Notizen als CSV exportieren
Notizen lassen sich jetzt gefiltert als CSV exportieren: Exportiert wird die aktuell gefilterte Liste, wahlweise mit den Ansichtsspalten, allen Feldern oder einer gespeicherten Feldauswahl-Vorlage — auf Wunsch mit zusätzlichen ID-Spalten für Verknüpfungen. Leserechte auf eigenen Feldern greifen durchgängig in Ansicht, Suche und Export, sodass geschützte Werte auch in der Datei geschützt bleiben.
- Notizen gefiltert als CSV exportieren — exportiert wird die aktuell gefilterte Liste
- Drei Spaltenmodi: Ansichtsspalten, alle Felder oder eine gespeicherte Vorlage
- Feldauswahl unter einem Namen als Vorlage sichern und wiederverwenden
- Optionale ID-Spalten bei Verknüpfungen für die Weiterverarbeitung in anderen Systemen
- Leserechte auf eigenen Feldern greifen durchgängig in Ansicht, Suche und Export
- Archivierte Notizen sind im Export nicht enthalten — erledigte Vorgänge lassen sich archivieren statt löschen
Seit Notizen sich mit eigenen Feldern strukturieren lassen, entsteht darin ein echter Datenbestand — Transaktionsmeldungen, Gesprächsergebnisse, Marktbeobachtungen. Was fehlte, war der Weg nach draußen. Ab sofort lassen sich Notizen gefiltert als CSV exportieren — mit wählbarem Spaltenumfang, wiederverwendbaren Vorlagen und Leserechten, die auch in der Datei gelten.
Exportiert wird, was die Liste zeigt
Über „CSV exportieren" in der Notizenliste öffnet sich der Export-Dialog. Grundregel: Exportiert wird die aktuell gefilterte Liste — was Du vorher über Suche, Filter und gespeicherte Sichten eingegrenzt hast, steht auch in der Datei. Kein zweiter Filtersatz im Export, keine Datei mit 4.000 Zeilen, von denen 40 gemeint waren.
Drei Spaltenmodi — und eine Vorlage
Beim Spaltenumfang hast Du die Wahl zwischen Ansichtsspalten, Alle Felder und einer gespeicherten Vorlage. Eine Feldauswahl, die Du öfter brauchst, sicherst Du unter einem Namen und rufst sie beim nächsten Mal in einem Klick wieder auf — der Quartalsbericht ist damit reproduzierbar statt jedes Mal neu zusammengeklickt.
Genau die Spalten, die Du gerade in der Tabelle siehst — die Datei sieht aus wie der Bildschirm.
Der vollständige Datensatz inklusive aller eigenen Felder — für Analysen, die mehr brauchen als die Arbeitssicht.
Eine einmal gespeicherte Feldauswahl wieder aufrufen — der Monatsreport hat jeden Monat dieselben Spalten.
Für die Weiterverarbeitung gibt es zusätzlich die Option „Bei Verknüpfungen zusätzliche ID-Spalten ausgeben". Damit steht neben dem Klarnamen eines verknüpften Kontakts, Unternehmens oder Objekts auch dessen technische ID in der Datei — die Voraussetzung dafür, den Export in einem anderen System sauber zuzuordnen oder ihn später über die Public API weiterzuverarbeiten. Wer die Datei nur in Excel ansieht, lässt die Option einfach aus.
Eine Regel gilt dabei unabhängig vom Filter: Archivierte Notizen sind im Export nicht enthalten. Erledigte Vorgänge lassen sich archivieren statt löschen — sie verschwinden aus der Arbeitsliste, bleiben über „Archivierte einbeziehen" sichtbar und halten die Auswertung frei von Altlasten.
Leserechte gelten überall — auch im Export
Ein Export ist der Moment, in dem Rechte sonst gern unterlaufen werden: In der Maske ist ein Feld ausgeblendet, in der CSV steht es trotzdem. In propgen nicht. Die Leserechte eines eigenen Feldes wirken durchgängig — in der Ansicht, in der Suche und im Export. Wer keine Berechtigung hat, sieht das Feld nicht, findet es nicht über einen Suchtreffer und bekommt es auch nicht als Spalte in die Datei.
Das Feld erscheint nicht in Liste und Detailmaske
Der Wert taucht in keinem Treffer auf
Die Spalte fehlt in der CSV-Datei
Praktisch heißt das: Ein vertraulicher Wert — ein verhandelter Preis, eine interne Einschätzung — kann in derselben Notiz stehen wie die Angaben, die das ganze Team braucht. Die Notiz bleibt für alle nutzbar, der geschützte Teil verlässt den berechtigten Kreis nicht. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Exporte im Alltag überhaupt breit erlaubt sein können.
Wofür das im Alltag gebraucht wird
- Marktauswertungen — gefilterte Transaktionsmeldungen als Datei, um Mieten pro Quadratmeter oder Flächenumsätze in der Tabellenkalkulation weiterzurechnen
- Berichte — eine gespeicherte Vorlage sorgt dafür, dass der Bericht jedes Mal gleich aussieht
- Übergabe an Dritte — Projektbeteiligte bekommen genau die Spalten, die sie brauchen, und keine geschützten Felder
- Datenpflege — der Export mit ID-Spalten zeigt Lücken im Bestand und lässt sich als Arbeitsliste für die Nachpflege verwenden
Verfügbarkeit
Der CSV-Export und das Archivieren von Notizen stehen ab sofort in der Notizenliste zur Verfügung. Für den Export gelten dieselben Berechtigungen wie für die Ansicht: Wer ein Feld nicht sehen darf, exportiert es auch nicht.
Verwandte Releases: Notizen mit eigenen Feldern als Grundlage der exportierbaren Struktur, die Rollen und Rechte hinter den Leserechten, die Public API für den programmatischen Weg und der DSGVO-Löschmechanismus für alles, was wirklich verschwinden soll.
Mehr zum Aufbau der Daten in propgen findest Du im Datenmodell oder im Funktionsüberblick.