Mietverträge digital unterschreiben lassen: vom Mietvertrag bis zum versiegelten PDF

Bisher lag der Mietvertrag in propgen fertig gepflegt am Objekt, und für die Unterschriften ging es trotzdem raus aus dem CRM. Jetzt schickst Du den Vertrag direkt an alle Parteien. Jede Person meldet sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse und einem Code an, sieht denselben fixierten Vertrag und unterschreibt für sich. Nach der letzten Unterschrift wird der Raum versiegelt, und das fertige PDF liegt am Mietvertrag.

Vorbereiten: Mietvertrag und Vorlage

• Am Mietvertrag. Alles, was im Vertrag stehen soll, pflegst Du vorher im Tab Mietverträge der Immobilie: Parteien mit Rolle (Hauptmieter, Mitmieter, Bürge, Vermieter, auch Firmen), Konditionen, Mietobjekt, Kündigung, eigene Felder und Anlagen wie die Hausordnung. Im Raum selbst füllen die Mieter nichts aus, er ist nur lesbar.
• Einmalig: die Datenraum-Vorlage. Unter Einstellungen → Datenraum-Vorlagen legst Du eine Vorlage mit dem Block Mietvertrag und einem Block Signatur an. Im Mietvertrag-Block wählst Du die Abschnitte Deines Formulars aus; interne und eingeschränkte Felder erscheinen nie. Code-Login, einzelne Unterschriften und die Einwilligung sind bei Mietverträgen fest eingestellt.

Senden: die Parteien sind schon da

Am Vertrag klickst Du auf Senden und wählst die Vorlage. propgen schlägt die Unterzeichner aus den Vertragsparteien vor: Mieter, Mitmieter, Mieter-Firma und Vermieter sind vorausgewählt. Bei einer Firma legst Du fest, wer für sie unterschreibt. Danach öffnet sich der Composer fertig befüllt, mit allen Unterzeichnern unter „An“ und dem Link zum Datenraum im Text.

Das geht auch aus einer normalen E-Mail: Mietvertrag-Vorlage einfügen, Vertrag in der Zeile Mietvertrag wählen. Erkennt propgen einen passenden Vertrag, schlägt es ihn vor.

Was den Versand stoppt

propgen lässt einen Vertrag nicht an die falschen Personen oder unvollständig raus. Der Hinweis steht direkt an der betroffenen Zeile:

• Eine Partei hat keine E-Mail-Adresse, oder mehrere Unterzeichner teilen sich eine, etwa ein Ehepaar. Die Adresse ist der persönliche Zugang, also braucht jede Person ihre eigene.
• Eine Vertragspartei steht in Cc oder Bcc statt unter „An“, oder ein zusätzlicher Empfänger ist keine Partei.
• Der Vorlage fehlt der Signatur-Block, oder in der Mail ist kein Mietvertrag gewählt.

Rechtliche Hinweise: warnen, nicht sperren

propgen nutzt eine einfache elektronische Signatur mit Nachweis. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, reicht sie nicht. Für diese Fälle zeigt propgen gelbe Hinweise, blockiert aber nichts:

• Deutschland: befristeter Wohnraum (§§ 575, 550 BGB, sonst gilt der Vertrag als unbefristet), Staffel- und Indexmiete bei Wohnraum (§§ 557a, 557b BGB; bei Gewerbe entfällt der Hinweis) und die Bürgschaft (§ 766 BGB). Der Bürge ist deshalb nicht vorausgewählt.
• Schweiz: die Bürgschaft einer Person braucht eine öffentliche Beurkundung (Art. 493 OR), und eine Schriftformklausel im Vertrag muss die E-Signatur zulassen (Art. 16 OR).

Die Hinweise ersetzen keine rechtliche Prüfung. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet propgen nicht an.

Unterschreiben: jede Partei für sich

Jede Person öffnet den Button in der E-Mail, gibt ihre Adresse ein und bekommt einen sechsstelligen Code. Sie liest den Vertrag, öffnet bei Bedarf die Anlagen in der fixierten Version und unterschreibt: gezeichnet oder als getippter Name in Handschrift, mit bestätigter Einwilligung. Eine Reihenfolge gibt es nicht, auch der Vermieter unterschreibt parallel. Danach sieht jede Person den Stand der anderen.

Nach der letzten Unterschrift versiegelt propgen den Raum. Alle Unterzeichner bekommen die Mail „Alle Signaturen abgeschlossen“.

Das Ergebnis im CRM

• Das fertige PDF ist klassisch gesetzt, mit Seitenzahlen und Prüf-ID auf jeder Vertragsseite: Parteien, alle Abschnitte mit allen Werten inklusive eigener Felder, die Unterschriften mit Rolle, Name und Datum, die Anlagen mit Trennblatt und ein Signaturnachweis mit Snapshot-Hash.
• Der Stand. Unter Vorgänge am Mietvertrag steht jeder versendete Raum mit „x von y unterschrieben“ und Zeitpunkt je Person. Die Einheit bekommt eine Aktivität mit allen Unterzeichnern, und im Datenraum liegen Zertifikat und Evidenz je Person sowie das finale Evidenzpaket.
• Änderungen nach dem Versand machst Du am Mietvertrag und sendest neu. Es entsteht ein neuer Raum; unter Mietvertragsdokumente trägt das neueste PDF „Aktuell unterschrieben“, das alte „Ersetzt“.
• Automatisch versenden. Eine Automation mit dem Auslöser „Mietvertrag erstellt“ oder „Mietvertrag aktualisiert“ schickt die Mail an die Vertragsparteien, nach Rollen wählbar. Fehlt an der Stelle ein Mietvertrag, meldet der Builder das schon beim Speichern.

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