt propgen sie im selben Moment: Du speicherst den Termin, und der E-Mail-Composer öffnet sich mit der Terminbestätigung, dem richtigen Empfänger und dem Google-Maps-Link zum Objekt. Du prüfst und sendest.
Was genau passiert
- Ein neuer Ausführungsmodus: Interaktiv. Bisher liefen Automatisierungen im Hintergrund und erledigten Dinge, ohne dass jemand zusieht. Eine interaktive Automatisierung reagiert stattdessen auf eine gespeicherte Benutzeraktion im selben Browserfenster. Sie öffnet Dir die Folgeaktion direkt vor die Nase, statt sie still auszuführen. Jobs, Importe und Webhooks lösen sie bewusst nicht aus.
- Auslöser sind Deine Datensätze. Kontakt, Unternehmen, Objekt, Deal, Termin, Aufgabe, Notiz und E-Mail, jeweils bei Erstellung oder Aktualisierung; Aufgaben zusätzlich, wenn sie erledigt werden.
- Filter grenzen ein. Bei Terminen etwa nach Kategorie: Nur ein Besichtigungstermin öffnet die Terminbestätigung, ein interner Termin nicht. Ohne Auswahl gilt die Automatisierung für jeden passenden Datensatz.
- Fünf Aktionen, alle mit Dir in der Schleife. E-Mail-Composer, Aufgabenformular, Notizformular, Dealformular oder Terminformular öffnen. Was sich öffnet, ist vorbelegt, aber nicht gespeichert und nicht versendet. Den letzten Klick machst Du.
- Vorbelegung aus dem Auslöser. Zugeordnete Kontakte, Unternehmen und Immobilien wandern vom auslösenden Datensatz in das geöffnete Formular. Dazu legst Du Textbaustein, Kategorien, Tags und den zuständigen Benutzer fest.
Der Auslöser
Unter Einstellungen → Automatisierungen legst Du die Automatisierung an wie jede andere: Auslöser wählen, Aktion anhängen. Neu ist das Feld Ausführung mit dem Wert „Interaktiv". Darunter wählst Du Entität und Ereignis, etwa „Termin erstellt", und bei Terminen die Kategorien, für die das gelten soll. Wie jede Automatisierung ist auch diese nach dem Anlegen erst einmal nicht aktiv; Du schaltest sie ein, wenn die Konfiguration steht.
Die Aktion
Die Aktion bestimmt, welches Formular sich öffnet und womit es gefüllt ist. Für den E-Mail-Composer wählst Du einen Textbaustein, etwa „Terminbestätigung mit Google-Maps-Link", und legst fest, wer ins An-Feld kommt: alle dem Termin zugeordneten Kontakte gemeinsam. Hat einer davon keine eindeutige E-Mail-Adresse, bleibt das An-Feld leer und Du wählst selbst, statt dass eine Mail an die falsche Adresse geht. Für Aufgaben, Notizen, Deals und Termine belegst Du Kategorien, Tags und den zuständigen Benutzer vor. Zugewiesen wird der neue Datensatz dem Benutzer, der die Änderung speichert, oder einem Benutzer, den Du fest auswählst, etwa der Innendienst für die Nachbereitung.
Drei Abläufe, die sich damit von selbst anstoßen
- Terminbestätigung nach Besichtigungstermin. Termin gespeichert, E-Mail offen, Baustein drin, Empfänger gesetzt. Prüfen, senden, nächster Anruf.
- Nachbereitungsaufgabe nach erledigter Aufgabe. Wer die Aufgabe „Unterlagen anfordern" abhakt, bekommt sofort das Aufgabenformular „Unterlagen prüfen", mit Kontakt, Objekt und Zuständigkeit vorbelegt.
- Deal nach neuem Kontakt. Ein Kontakt mit dem Tag „Eigentümer" wird angelegt, das Dealformular öffnet sich in der Phase „Erstkontakt". Nichts wird angelegt, was Du nicht gesehen hast.
Vorschau und Public API
- Vorschau vor dem Einschalten. Die Konfiguration zeigt, welches Formular mit welcher Vorbelegung aufgehen wird, bevor die Automatisierung aktiv ist.
- Verwaltung über die Public API. Interaktive Automatisierungen lassen sich mit Filtern und Formular-Vorbelegungen über die Automatisierungs-API anlegen und pflegen, wie alle anderen Automatisierungen auch: lesen, prüfen, als inaktiven Entwurf anlegen, ausrollen.
Interaktive Automatisierungen sind ab sofort in propgen verfügbar. Sie ergänzen die Automatisierungen im Hintergrund, die auf Ereignisse warten und Mails selbst senden, um den Fall, in dem Du den Ablauf sehen und den letzten Schritt selbst tun willst. Verwandte Releases: Workflow Manager und Vorlagen und Textbausteine. Welche Maklerprozesse sich damit von selbst erledigen, zeigt die Lösung Workflow-Automatisierung.