Word-Vorlagen direkt als PDF generieren: Format beim Erstellen wählen
Exposé, Anschreiben oder Datenblatt aus einer Word-Vorlage sollen als PDF raus? Im Dialog „Dokument generieren“ wählst Du jetzt unter „Format“ zwischen DOCX und PDF. Die PDF entsteht direkt aus derselben Vorlage, ohne Umweg über Word, und liegt danach wie gewohnt als Dokument-Aktivität am Datensatz.
- Neue Auswahl „Format“ im Dialog „Dokument generieren“: DOCX oder PDF, vorausgewählt ist DOCX
- Die PDF entsteht direkt aus derselben Word-Vorlage, die Vorlage selbst bleibt unverändert
- Erstellung im Hintergrund, der Download startet automatisch
- Die Datei liegt als Dokument-Aktivität am zugewiesenen Datensatz
- Beide Formate: einfach zweimal generieren
- PDF-Vorlagen werden wie bisher immer als PDF ausgegeben
Aus einer Word-Vorlage entstand bisher eine Word-Datei. Wer das Exposé oder Anschreiben als PDF verschicken wollte, musste sie erst in Word öffnen und exportieren. Jetzt wählst Du das Format direkt beim Generieren.
So funktioniert es
Im Dialog „Dokument generieren“ gibt es bei Word-Vorlagen die neue Auswahl „Format“. Vorausgewählt ist DOCX.
- DOCX liefert wie bisher eine bearbeitbare Word-Datei, etwa wenn Du vor dem Versand noch etwas von Hand anpassen willst.
- PDF liefert eine fertige PDF-Datei, direkt aus derselben Vorlage erzeugt. Die Vorlage selbst bleibt unverändert, beim nächsten Mal kannst Du wieder DOCX wählen.
- Beide Formate bekommst Du, indem Du zweimal generierst, einmal je Format. Die PDF-Auswahl erzeugt keine zusätzliche DOCX-Datei.
Wo die Datei landet
- Nach „Generieren“ läuft die Erstellung im Hintergrund, der Download startet automatisch.
- Außerdem liegt die Datei als Dokument-Aktivität unter „Aktivitäten“ am zugewiesenen Datensatz, also dort, wo Kollegen sie später wiederfinden.
Auch per KI-Assistent
Statt über den Dialog kannst Du Vorlagen auch vom KI-Assistenten befüllen lassen, direkt im CRM. Er erstellt die Datei als Word-Dokument oder PDF und legt sie auf Wunsch an der Immobilie, am Kontakt oder am Unternehmen ab.
Gut zu wissen
- Die PDF wird von propgen erzeugt, nicht von Microsoft Word. Abstände oder Zeilenumbrüche können deshalb leicht von der Word-Ansicht abweichen, und Schriften, die propgen nicht kennt, werden durch ähnliche ersetzt. Bei Vorlagen mit Hausschrift lohnt ein Blick in die erste PDF.
- PDF-Vorlagen haben keine Formatwahl, sie werden wie bisher immer als PDF ausgegeben.
Was Word-Vorlagen sonst können, etwa Betreuer-vCard als QR-Code, Langtexte und passgenaue Bilder oder seitenfüllende Hintergrundbilder, gilt für beide Formate.