E-Mail-Regeln im Profil: eingehende E-Mails automatisch Immobilien, Projekten und Unternehmen zuordnen
Die Nebenkostenabrechnung der Hausverwaltung, Rechnungen, Post zu einem Projekt: Solche Mails ordnest Du nicht mehr einzeln von Hand zu. In „Mein Profil › E-Mail-Regeln“ legst Du fest, welche eingehenden Mails anhand von Absender und Betreff automatisch einer oder mehreren Immobilien, Projekten und Unternehmen zugeordnet werden. Die Mail steht danach sofort in den Aktivitäten des Datensatzes.
- Neuer Reiter „E-Mail-Regeln“ unter „Mein Profil“, für jeden Benutzer, ohne Admin-Rechte
- Bedingungen: Absender ist, enthält oder endet mit (ganze Domains), Betreff enthält oder beginnt mit
- Mehrere Bedingungen müssen alle zutreffen, bei mehreren Werten in einer Zeile reicht einer
- Ziele per Schnellzuweisung: # Immobilien, * Projekte, & Unternehmen, auch mehrere zugleich
- Gilt für alle eigenen Postfächer oder ein bestimmtes, auch für Mails aus Microsoft 365 und Gmail
- Plakette „Regel“ an der Mail zeigt, welche Regel wann zugeordnet hat
- Ein/Aus-Schalter je Regel, bestehende Zuordnungen bleiben beim Ausschalten und Löschen erhalten
Viele Mails landen Woche für Woche beim selben Datensatz: die Nebenkostenabrechnung der Hausverwaltung bei der Immobilie, Rechnungen beim Projekt, die Post eines Partners bei seinem Unternehmen. Bisher hieß das: Mail öffnen, „Zuordnen“, Ziel suchen. Mit den E-Mail-Regeln erledigt propgen das beim Eingang der Mail.
So funktioniert es
- Deine Regeln, in Deinem Profil. Unter „Mein Profil › E-Mail-Regeln“ legst Du eigene Regeln für Deine Postfächer an. Admin-Rechte brauchst Du dafür nicht. Jeder Benutzer sieht und verwaltet nur seine eigenen Regeln.
- Bedingungen nach Absender und Betreff. Absender „ist“, „enthält“ oder „endet mit“, so deckst Du mit
@hausverwaltung-muster.deeine ganze Domain ab. Betreff „enthält“ oder „beginnt mit“. Mehrere Bedingungen müssen alle zutreffen, bei mehreren Werten in einer Zeile reicht einer. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. - Ziele wie beim Zuordnen von Hand. Im Feld „… dann zuordnen zu“ suchst Du wie gewohnt mit der Schnellzuweisung:
#für Immobilien,*für Projekte,&für Unternehmen. Eine Regel kann mehrere Ziele zugleich haben.
- Für alle oder ein Postfach. Eine Regel gilt für alle Deine Postfächer oder für ein bestimmtes, auch für Mails, die aus Microsoft 365 oder Gmail synchronisiert werden. Geprüft werden neu eingehende Mails; ausgehende Mails ordnet eine Regel nicht zu. Treffen mehrere Regeln zu, gelten alle.
- Nachvollziehbar an der Mail. Eine Zuordnung per Regel trägt in der Mailansicht die Plakette „Regel“. Ein Klick zeigt, welche Regel wann zugeordnet hat und welche Bedingungen zutrafen. Von Hand entfernst Du sie wie jede andere Zuordnung.
Absender endet mit „@hausverwaltung-muster.de“ · Betreff enthält „Nebenkosten“
- Ein- und ausschalten. Jede Regel hat einen Schalter. Ausschalten oder Löschen beendet nur künftige Zuordnungen, bestehende bleiben erhalten. Ist ein Ziel schon zugeordnet, entsteht keine doppelte Zuordnung.
- Rechte bleiben, wie sie sind. Eine Zuordnung per Regel wirkt genau wie eine von Hand. Angeboten werden nur Ziele, die Du selbst zuordnen darfst, und Sichtbarkeit sowie Zugriffsrechte an Mail, Immobilie, Projekt oder Unternehmen ändern sich nicht.
So richtest Du es ein
„Mein Profil“ öffnen, Reiter „E-Mail-Regeln“, „Neue Regel“. Namen vergeben, Postfach wählen, Bedingungen festlegen, Ziel suchen und „Regel speichern“. Die Regel ist sofort aktiv und gilt für alle Mails, die ab jetzt eingehen.
Passend dazu: E-Mails mit Kollegen teilen.