Viel passiert — und noch nichts geschafft: drei Monate propgen

Gut drei Monate ist es her, dass propgen live gegangen ist. Zeit für eine Zwischenbilanz — nicht als Release-Liste, sondern als Gespräch. In Folge 74 des ImmoKaiser-Podcasts sitzen wir zum ersten Mal zu dritt am Mikrofon: mein Mitgründer Silab Kamawall aus Berlin, Christoph Theil aus Freiburg, seit Mitte August unser erster Mitarbeiter, und ich aus Köln. Es geht darum, was sich seit dem Launch im Produkt getan hat, was Christoph in Demos, Onboardings und Migrationen täglich hört — und wo wir selbst noch Wasser in den Wein gießen.

ImmoKaiser-Podcast · Folge 74

Drei Monate propgen — das Team-Update

Robert Kaiser im Gespräch mit Silab Kamawall und Christoph Theil — rund 85 Minuten über Assistent und Agenten, Migrationen aus der Praxis, Sprache als Eingabe, Token-Kosten und die Grenzen nicht-deterministischer Systeme.

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Viel passiert — und nichts geschafft

Auf die Frage, wie sich die drei Monate anfühlen, antwortet Silab mit einem Widerspruch, der das Gespräch gut zusammenfasst: Es sei viel passiert, und gleichzeitig sei nichts passiert. Gemessen an den Release Notes und den wöchentlichen Updates ist enorm viel dazugekommen. Gemessen an dem, was er noch vorhat, kommt es ihm vor, als käme er nicht voran.

Dahinter stecken zwei Stränge, die seit dem Launch parallel laufen. Der eine ist die eigene Roadmap. Der andere kommt von den ersten Kunden: Wer wechselt, merkt an konkreten Stellen, dass hier eine Checkbox, dort ein Flag und da eine Funktion fehlt, die im alten System selbstverständlich war. Das lässt sich vorher nicht ahnen — man weiß nicht, welche Funktionen ein Büro über die Jahre wirklich genutzt hat. Also wird nachgeliefert, so schnell es geht. Silab bedankt sich im Gespräch ausdrücklich bei diesen Kunden: für den Mut, früh zu wechseln, und für die Geduld, Lücken zu melden statt sie stillschweigend hinzunehmen.

Was sich am meisten verändert hat

Aus meiner Sicht ist der größte Sprung seit Juni der KI-Assistent mit den dahinter geschalteten Agenten. Ein Beispiel, das man in jeder Präsentation sofort spürt: das Sprachdiktat. Zum Start wurde das Diktat aufgenommen und das Transkript erst danach angezeigt — man musste hinterher prüfen, ob alles richtig angekommen ist. Heute läuft die Transkription in Echtzeit, und weil sie den CRM-Kontext kennt, werden Namen, Unternehmen und Objekte beim Sprechen direkt gefunden. Mehrere Aufgaben, in einem Rutsch eingesprochen, werden anschließend parallel abgearbeitet.

Christoph bringt ein Beispiel aus seiner eigenen Maklerzeit mit. Vor einer Besichtigung hat er stundenlang Protokolle von Eigentümerversammlungen durchgearbeitet und parallel in einem Word-Dokument festgehalten, was einen Kaufinteressenten interessieren könnte — Rücklagen, Beschlüsse, anstehende Maßnahmen. Ausgedruckt, mitgenommen, abgehakt. Heute hat er sich dafür einen eigenen Agenten gebaut: mit Anweisungen, nach welchen Kriterien er solche Protokolle lesen soll. Der Agent arbeitet im Hintergrund, während Christoph eine E-Mail schreibt, meldet sich, wenn er fertig ist — und das Ergebnis wandert als Notiz ans Objekt.

Das zweite Feld sind Auswertungen. Aus meiner Beratungszeit kenne ich das Muster: Für Maklerorganisationen mit Neubauprojekten oder Mietarealen musste ich im CRM extrem viel konfigurieren — und habe trotzdem nur 60 bis 70 Prozent der Anforderungen abgedeckt. Heute analysiert der Assistent verbundene, hierarchische Objekte, liefert das Ergebnis als Excel-Auswertung oder als interaktiven HTML-Bericht, den man im Team teilen kann. Und in die andere Richtung legt er Objekte aus einer Excel-Datei an oder aktualisiert sie. Was mit dem CRM möglich ist, verschiebt sich damit — direkt für den Anwender, ohne Administrator oder Berater.

„Das könnte jeder auch selbst" — Silab dämpft

An dieser Stelle bremst Silab die Euphorie, und zwar mit Absicht. Nichts davon sei Magie: Die größte Arbeit der letzten Monate sei der Ausbau der Schnittstelle. Wer einen eigenen Coding-Agenten hat, könnte dieselben Auswertungen auch außerhalb von propgen bauen — mit genauso guten Ergebnissen. Der Unterschied liegt woanders: Die meisten Anwender haben so einen Agenten nicht, kennen ihn nicht oder wollen nicht noch drei Produkte dazu buchen, API-Keys hinterlegen und die Datenschutzfragen selbst klären. Bei propgen ist das alles integriert, ohne separat anzubindende Drittanwendung: einloggen, und es funktioniert. Und es nimmt Schritte vorweg, auf die viele von selbst nicht gekommen wären — man sagt etwas, und zurück kommt ein fertiger Bericht.

Genau das macht die Sache für uns aber auch teuer. Läuft die KI außerhalb des CRM, trägt der Kunde die Token-Kosten. Läuft sie innen, tragen wir sie. Jede Funktion ist deshalb eine Abwägung: Ein günstiges Modell spart Kosten, liefert aber schlechtere Ergebnisse. Ein starkes Modell liefert das Ergebnis, das wir wollen, und kostet ein Vielfaches. Silabs Antwort darauf ist eindeutig.

Für Anwender, die lieber von außen automatisieren, hat Silab eine klare Ansage: Eine MCP-Schnittstelle plant er nicht. Stattdessen soll das Kommandozeilen-Werkzeug, das wir intern schon nutzen, in absehbarer Zeit auch extern verfügbar werden — weil Kommandozeilen die native Sprache heutiger Agenten sind. Für den Nutzer macht das keinen Unterschied, sagt er, er sagt seinem Agenten einfach, welches Werkzeug er benutzen soll. Christoph ergänzt die Praxissicht: Die allermeisten wollen ohnehin in einem Produkt bleiben und alles aus dem CRM heraus bedienen.

„Hast Du das schon mal den Assistenten gefragt?"

Eine Beobachtung, die Christoph in fast jedem Onboarding macht: Anwender schicken ihm per E-Mail Bedienfragen — wie lege ich ein Objekt an, wie baue ich eine Arbeitsliste. Seine Rückfrage ist inzwischen immer dieselbe: Hast Du das schon mal den Assistenten gefragt? Der kennt jeden internen Hilfeartikel, die eigenen Daten und die eigenen Einstellungen — und lernt bei jedem Release die neuen Funktionen dazu. Der Aha-Effekt, sagt Christoph, sei jedes Mal derselbe: Ach, das kann der ja auch.

Silab erklärt das Zögern mit Erfahrung: Viele Anwender sind gebrannte Kinder, was Support angeht, und trauen einem Assistenten erst einmal wenig zu. Das passt zu dem, was wir in den drei Monaten insgesamt sehen. Die meisten nutzen propgen zunächst wie ein klassisches CRM — klicken, tippen, suchen. Wer sich aber einmal traut, nutzt den Assistenten immer öfter und für immer mehr Aufgaben, stößt dabei an Grenzen und gibt Feedback. Das ist gut, erzeugt aber auch eine Welle, die ein kleines Team erst einmal bewältigen muss. Früher blieb solche Frustration beim Kunden hängen, weil niemand da war, sie aufzunehmen. Heute kommt sie an — alle auf einmal.

Warum Christoph gewechselt ist — und was er in Gesprächen hört

Christoph kennt zwei andere große Makler-CRMs von innen und beschreibt sich selbst als jemanden, der schon immer die eigenen Prozesse automatisieren wollte. Er habe gespürt, dass hier etwas gebaut wird, was der Markt will — auch wenn längst nicht alle bereit sind, es aktiv zu nutzen. Genau das sieht er als seine Aufgabe: Wenn ein Kunde im Onboarding fragt, wie man einen Kontakt anlegt, zeigt er den manuellen Weg — und dann den, der ihn eigentlich interessiert: PDF hochladen, der Agent macht den Rest.

Dass ein drei Monate altes Unternehmen noch nicht jeden Prozess durchdacht hat, erlebt er täglich. Seine Lieblingsszene: Eine Kundin sagt am Ende der Demo, propgen wolle sie haben, wo sie unterschreiben könne — und Christoph legt auf und stellt fest, dass es noch keinen abgestimmten Weg für Bestellung und Bestätigung gab, während ich im Urlaub war. Inzwischen gibt es ihn. Solche Prozesse zu formen, sagt er, sei genau das, was ihm an dieser Phase Spaß macht — bei uns wie bei den Kunden, die mit einer Idee ins Gespräch kommen und mit einem anderen, besseren Weg wieder herausgehen.

Beim Thema CRM-Wechsel ist seine Erfahrung eindeutig: Migration bedeutet immer Stress, egal von welchem System zu welchem. Sind am ersten Tag alle Daten da? Sind alle Nachweise hinterlegt? Was ihn bei propgen beruhigt, ist, was im Hintergrund automatisch läuft, wenn die Systeme per API verbunden sind — und dass die Daten vollständig ankommen. Für die Dinge, die Makler ohnehin gern selbst in die Hand nehmen, gibt es den Assistenten: den alten Textbaustein hineingeben, Variablen prüfen lassen, anpassen, als neuen Baustein anlegen.

Ich habe nachgefragt, wie oft Wechsler eigentlich frisch anfangen wollen, statt alte Pipelines und Abläufe mitzunehmen. Silab ist da ehrlich: Das weiße Blatt wäre ihm am liebsten — Kontakte, Objekte und E-Mails importieren, den Rest neu denken, alle Vorteile sofort nutzen. In der Praxis ist es die Ausnahme, weil jedes Büro eine Historie hat und über Jahre eingeübte Routinen, die es weiter nutzen will. Deshalb muss beides gehen: alles importieren können, und trotzdem den Blick öffnen für das, was heute anders möglich ist.

Mit derselben Truppe mehr schaffen

Was mich in den Gesprächen der letzten Monate am meisten überrascht hat: Kaum jemand fragt nach KI, um Personal einzusparen. Die Frage ist fast immer die umgekehrte. Ich finde in meiner Region niemanden, der mir hilft, das Büro auszubauen — wie schaffe ich mit demselben Team mehr Geschäft? Silab erklärt, warum das auch für uns die zentrale Frage ist. Wer jemanden einstellt, um produktiver zu werden, ist erst einmal drei bis sechs Monate weniger produktiv, weil die Einarbeitung Zeit kostet. Und bis die Person eingearbeitet ist, braucht man schon die nächste.

Die Konsequenz: propgen muss nicht nur ein KI-natives Produkt sein, sondern auch als Unternehmen so arbeiten. Wenn ein Kunde wechselt und seine Word-Vorlagen, Landingpages und Textbausteine auf propgen umgestellt werden müssen, war das bis vor kurzem Handarbeit — Variablen suchen, kopieren, testen. Heute läuft ein guter Teil davon über die eigene Schnittstelle und Agenten, die parallel arbeiten und im jeweiligen Kundensystem prüfen. Wie das im Detail funktioniert, habe ich in „Der Administrator ist ein Agent" beschrieben. In der Praxis hat uns das gerade bei einem größeren Kunden geholfen, der mit einem ganzen Arsenal an Landingpages für Wohnen, Gewerbe, Investment, Vermietung und Neubau sowie einem Stapel Briefvorlagen kam. Korrekturen wie ein Logo, das drei Pixel nach rechts muss, oder eine fehlende Variable sind heute in Minuten erledigt — und ein Projekt, das klassisch über viele Monate geplant würde, lässt sich deutlich verkürzen.

Silab merkt dazu trocken an, dass wir das Einstellungsproblem mit einem Trick umgangen haben: Christoph musste man nicht einarbeiten. Er war vom ersten Tag an produktiv, weil er das Geschäft und die Systeme kennt. Solche Griffe hat man aber nicht immer.

Sprich es rein

Ein Anwendungsfall, den Christoph in jedem Termin ans Herz legt, ist so klein wie wirksam. Zwischen zwei Besichtigungen bleiben fünf Minuten. Statt sich alles zu merken oder auf einen Zettel zu schreiben, der am nächsten Morgen ins CRM getippt wird, spricht man es ins Mikrofon: Die Interessentin will noch einmal besichtigen, Termin anlegen, Wiedervorlage wegen Energieausweis und Nebenkostenabrechnung, Besichtigungsnotiz dazu. Vier Aufgaben, in einer Minute erledigt, im Hintergrund. Christoph selbst schreibt seit anderthalb Jahren kaum noch E-Mails am Stück — er spricht zwei Minuten, bekommt eine saubere Seite, kontrolliert und schickt sie ab. Auch die Mails an propgen-Kunden entstehen so, direkt aus propgen heraus.

Für den Makler ist das gleich dreifach gut. Die Dinge sind aus dem Kopf und im Backoffice angestoßen. Die Daten liegen im CRM statt im Gedächtnis eines Mitarbeiters, die Datenqualität steigt. Und der Kunde bekommt parallel eine E-Mail und erlebt, wie schnell sein Makler arbeitet — was er auf das ganze Unternehmen überträgt. Ich gebe im Gespräch zu, dass ich lange ein erklärter Gegner von WhatsApp-Sprachnachrichten war. Die Qualität der heutigen Sprachverarbeitung hat mich bekehrt: vom Sprachnachrichten-Hasser zum Sprachnachrichten-Produzenten.

Silabs Ausblick geht einen Schritt weiter, und er markiert ihn deutlich als Ausblick: Der Assistent soll irgendwann auch zurücksprechen — mit einer angenehmen Stimme bestätigen, was er angelegt hat, nachfragen, wenn ein Termin kollidiert. Hands-free zwischen zwei Terminen im Auto. Technisch ist das heute schon möglich, aber das Erlebnis wäre noch nicht gut genug, vor allem auf Deutsch; sobald der Sprung geschafft ist, sind wir dabei. Seine zweite Vision: die Sprachnachricht per WhatsApp an den propgen-Agenten schicken, wenn das CRM gerade nicht offen ist. Beide Bausteine gibt es bereits — ein WhatsApp-Prototyp aus dem letzten Jahr und das eigene CRM. Zusammengeführt sind sie noch nicht.

Wohin die Reise geht

Silabs Bild von der Zukunft hat sich seit der Launch-Folge nicht geändert, nur der Zeitpunkt: Das CRM, wie wir es kennen, soll immer weiter in den Hintergrund rücken, Sprache und Agent nach vorn. Der Assistent soll alles können, was man manuell kann — und mehr. Sein Beispiel: Statt einen Import-Dialog mit Feld-Mapping zu bauen, gibt man die Excel-Datei dem Agenten. Der hat im Hintergrund einen eigenen Coding-Agenten, liest die Datei, meldet, welche Felder er gefunden hat, fragt nach dem Mapping und erledigt es. So verschwinden nach und nach Funktionen aus der klassischen Oberfläche und tauchen mächtiger im Agenten wieder auf.

Letztes Jahr, sagt Silab, wäre der Markt dafür nicht bereit gewesen. Heute sieht er die Bereitschaft von Tag zu Tag wachsen, auch weil inzwischen jeder Anbieter Agenten oder Schnittstellen dafür anbietet. Und trotzdem stünden wir erst am Anfang.

Ich wollte wissen, woran man diesen Vorsprung konkret festmacht. Silabs Antwort: Parallelisierung. Der erste Schritt eines Anwenders ist, mit einem Agenten eins zu eins zu arbeiten und sich zu freuen, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Der nächste ist, während der eine antwortet, einen zweiten Chat zu starten. Dann zu merken, dass nicht jedes Modell alles gleich gut kann. Und irgendwann laufen bei einem Entwickler zehn Kopien derselben Anwendung in der Cloud, testen eine Funktion aus zehn Blickwinkeln und liefern Berichte, Videos und Screenshots als Beleg — man reviewt nur noch. Genau das habe ich am Aufnahmetag zum ersten Mal selbst erlebt: Für die neue Teilmarkt-Zuordnung hat sich der Agent selbstständig durch propgen navigiert und per Video belegt, dass die Funktion tut, was sie soll. Ich habe es angesehen und danach manuell abgenommen.

Christoph beschreibt, was das mit dem eigenen Arbeiten macht: Er sitzt nicht mehr vor dem Agenten und wartet, sondern hat mehrere Aufgaben parallel laufen — und muss sich als Mensch umso stärker konzentrieren, wo er gerade ist. Wenn ihm ein Agent den nächsten Schritt vorschlägt, antwortet er inzwischen: Überlege, wie Du diesen Schritt künftig allein machst, recherchiere, wenn Du es nicht weißt, und hol mich erst wieder ins Boot, wenn Du eine Lösung hast. Für Makler heißt das übersetzt: nicht dem Agenten beim Arbeiten zusehen, sondern den nächsten Tab öffnen und die nächste Aufgabe anfangen.

Wasser in den Wein: nicht deterministisch

Zum Schluss übernimmt Silab wieder die Rolle, die er im Gespräch mehrfach für sich beansprucht: nicht nur die Vision zeigen, sondern auch vor den Risiken warnen. Sprachmodelle und Agenten sind nicht deterministisch. Sie können falsche Aussagen produzieren, sich bei Preisen, Flächen oder Rundungen verrechnen — und der Anwender muss das prüfen, was die meisten nicht tun. Für uns heißt das: Wir können nicht einfach jedes Modell nehmen und seine Antwort für richtig erklären. Der größte Teil seiner Zeit, sagt Silab, gehe darauf, dass die Antworten so korrekt wie nur möglich sind. Und es ist der Grund, warum die Modellwahl keine reine Kostenfrage sein darf.

Sein Appell richtet sich ausdrücklich an die ganze Branche, an alle, die jetzt Agenten und Schnittstellen bauen: Es reicht nicht, dass ein Agent etwas kann. Man muss messen, ob er es richtig macht. Ein Bericht, den ein externer Agent aus CRM-Daten zusammenstellt, kann Fehler enthalten — und wer prüft das? Ich ergänze aus meiner eigenen Praxis das Vier-Augen-Prinzip mit zwei Modellen: das eine erstellt, das andere prüft, und nicht selten findet das zweite einen echten Rechenfehler. Am Ende bleibt die Verantwortung ohnehin beim Makler, dessen Name auf dem Exposé steht. Innerhalb des CRM haben wir als Anbieter mehr Kontrolle über die Qualität — und damit auch mehr Verantwortung.

Zwei Dinge ohne KI

Auf meine Abschlussfrage, was wir vergessen haben, greift Christoph bewusst zwei Bereiche heraus, die mit KI nichts zu tun haben. Erstens die Automatisierungen: Wenn ein Büro seinen typischen Ablauf einmal mit uns als Workflow baut, ploppt die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit auf, ohne dass jemand daran denken muss — und alle Automatisierungen liegen an einer Stelle statt über das System verstreut. Zweitens die Datenräume: Wie oft hat er gehört, jemand wolle sich einen Notarfragebogen als Briefvorlage bauen. Bei propgen geht der Datenraum mit vorausgefüllten Daten per E-Mail an Käufer- und Verkäuferseite, beide ergänzen, laden hoch, unterschreiben — und die Daten kommen gepflegt zurück in den Datensatz, bereit für den Notar. Manuelles Zusammentragen, sagt er, findet nicht mehr statt.

Schnellfragerunde

Excel — Freund oder Feind? Silab hat es nie beherrscht und beneidet die, die darin die besten Dinge bauen. Christoph bekommt schon beim Wort einen dicken Hals und schickt alles an seinen Agenten. Ich bin der Einzige am Tisch, der Excel verteidigt. Wer auf WhatsApp schneller antwortet? Tagsüber ich, sagt Christoph — aber wenn er um 23 Uhr aus der Sauna eine Idee schickt, antwortet Silab. Und Bootstrap oder Investor? Die Antwort ist nach drei Monaten dieselbe wie am ersten Tag: Bootstrap. Mit dem Zusatz, dass wir uns die erste Einstellung aus laufenden Einnahmen leisten konnten — und hoffen, dass es bald mehr werden.

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Das ganze Gespräch — rund 85 Minuten, inklusive Christophs Schnellfragerunde über Beachvolleyball, Sauna und die Frage, wofür er auf einer Baustelle zu gebrauchen wäre — gibt es auf Spotify und überall, wo es den ImmoKaiser-Podcast gibt. Wer sehen will, wie sich das im Produkt anfühlt: Der KI-Assistent ist der beste Einstieg, und über die Kontaktseite meldet sich einer von uns dreien persönlich.