Webhook

Ein Webhook ist ein automatischer HTTP-Aufruf, mit dem ein System einem anderen mitteilt, dass etwas passiert ist — in Echtzeit, ohne dass das empfangende System aktiv fragen muss. Klassisches Beispiel im Maklerbüro: Ein neuer Lead trifft auf ImmoScout24 ein → ImmoScout sendet sofort einen Webhook an das CRM → der Kontakt ist im CRM, bevor der Makler die Push-Benachrichtigung am Handy gesehen hat. Webhooks sind das Rückgrat moderner CRM-Integrationen — und der entscheidende Unterschied zwischen einem Tool, das täglich abgleicht, und einem, das in dem Moment reagiert, in dem etwas passiert.

Wie ein Webhook technisch funktioniert

Drei Bestandteile: ein Ereignis (z. B. „neuer Kontakt angelegt", „Deal-Status geändert", „Vertrag signiert"), eine Ziel-URL beim empfangenden System und ein Payload mit den Event-Daten — üblicherweise als JSON. Sobald das Ereignis eintritt, schickt das sendende System einen HTTP POST an die Ziel-URL, das empfangende System antwortet mit 200 OK oder einem Fehlercode. Bei Fehlern wird typischerweise mit exponentiellem Backoff ein paar Mal wiederholt — sonst sind verlorene Events bei kurzer Netzwerkstörung unvermeidlich.

Webhook vs. Polling — der Unterschied im Alltag

Polling bedeutet: das empfangende System fragt regelmäßig nach („Sind neue Leads da? Sind neue Leads da? Sind neue Leads da?") — alle paar Minuten oder Stunden. Verlässlich, aber träge und ressourcenintensiv. Webhooks drehen das Verhältnis um: das sendende System meldet sich von selbst, sobald es etwas zu melden gibt. Vorteil: Echtzeit-Reaktion und keine unnötigen Leerläufe. Nachteil: das empfangende System muss erreichbar sein und korrekt antworten, sonst gehen Events verloren. In der Praxis nutzen seriöse Integrationen beides — Webhooks für Echtzeit-Events, Polling als Sicherheitsnetz für den Fall, dass ein Webhook ausgefallen ist.

Wo Webhooks im Makleralltag wirken

• Portal-Anfragen — ImmoScout24, Immowelt und Co. übermitteln Anfragen via Webhook ins CRM, ohne Wartezeit und ohne manuelles Übertragen.
• Signierte Maklerverträge — sobald ein Vertrag bei DocuSign / yousign / signNow signiert ist, schickt der Anbieter einen Webhook ans CRM, das daraufhin den Vermarktungsstatus aktualisiert und Folgeaktionen anstößt.
• Newsletter- und Marketing-Sync — ein im CRM gesetztes Tag „Newsletter" wandert per Webhook in den Mailchimp/CleverReach/Brevo-Verteiler — und wird beim Entfernen ebenso automatisch wieder rausgenommen.
• Telefonsystem-Anbindung — der Anbieter (z. B. Placetel, sipgate) sendet bei eingehendem Anruf einen Webhook ans CRM, das den anrufenden Kontakt sofort auf dem Bildschirm einblendet.
• Bewertungs-Widget — eine eingegangene Bewertungsanfrage über die Website-Einbindung triggert per Webhook die Anlage als Lead inklusive Score und Folgeaufgabe.
• Buchhaltungs-Übergabe — bei Erstellung einer Provisionsrechnung im CRM wandert sie per Webhook in DATEV/lexoffice/sevDesk und braucht nicht doppelt eingegeben zu werden.

Was einen produktionsreifen Webhook ausmacht

Spielzeug-Webhooks gibt es viele, produktionsreife wenige. Drei Eigenschaften unterscheiden die ernsthaften von den fragilen. Signaturen (HMAC): das sendende System hängt eine kryptografische Signatur an, mit der das empfangende System prüfen kann, dass das Event wirklich von der erwarteten Quelle stammt — und nicht von jemandem, der die URL erraten hat. Retry und Idempotenz: bei einer Fehlerantwort des Empfängers wird automatisch wiederholt; damit derselbe Lead bei doppeltem Eingang nicht doppelt angelegt wird, enthält jeder Webhook eine eindeutige Event-ID, die das Zielsystem zur Duplikat-Erkennung nutzen kann. Beobachtbarkeit: ein Delivery-Dashboard zeigt pro Webhook, was zugestellt wurde, was fehlgeschlagen ist, mit welchem Statuscode und welcher Antwortzeit — ohne diese Sicht kann ein Fehler tagelang unbemerkt bleiben.

Inbound vs. Outbound — die zwei Richtungen

Aus Sicht des CRM gibt es zwei Webhook-Richtungen, die im Sprachgebrauch oft verwechselt werden. Inbound-Webhooks: das CRM stellt eine URL bereit, an die andere Systeme Events schicken — typisch für Portal-Leads und Bewertungs-Widgets. Outbound-Webhooks: das CRM schickt selbst Events nach außen, sobald im CRM etwas passiert — typisch für Newsletter-Sync, Buchhaltungs-Übergabe oder Reporting. Ein vollwertiges CRM beherrscht beides; Tools, die nur eine Richtung können, werden in jedem ernsthaften Integrations-Szenario schnell zur Bremse.

No-Code-Brücken: Make, n8n, Zapier

Für Maklerbüros ohne eigene IT sind Webhooks direkt meistens unhandlich — keine vorgefertigte Logik, keine grafische Oberfläche, kein Fehler-Handling. Genau dort setzen Plattformen wie Make, n8n und Zapier an: sie nehmen Webhooks auf einer Seite entgegen, lassen den Makler per Drag-and-Drop entscheiden, was damit passieren soll, und schicken die Daten weiter — an WhatsApp, Slack, Trello, oder ein anderes CRM. „Wenn neuer Lead aus ImmoScout, dann Slack-Nachricht ans Team und Eintrag in Excel" lässt sich in Minuten konfigurieren, ohne eine Zeile Code zu schreiben. Diese Plattformen sind heute der pragmatischste Weg, ein CRM in die übrige Tool-Landschaft eines Maklerbüros einzubinden.

So setzt propgen das um

propgen hat über die Public API & Webhooks beide Richtungen offen: Outbound-Webhooks lassen sich unter Einstellungen → API-Webhooks für eine wachsende Liste von Events konfigurieren (neuer Kontakt, Deal-Statuswechsel, Tag gesetzt/entfernt, Bewertungseingang, signierter Maklervertrag und mehr). Inbound-Webhooks gehen über die Public API mit feinjustierten API-Schlüsseln, einzeln vergebbar und einzeln widerrufbar. Make-, n8n- und Zapier-Anbindung ist explizit dokumentiert und in den ersten Standardflows getestet.

Operativ wichtig: jeder ausgehende Webhook ist signiert, damit das empfangende System prüfen kann, dass die Daten wirklich von propgen stammen. Das Delivery-Dashboard zeigt pro Zustellung Statuscode, Antwortzeit und Retry-Verhalten — Fehler werden sichtbar, statt im Stillen aufzulaufen. Zusammen mit der Workflow-Automatisierung wird das CRM damit nicht nur zum Daten-Lieferanten, sondern zum aktiven Knotenpunkt zwischen Portalen, Telefonie, Buchhaltung und Marketing-Tools.