Feld- und Abschnittsrechte: Wer welches Feld sehen und ändern darf, legst Du im Formular fest

Bisher galt ein Recht für den ganzen Datensatz: Wer ein Objekt sehen durfte, sah alles darauf, vom Kaufpreis bis zur vereinbarten Provision. Jetzt lässt sich darunter eine zweite Ebene einziehen. Für Kontakte, Unternehmen und Objekte bestimmst Du je Feld oder je Abschnitt, wer den Wert sehen und wer ihn ändern darf. Der Datensatz bleibt für das Team offen, nur die heiklen Angaben nicht.

So wirkt es

• Leserechte. Sie bestimmen, wer den Feldwert sehen darf. Wer nicht berechtigt ist, sieht das Feld nicht. Sind alle Felder eines Abschnitts verborgen, verschwindet auch der Abschnitt.
• Bearbeitungsrechte. Sie bestimmen, wer den Wert ändern darf. Ohne dieses Recht bleibt das Feld sichtbar, ist aber schreibgeschützt. Wer ein Feld nicht lesen darf, darf es auch nicht bearbeiten.
• Rollen, Teams und Personen. Für jedes Recht wählst Du Rollen, Teams oder einzelne Personen aus, auch gemischt. Administratoren sehen und bearbeiten die Felder immer.
• Abschnitt und Feld. Ein Recht am Abschnitt gilt für alle seine Felder, solange ein Feld keine eigene Regel hat. Eine eigene Feldregel hat Vorrang. So sicherst Du einen ganzen Abschnitt mit einem Handgriff ab und nimmst einzelne Felder davon aus.
• Nicht nur im Formular. Ein fehlendes Leserecht gilt überall, wo der Wert sonst auftauchen würde: in Listen, in der Suche, im Verlauf, in Vorlagen, beim Agent und über die API.

Einrichten

1. Öffne Einstellungen → Kontakte → Formular, Einstellungen → Unternehmen → Formular oder Einstellungen → Objekte → Formular & Felder → Formular-Builder.
2. Für einzelne Felder: „Formular anpassen“ öffnen und das Feld im Field Inspector bearbeiten. Für einen ganzen Abschnitt: dessen „Umbenennen“ öffnen.
3. Leserechte oder Bearbeitungsrechte aktivieren und Rollen, Teams oder Personen auswählen.
4. Änderungen übernehmen und unten „Änderungen speichern“ wählen.

Die Regeln stellen Administratoren ein.

Wofür das im Alltag hilft

• Konditionen bleiben bei denen, die sie verhandeln: Provisionssätze, Preisuntergrenzen des Eigentümers oder interne Bewertungsnotizen stehen in einem eigenen Abschnitt, den nur Geschäftsführung und zuständiges Team sehen. Das Objekt selbst bleibt für alle bearbeitbar, die es vermarkten.
• Datenpflege ohne Risiko: Werkstudent:innen oder Backoffice pflegen Kontakte und Objekte, sehen Kaufpreis oder Vertragsdaten aber nur schreibgeschützt. Geändert wird dort nur von denen, die dafür zuständig sind.

Was Du wissen solltest

• Name und Adresse bleiben auffindbar. Bei Feldern, die einen Datensatz benennen oder auffindbar machen, etwa Name und Adresse, lassen sich nur Bearbeitungsrechte setzen. Verknüpfungen, Merkmale und Status haben keine eigenen Feldrechte.
• Ergänzung, kein Ersatz. Feld- und Abschnittsregeln ersetzen nicht die Freigabe eines ganzen Datensatzes; die regelst Du wie bisher über Rollen und Rechte oder die Sichtbarkeit über Betreuer.
• Systemvorgänge laufen weiter. Importe, Automationen und andere Systemvorgänge schränken die Regeln nicht ein.
• Für Kontakte, Unternehmen und Objekte. Notizen und Mietverträge haben keine Feld- und Abschnittsrechte.

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