3CX mit propgen verbinden: Kontakt erkannt, Telefonat protokolliert

Telefoniert wird den ganzen Tag, und im CRM steht davon oft nichts. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Eintragen nach dem Gespräch die Arbeit ist, die als Erstes liegen bleibt: Wer zwischen zwei Besichtigungen sechs Anrufe hat, dokumentiert keinen davon. Am Abend fehlt dann genau die Spur, die am nächsten Tag jemand anders bräuchte.

Neben Placetel und Fonio lässt sich jetzt auch 3CX anbinden — über eine eigene CRM-Vorlage in 3CX und die propgen Public API.

Wie die Anbindung läuft

Eingerichtet wird sie in 3CX, nicht in propgen. In der CRM-Vorlage werden vier Angaben hinterlegt: die propgen-URL, ein API-Schlüssel, eine Anlagenkennung und die Basisrufnummer. Danach arbeitet die Verbindung in zwei Richtungen.

• 3CX sucht Kontakte anhand der Telefonnummer. Die Anlage fragt propgen über die Schnittstelle, wer zu einer Rufnummer gehört — die Antwort kommt aus dem CRM, nicht aus einem zweiten, gepflegten Telefonbuch.
• Beendete Anrufe können als Telefonate protokolliert werden. Das Gespräch landet als Telefonat am Datensatz, sobald es beendet ist — und zwar ohne dass jemand daran denken muss.
• Der API-Schlüssel braucht das passende Recht. Für die Anrufprotokollierung kommt zum Schlüssel zusätzlich phone_calls.add dazu. Rechte werden wie überall je Schlüssel vergeben und lassen sich einzeln entziehen.

Was bewusst nicht passiert

Unbekannte Rufnummern legen keinen neuen Kontakt an. Das ist eine Entscheidung und kein fehlendes Feature: Eine Telefonanlage, die jeden Rückruf einer Werbenummer zu einem Datensatz macht, produziert innerhalb weniger Wochen einen Bestand, den niemand mehr aufräumt. Wer aus einem Anruf einen Kontakt machen will, macht das bewusst.

Zuordnung im CRM

• Anrufe finden ihren Benutzer über die E-Mail-Adresse. Die Anlage kennt ihre Mitarbeiter über deren E-Mail-Adresse, propgen kennt seine Benutzer über dieselbe. Damit landet ein Gespräch beim richtigen Kollegen, ohne dass jemand Nebenstellen auf Benutzerkonten abbilden muss.
• Aufzeichnungsmails finden ihren Kontakt über die Teilnehmernummer. Wo aufgezeichnet wird, verschickt die Anlage die Aufzeichnung per Mail. Die Teilnehmernummer darin genügt, um Kontakt und Unternehmen zu bestimmen — die Aufzeichnung liegt am Datensatz statt in einem Postfach.
• Gespräche bleiben Gespräche. Ob aufgezeichnet wird und wie darüber informiert wird, entscheidet Dein Büro — propgen ordnet zu, was bei ihm ankommt, und erzeugt nichts von sich aus.

FRITZ!Box: Sprachnachrichten

Kleinere Büros telefonieren über eine FRITZ!Box, und deren Anrufbeantworter ist in der Praxis ein Eingangskanal wie jeder andere: Wer nicht erreicht wird, spricht drauf. Diese Sprachnachrichten werden jetzt über Quellen automatisch Kontakten und Unternehmen zugeordnet. Die Nachricht steht damit in der Historie des Kontakts — auffindbar auch für die Kollegin, die den Anruf nie gehört hat.

Zur Einordnung, weil die Begriffe nah beieinanderliegen: Quellen sind in propgen für Leads und eingehende Anfragen gedacht. Die 3CX-Anbindung läuft nicht darüber, sondern direkt über die CRM-Vorlage in 3CX und die Public API.

Was danach möglich wird

Liegt das Gespräch erst als Aktivität am Kontakt, greift der Rest: der Weg vom Gespräch zur Aufgabe, die Sprachnotiz und die Zusammenfassung durch den KI-Assistenten.

Die Einrichtung Schritt für Schritt steht im Hilfe-Artikel 3CX mit propgen verbinden und Telefonate zuordnen (im CRM, Login nötig).

Verwandte Releases: Placetel-Integration, Fonio, Public API und Terminbuchung durch externe Assistenten.