Sechs typische Prozesse — Portalanfrage, Besichtigung, Nachfass, Reporting, GwG, Morning-Briefing — laufen in propgen automatisch. Mit visuellem No-Code-Editor, Testlauf-Modus und fertigen Blaupausen für jeden Standard-Vorgang.
6 Maklerprozesse, die in propgen automatisch laufen
Drei Faustregeln zur Auswahl: passiert mehr als einmal pro Woche, folgt einem klaren Muster, lässt sich aus CRM-Daten ableiten. Wenn alle drei stimmen, ist der Prozess ein Automatisierungs-Kandidat.
Workflow 1
Portalanfrage → Erstkontakt in Minuten
Alltag heute: Eine Anfrage kommt aus ImmoScout, Du siehst sie zwischen 15 anderen Mails am Abend. Bis Du reagierst, ist der Interessent schon woanders im Termin.
Mit propgen: Workflow erkennt die Portal-Quelle, legt automatisch eine Aufgabe an, verschickt eine personalisierte Antwort mit Web-Exposé-Link und trackt die Reaktion.
Alltag heute: Interessent fragt einen Termin per Mail an, Du schlägst drei Slots vor, er antwortet zwei Tage später, Du buchst manuell, schickst die Bestätigung, denkst am Vortag dran, ihn zu erinnern.
Mit propgen: Interessent bucht den Termin selbst aus den freigegebenen Slots, bekommt sofort die Bestätigung mit Anfahrtshinweisen und ICS-Datei für den eigenen Kalender. 24 Stunden vor dem Termin geht der automatische Reminder raus.
Alltag heute: Du nimmst Dir vor, am nächsten Tag nachzufassen. Drei Termine später ist die Liste durchgerutscht — die zwei Interessenten, die ernsthaft Interesse hatten, fühlen sich übersehen.
Mit propgen: Workflow startet 24 Stunden nach Besichtigungs-Termin: Feedback-Mail mit Link zum Feedback-Formular im Datenraum, parallel Erinnerung im CRM, wenn das Formular ausgefüllt ist.
Alltag heute: Eigentümer fragt jede Woche, wie viele Anfragen, Besichtigungen, Exposé-Aufrufe es gab. Du baust den Report in PowerPoint oder Excel — Stunden, die nicht für Akquise da sind.
Mit propgen: Workflow erzeugt jeden Montag automatisch das Eigentümer-Reporting als Landingpage mit Live-Daten — verschickt Link, Eigentümer klickt rein, Aktivitäten transparent ohne Login.
Alltag heute: Letzter Beteiligter unterschreibt im Datenraum. Du musst die finale PDF mit Signaturzertifikat downloaden, an Käufer, Verkäufer und Notariat versenden — eine Mail pro Empfänger, eventuell vergisst Du einen.
Mit propgen: Sobald der letzte Beteiligte unterschrieben hat, schickt der Workflow automatisch das fertige, signierte Dokument plus Signaturzertifikat an alle Beteiligten. Auf Autopilot, mit Audit-Trail im CRM — keine vergessenen Empfänger.
Alltag heute: Du startest morgens, scrollst durch Mail, Kalender, CRM, baust Dir mental zusammen, was heute ansteht. 30 Minuten, in denen niemand etwas vermarktet.
Mit propgen: Workflow erstellt täglich um 07:00 ein KI-Briefing mit allen Terminen, Vorgeschichte je Termin, offenen Aufgaben, Konflikt-Warnungen — und schickt es Dir per Mail oder als CRM-Notiz.
Ein Workflow live · Portalanfrage → Exposé in Sekunden
Eine Portalanfrage trifft ein — sechs Schritte später ist der Deal in der Pipeline angelegt, das Web-Exposé ist beim Interessenten und die Aktivitäten-Spur dokumentiert. Ohne dass du etwas klickst.
Posteingang · Mustermakler GmbH
Musterstraße 12 · 1. OG · ID-1 · Berlin-Reinickendorf
Schritt 1 · Anfrage
Posteingang · 3 neuHeute · 14:32
ImmoScout24 <noreply@immobilienscout24.de>
14:32
Neue Anfrage zu „Wohnung Musterstraße 12, 1. OG · Berlin"
Sehr geehrte Damen und Herren, ich interessiere mich für die Wohnung in der Musterstraße …
Beispiel-Verlag
Rechnungs-Erinnerung Mai
12:08
GLS Versand
Lieferbestätigung Sendung #4521
08:50
Aus einer einzigen Portalanfrage entsteht in propgen automatisch der Deal, die Kontakt-Verknüpfung, das Web-Exposé und die Aktivitäts-Spur — ohne dass du etwas klickst.
So funktioniert ein Workflow
Vier Bausteine — kombinierbar, visuell, ohne Programmierung.
Baustein 1
Auslöser (Trigger)
Z. B. „Neue Portalanfrage", „Status wechselt auf Reserviert", „Tageszeit erreicht 07:00", „Besichtigungs-Termin vorbei". Du wählst aus einer Bibliothek vorgefertigter Trigger.
Baustein 2
Bedingung (Wenn/Sonst)
Soll der Workflow nur bei Gewerbeflächen laufen? Nur bei Eigentümer-Anfragen über 500.000 €? Du fügst optionale Wenn/Sonst-Verzweigungen ein, kein Skript nötig.
Baustein 3
Aktion
E-Mail mit Textbaustein versenden, Aufgabe anlegen, Status ändern, Datenraum erzeugen und verschicken, KI-Briefing generieren, Datensatz exportieren — alles als modularer Baustein.
Baustein 4
Log + Testlauf
Vor dem Live-Schalten testen, jeden Lauf im Log nachvollziehen, Workflows einzeln aktivieren oder deaktivieren. Fehler werden gemeldet, nicht ignoriert.
KI als Aktion: Jeder Workflow kann KI-Aktionen einbinden — etwa „Mail-Entwurf generieren", „Briefing erstellen" oder „Lead-Scoring aktualisieren". Wahlweise auto-versenden oder als Entwurf zur Freigabe — bei volatilen Inhalten behältst Du die Kontrolle.
Selbstcheck: Was läuft bei Dir noch manuell?
Hak an, was bei Dir aktuell zutrifft. Nichts wird gespeichert oder übertragen — die Auswertung läuft direkt im Browser.
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Du hast Deine Prozesse im Griff
Klingt, als wäre Dein Tag schon strukturiert. Trotzdem: ein, zwei kleine Workflows können Dir täglich 15–30 Minuten sparen — auch wenn Du gut organisiert bist.
Sechs Fragen, die im Workflow-Gespräch fast immer kommen — vorab beantwortet.
Wenn Routine läuft, bleibt Zeit für Akquise.
20 Minuten mit dem Gründer-Team — wir gehen Deine wiederkehrenden Prozesse durch und zeigen, was sich davon mit fertigen propgen-Blaupausen automatisieren lässt.
