Eine Kategorie, eine fertige Aufgabe: Titel, Zuständigkeit, Beschreibung und Unteraufgaben vorbelegt
Aufgabenkategorien geben jetzt vor, wie eine neue Aufgabe aussieht: vordefinierter Titel, Standard-Zuständigkeit, formatierte Beschreibung und eine Liste von Unteraufgaben, die automatisch mit angelegt werden. Dazu entscheidet die Kategorie, ob ihre Aufgaben im Eigentümerreport erscheinen.
- Vordefinierter Aufgabentitel und Standard-Zuständigkeit je Kategorie: wer die Kategorie wählt, bekommt beides in die neue Aufgabe übernommen
- Formatierte Beschreibung als Vorlage: Checklisten, Überschriften, Links und Tabellen, in der Aufgabe weiter bearbeitbar
- Vordefinierte Unteraufgaben: die Liste wird bei jeder neuen Aufgabe dieser Kategorie automatisch angelegt
- Sichtbarkeit im Eigentümerreport pro Kategorie: Vorbereitung vor dem Auftrag bleibt draußen, Vermarktungsschritte erscheinen
- Farbe und Name wie bisher, Pflege unter Einstellungen → Notizen & Aufgaben → Kategorien
- Beispiel Objekteinkauf: „Einwertungstermin vorbereiten" bringt Checkliste und vier Unteraufgaben bis zum Termin mit; die Aufbereitungs-Pipeline übernimmt danach die Vermarktung
- Zusammenspiel mit interaktiven Automatisierungen: Kategorie im geöffneten Aufgabenformular vorbelegen, die Kategorie bringt den Rest
- Ab sofort in propgen verfügbar
Ein Eigentümer ruft an, der Einwertungstermin steht. Bis dahin sind es in jedem Büro dieselben vier Schritte, und trotzdem tippt sie jeder neu: Titel, Beschreibung, wer ist dran, welche Unterpunkte. Beim zehnten Termin fehlt die Marktdatenrecherche, beim zwanzigsten die Terminbestätigung. Ab jetzt steckt dieses Wissen in der Kategorie. Wer beim Anlegen einer Aufgabe „Einwertungstermin vorbereiten" wählt, bekommt Titel, Zuständigkeit, Beschreibung und Unteraufgaben fertig ins Formular, und ändert nur, was an diesem Objekt anders ist.
Was genau passiert
- Vordefinierter Titel. Die Kategorie bringt einen Aufgabentitel mit, der beim Wählen der Kategorie ins Formular übernommen wird. Einheitliche Titel machen Listen und Boards lesbar, ohne dass jemand auf Schreibweisen achten muss.
- Standard-Zuständigkeit. Einwertungstermine bereitet die Akquise vor, Energieausweise besorgt die Assistenz: Die Kategorie kennt den Verantwortlichen, die Aufgabe landet ohne Nachfrage bei der richtigen Person. „Nicht zugewiesen" bleibt möglich, dann entscheidet, wer die Aufgabe anlegt.
- Formatierte Beschreibung als Vorlage. Überschriften, Listen, Checklisten, Links, Tabellen: Die Beschreibung wird mit demselben Editor gepflegt wie Notizen und in die neue Aufgabe kopiert, wo sie weiter bearbeitet werden kann. Eine Änderung an der Vorlage wirkt auf künftige Aufgaben, bestehende bleiben, wie sie sind.
- Vordefinierte Unteraufgaben. Eine geordnete Liste von Schritten, die bei jeder neuen Aufgabe dieser Kategorie automatisch angelegt wird. Jede Unteraufgabe bleibt eine echte Unteraufgabe mit eigener Fälligkeit, eigenem Verantwortlichen und Fortschrittszähler auf der Hauptaufgabe.
- Sichtbarkeit im Eigentümerreport. Pro Kategorie entscheidest Du, ob ihre Aufgaben im Eigentümerreport berücksichtigt werden. Vermarktungsschritte wie „Besichtigung vorbereiten" oder „Exposé freigeben" zeigen dem Eigentümer, dass gearbeitet wird; interne Kategorien wie „Provisionsabrechnung" oder die Vorbereitung des Einwertungstermins vor dem Auftrag bleiben draußen.
Die Kategorie einrichten
Unter Einstellungen → Notizen & Aufgaben → Kategorien öffnest Du eine Kategorie wie bisher, mit Name und Farbe. Neu sind die Felder darunter: der vordefinierte Aufgabentitel, die Standard-Zuweisung, die formatierte Beschreibung, der Schalter für den Eigentümerreport und die Liste der Unteraufgaben. Nichts davon ist Pflicht; eine Kategorie darf weiterhin nur ein Name mit Farbe sein.
- Verkaufsanlass und Zeithorizont des Eigentümers bekannt?
- Preisvorstellung des Eigentümers erfragt?
- Unterlagen angefragt (Grundriss, Grundbuch, Energieausweis)?
- 1Eigentümer und Objekt im CRM anlegen
- 2Marktdaten und Vergleichsobjekte ziehen
- 3Präsentation und Leistungsübersicht vorbereiten
- 4Terminbestätigung mit Anfahrt senden
Beim Anlegen einer Aufgabe
Im Aufgabenformular passiert alles im Moment der Kategoriewahl: Titel und Zuständigkeit werden gesetzt, die Beschreibung eingefügt, die Unteraufgaben angelegt. Danach ist die Aufgabe eine ganz normale Aufgabe, jede Zeile änderbar, jede Unteraufgabe einzeln zuweisbar.
- Verkaufsanlass und Zeithorizont des Eigentümers bekannt?
- Preisvorstellung des Eigentümers erfragt?
- Unterlagen angefragt (Grundriss, Grundbuch, Energieausweis)?
- Eigentümer und Objekt im CRM anlegen
- Marktdaten und Vergleichsobjekte ziehen
- Präsentation und Leistungsübersicht vorbereiten
- Terminbestätigung mit Anfahrt senden
Zusammenspiel mit interaktiven Automatisierungen
- Interaktive Automatisierungen. Die interaktiven Automatisierungen öffnen nach einem gespeicherten Datensatz das Aufgabenformular mit vorbelegter Kategorie. Die Kategorie bringt dann Titel, Beschreibung und Unteraufgaben mit: Einwertungstermin im Kalender gespeichert, Vorbereitungsaufgabe mit Checkliste und vier Unteraufgaben offen, Du prüfst und speicherst.
- Ein Schalter für den Report, nicht pro Aufgabe. Weil die Sichtbarkeit an der Kategorie hängt, muss niemand beim Anlegen daran denken, ob der Eigentümer diese Aufgabe sehen soll. Die Entscheidung ist einmal gefallen.
Vom Einkauf zur Vermarktung
Die Kategorien mit Vorlage sind für die Aufgaben gedacht, die vor dem Auftrag liegen und in jedem Büro eigene Regeln haben: Einwertungstermin vorbereiten, Unterlagen anfordern, Nachfassen nach der Einwertung. Wie Du den Einwertungstermin selbst mit KI vorbereitest, zeigt die Seite Einwertungstermin-Vorbereitung. Sobald der Auftrag da ist, übernimmt die Aufbereitungs-Pipeline mit ihren festen Schritten von Fotos über Exposé bis zur Portalfreigabe; dort ist der Ablauf vorgegeben, hier legst Du ihn selbst fest.
Die erweiterten Kategorien sind ab sofort in propgen verfügbar. Verwandte Releases: Aufgaben mit Boards, Filtern und Unteraufgaben, Eigentümer-Reporting und der KI-Assistent für Einstellungen, der Aufgaben-Kategorien auch im Chat anlegt.