Notizen, Aufgaben und Telefonate an Teams zuweisen

Zuweisen hieß in propgen bisher: eine Notiz, eine Aufgabe oder ein Telefonat bekommt einen Namen. Das passt, solange eine bestimmte Person zuständig ist — und geht schief, sobald es die Gruppe ist. Der Rückruf gehört „der Vermietung", die fehlende Unterlage „dem Backoffice", die Freigabe „dem Marketing". Ab sofort lässt sich genau das auch so eintragen: Notizen, Aufgaben und Telefonate können Teams zugewiesen werden.

„Teams suchen" im Zuweisen-Bereich

Die Zuweisung läuft dort, wo sie schon immer lief: im Bereich „Nutzer, Objekte zuweisen…" rechts im Vorgang. Neben den bekannten Schaltern für Kontakte, Nutzer, Immobilien, Unternehmen und Projekte steht dort jetzt „Teams suchen". Ein Klick, der Anfang des Teamnamens genügt — und die Auswahlliste zeigt die Teams Deines Hauses samt Anzahl der Mitglieder, sodass klar ist, wie groß der Kreis ist, den Du gerade adressierst.

Team und Person schließen sich dabei nicht aus. Unter „Zugewiesen an" stehen beide nebeneinander — etwa das Team Vermietung für die laufende Bearbeitung und zusätzlich der Kollege, der den Vorgang aufgenommen hat und die Vorgeschichte kennt. Entfernen lässt sich jeder Eintrag einzeln oder alle auf einmal.

Notizen, Aufgaben und Telefonate — derselbe Mechanismus

Die Team-Zuweisung gibt es an allen drei Vorgangstypen, die im Tagesgeschäft die Arbeit verteilen: an der Notiz, an der Aufgabe und am Telefonat — inklusive der Telefonate, die über die Placetel-Anbindung oder die Telefon-KI automatisch als Aktivität entstehen. Damit gilt für alle dieselbe Logik, statt dass jeder Vorgangstyp seine eigene Zuständigkeits-Konvention hat.

Warum das im Maklerbüro einen Unterschied macht

• Kein Vorgang hängt an einer Abwesenheit — Urlaub, Krankheit, Termin außer Haus: Was dem Team gehört, bleibt sichtbar für alle, die es übernehmen können.
• Zuständigkeit ohne Vorab-Entscheidung — wer eine Aufgabe erfasst, muss nicht wissen, wer sie am Ende macht. Die Gruppe reicht als Adressat.
• Übergaben ohne Umtragen — wächst das Büro oder ändert sich der Zuschnitt, ändert sich die Team-Mitgliedschaft. Die Vorgänge selbst bleiben, wie sie sind.
• Dieselben Teams wie im Rechtemodell — zugewiesen wird an die Teams, die Ihr in Rollen und Rechten ohnehin pflegt. Kein zweiter Satz Gruppen, der nebenher gepflegt werden will.

Auch über die Public API

Die Team-Zuweisung ist nicht auf die Oberfläche beschränkt: Aufgaben lassen sich über die Public API direkt einem Team zuweisen — beim Anlegen genauso wie beim Aktualisieren einer bestehenden Aufgabe. Die dafür nötigen Team-IDs liefert der Lookup GET /lookups/teams, sodass ein anbindendes System nicht mit Teamnamen als Freitext arbeiten muss.

{
  "data": [
    { "id": 12, "name": "Vermietung" },
    { "id": 18, "name": "Backoffice" }
  ],
  "meta": { "total": 2, "type": "teams" }
}

Praktisch wird das überall dort, wo Aufgaben nicht von Hand entstehen: Ein Portal- oder Website-Formular erzeugt eine Aufgabe für das Team Vermietung, ein Buchhaltungssystem legt die Belegprüfung beim Backoffice an, ein nächtlicher Abgleich verteilt Wiedervorlagen auf die zuständigen Gruppen. In allen Fällen muss die anbindende Seite nicht wissen, welcher Mensch gerade zuständig ist — nur, welches Team es ist.

• Stabiler als Personenzuweisung — eine Integration, die auf eine Team-ID schreibt, muss nicht angefasst werden, wenn Kollegen wechseln.

Zuständigkeit ist nicht dasselbe wie Berechtigung

Ein Team taucht in propgen jetzt an zwei Stellen auf, die man auseinanderhalten sollte. In den Zugriffsrechten entscheidet das Team, wer einen Datensatz sehen und ändern darf. Bei der Zuweisung entscheidet es, wer sich darum kümmern soll. Beides nutzt dieselbe Team-Struktur, meint aber Verschiedenes: Die Zuweisung an das Team Vermietung macht einen Vorgang nicht sichtbarer, als er es nach dem Rechtemodell ohnehin ist — sie sagt nur, wo er auf den Tisch gehört.

Verfügbarkeit

Die Team-Zuweisung steht ab sofort in Notizen, Aufgaben und Telefonaten zur Verfügung — ohne Einrichtung, sobald in den Einstellungen Teams angelegt sind. Bestehende Zuweisungen an einzelne Personen bleiben unverändert; wer weiter namentlich zuweisen will, arbeitet wie bisher.

Verwandte Releases: Rollen und Rechte als Grundlage der Team-Struktur, Aufgaben und strukturierte Notizen als die beiden Vorgangstypen dahinter, die Placetel-Telefonanbindung für Telefonate als Aktivität, der Workflow-Manager für automatisch erzeugte Aufgaben und die Mitarbeiter-Aktivitäten für den Blick darauf, was im Team tatsächlich passiert.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick.