Zugriff durch Zuweisung: Aufgaben und Notizen über Teamgrenzen hinweg teilen
Manchmal soll eine andere Abteilung an einer Aufgabe mitarbeiten, ohne dass gleich alles Teaminterne für das ganze Unternehmen sichtbar wird. Dafür gibt es jetzt den Zugriff durch Zuweisung: Aufgaben und Notizen lassen sich Nutzern und Teams auch außerhalb des eigenen Teams zuweisen, und die Zuweisung gibt ihnen automatisch Lesen und Bearbeiten für genau diesen Vorgang. Verknüpfte Kontakte, Unternehmen und Immobilien bleiben dabei zu, und der Zugriff lässt sich gezielt wieder entziehen.
- Aufgaben und Notizen lassen sich allen Teams zuweisen, nicht nur den eigenen, und Nutzern außerhalb des eigenen Teams
- Die Zuweisung gibt der Person oder den aktuellen Teammitgliedern Lesen und Bearbeiten für genau diesen Vorgang, mit Verlauf, Suche und Anhängen
- Das passende Rollenrecht bleibt Voraussetzung, etwa tasks.view und tasks.manage
- Verknüpfte Kontakte, Unternehmen und Immobilien öffnet die Zuweisung nicht; Hinweis, wenn Zugewiesene sie nicht sehen
- Benachrichtigungen kommen auch ohne Zugriff auf verknüpfte Datensätze an
- Der Zugriff bleibt nach Erledigen oder Entfernen der Zuweisung bestehen und lässt sich unter „Zugriff verwalten“ gezielt entziehen; andere Freigaben bleiben
- „Nur mir zugewiesene“ zeigt auch Team-Zuweisungen
Nicht alles aus der Vermietung gehört ins Backoffice und nicht alles aus dem Backoffice in den Vertrieb. Dafür gibt es Teams und Zugriffsrechte. Manchmal aber soll eine andere Abteilung an einer Sache mitarbeiten, ohne dass man dafür alles Teaminterne mit dem gesamten Unternehmen teilen muss.
Dafür gibt es jetzt den Zugriff durch Zuweisung. Aufgaben und Notizen lassen sich Nutzern und Teams auch außerhalb des eigenen Teams zuweisen. Die Zuweisung gibt der zugewiesenen Person, oder den aktuellen Mitgliedern eines zugewiesenen Teams, automatisch Lesen und Bearbeiten für genau diesen Vorgang.
Zuweisen über Teamgrenzen hinweg
- Alle Teams und Nutzer auswählbar. Im Zuweisen-Bereich lassen sich Nutzer und Teams auch außerhalb des eigenen Teams suchen. Aufgaben und Notizen können allen Teams zugewiesen werden, nicht nur den eigenen.
- Auch ohne Zugriff auf den verknüpften Datensatz. Ein Team lässt sich zuweisen, selbst wenn es den verknüpften Kontakt oder die verknüpfte Immobilie nicht sehen darf.
Die Zuweisung öffnet den Vorgang, nicht mehr
Wer zugewiesen ist, kann die Aufgabe oder Notiz lesen und bearbeiten, samt Verlauf, Suche und Anhängen. Verknüpfte Kontakte, Unternehmen und Immobilien öffnet die Zuweisung nicht automatisch. Dafür ist ein eigener Zugriff nach den Zugriffsrechten nötig.
- Lesen und Bearbeiten der Aufgabe (mit Rollenrecht)
- Verlauf, Suche und Anhänge
- Benachrichtigungen
- Verknüpfter Kontakt
- Verknüpftes Unternehmen
- Verknüpfte Immobilie
- Das Rollenrecht bleibt Voraussetzung. Die Zuweisung ersetzt nicht die Rolle: Wer Aufgaben lesen und bearbeiten soll, braucht weiterhin das passende Rollenrecht, etwa
tasks.viewundtasks.manage. - Hinweis bei verknüpften Datensätzen. Sehen Zugewiesene einen verknüpften Datensatz nicht, weisen die Zugriffsrechte darauf hin. So ist sichtbar, wo ein eigener Zugriff nötig ist.
- Benachrichtigungen kommen an. Zugewiesene erhalten Aufgaben-Benachrichtigungen auch dann, wenn sie keinen Zugriff auf die verknüpften Kontakte oder Immobilien haben.
Sichtbar und steuerbar unter „Zugriff verwalten“
- „Zugriff durch Zuweisung“ steht dabei. Die Zugriffsrechte einer Aufgabe oder Notiz zeigen, wer über eine Zuweisung Zugriff hat, getrennt von den übrigen Freigaben.
- Zugriff bleibt, bis man ihn entzieht. Wird die Aufgabe erledigt oder die Zuweisung entfernt, bleibt der Zugriff durch Zuweisung bestehen. Entziehen geht an der Aufgabe oder Notiz über das Aktionsmenü → Zugriff verwalten → „Zugriff durch Zuweisung entziehen“. Andere Zugriffsgründe, etwa eine separate Freigabe, bleiben dabei bestehen.
Im Alltag
- Der Filter „Nur mir zugewiesene“ zeigt auch Team-Zuweisungen.
- Teamzuweisungen bleiben beim Bearbeiten von Aufgaben erhalten.
Was sich gegenüber August ändert
Mit der Zuweisung an Teams im August hieß Zuweisen noch: zuständig sein. Sichtbar war ein Vorgang nur, wenn die Zugriffsrechte es ohnehin erlaubten. Jetzt gibt die Zuweisung bei Aufgaben und Notizen selbst Lesen und Bearbeiten, begrenzt auf genau diesen Vorgang und abhängig vom Rollenrecht.
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