Der Agent füllt Deine Vorlagen: befüllte Word- und PDF-Dateien aus dem Original
Der Agent liest Original-Dokumentvorlagen und erstellt daraus befüllte Word- und PDF-Dateien. Du nennst Vorlage, Inhalte, Quelldaten und Ausgabeformat — er stellt die fertige Datei im Hintergrund bereit. Eine gespeicherte propgen-Vorlage braucht es dafür nicht; für eingerichtete Briefvorlagen bleibt „Dokument generieren“ am Datensatz der direkte Weg.
- Der Agent nutzt eine Word- oder PDF-Vorlage als Ausgangspunkt und erstellt daraus ein befülltes Dokument
- Auftrag mit Vorlage, gewünschten Inhalten, Quelldaten und Ausgabeformat — die Datei entsteht im Hintergrund
- Keine gespeicherte propgen-Vorlage nötig; für das bestehende Firmenlayout die passende Vorlage mitgeben
- Die fertige Datei erscheint im Chat zum Herunterladen; Ablage an Kontakt, Unternehmen oder Objekt nur auf ausdrücklichen Auftrag
- „Dokument generieren“ bleibt der direkte Weg für eingerichtete DOCX- und PDF-Briefvorlagen am Datensatz
Reservierungsvereinbarung, Objektdatenblatt, Anschreiben an den Eigentümer: Viele Unterlagen haben im Büro längst eine feste Form — als Word-Datei oder als PDF-Vordruck. Jetzt kann der Agent genau diese Originale als Ausgangspunkt nehmen. Er liest die Vorlage, befüllt sie und stellt das Ergebnis als Word- oder PDF-Datei bereit — im Hintergrund, während Du weiterarbeitest.
Nimm diese Vorlage und befülle sie für Max Mustermann und die Immobilie Musterstraße 12 in Köln: Kaufpreis und Objektdaten aus der Immobilie, Anschrift aus dem Kontakt, Reservierung bis 31.10.2026. Bitte als PDF. Lege das Ergebnis an der Immobilie Musterstraße 12 ab.
Fertig. Die Vorlage ist mit den Daten aus Kontakt und Immobilie befüllt, die Reservierungsfrist ist eingetragen. Wie beauftragt habe ich die Datei an der Immobilie Musterstraße 12 abgelegt.
So formulierst Du den Auftrag
Je klarer der Auftrag, desto passender das Dokument. Nenne dem Agenten:
- Die Vorlage. Eine Word- oder PDF-Datei, die Du im Chat mitgibst. Soll das Dokument im bestehenden Firmenlayout erscheinen, ist das die passende Vorlage dafür.
- Die gewünschten Inhalte. Was hinein soll — etwa Kaufpreis, Anschrift, eine Frist oder ein Absatz, der für diesen Fall gilt.
- Die Quelldaten. Woher die Angaben kommen: aus einem Kontakt, einem Unternehmen, einer Immobilie oder einem Text, den Du dazugibst.
- Das Ausgabeformat. Word, wenn noch jemand daran weiterarbeitet; PDF, wenn es so rausgehen soll.
- Den Datensatz für die Ablage — falls gewünscht. Die fertige Datei erscheint im Chat zum Herunterladen. Soll sie zusätzlich bei einem Kontakt, Unternehmen oder Objekt liegen, nenne diesen Datensatz ausdrücklich.
Zwei Wege zum befüllten Dokument
Neben dem Agenten gibt es weiterhin „Dokument generieren“ für Briefvorlagen, die in propgen eingerichtet sind. Beide Wege haben ihren Platz:
- Vorlage und Inhalte vorgeben, Word oder PDF anfordern
- Gespeicherte propgen-Vorlage nicht zwingend nötig
- Für das Firmenlayout die passende Vorlage mitgeben
- Datei erscheint im Chat zum Herunterladen
- Ablage am Datensatz nur auf ausdrücklichen Auftrag
- Für eingerichtete DOCX- oder PDF-Briefvorlagen
- Start direkt am Kontakt, Unternehmen oder Objekt
- Nutzt die Vorlage und die gewählten CRM-Zuweisungen bzw. Merge-Felder
- DOCX-Vorlagen werden auf benötigte Zuweisungen und ungültige Befehle geprüft
- Bei PDF-Vorlagen entfällt diese DOCX-Prüfung
Faustregel: Wiederkehrende Dokumente mit fester Vorlage und sauberen Merge-Feldern erzeugst Du über „Dokument generieren“ direkt am Datensatz. Für alles, was einmalig ist, aus einem fremden Original kommt oder Inhalte braucht, die nicht in einem Feld stehen, ist der Agent der schnellere Weg.
Wichtig zu wissen
- Zwei getrennte Abläufe. Die Erstellung durch den Agenten und die Vorlagengenerierung in propgen laufen unabhängig voneinander. Was Du dem Agenten mitgibst, wird dadurch nicht zur eingerichteten propgen-Vorlage.
- Erzeugt heißt nicht abgelegt. Eine erzeugte Datei ist nicht automatisch am Datensatz gespeichert und auch nicht in einer Buchhaltung verbucht — erstellt der Agent etwa eine Rechnung, ist sie damit noch nicht gebucht.
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