Dieselbe E-Mail-Adresse bei mehreren Kontakten und mehreren Unternehmen zulassen
Eine Unternehmensgruppe, deren Gesellschaften alle über eine zentrale Adresse laufen, oder ein Paar mit gemeinsamer Adresse: Mehrere Unternehmen oder mehrere Kontakte dürfen jetzt dieselbe E-Mail-Adresse haben. Die Regel lässt sich in den CRM-Einstellungen einschalten und ist standardmäßig aus. Formulare zeigen, wer die Adresse schon nutzt, der Composer fragt, für wen die Mail gedacht ist, und Importe legen unklare Datensätze neu an, statt einen bestehenden zu überschreiben.
- Mehrere Unternehmen bzw. mehrere Kontakte dürfen dieselbe E-Mail-Adresse haben, vor allem im Gewerbe: Gesellschaften einer Gruppe unter einer zentralen Adresse, aber auch ein Paar
- Einschaltbar unter Benutzer-Menü → Einstellungen → CRM-Regeln, standardmäßig aus
- Formulare zeigen, welche sichtbaren Datensätze die Adresse schon nutzen, mit verlinkten Namen; speichern bleibt möglich
- Im Composer steht die Adresse nur einmal; Du wählst, für welchen Kontakt oder welches Unternehmen die Mail gedacht ist
- Persönliche Mails an mehrere Personen hinter derselben Adresse gehen als Serienmail; abmelden kann sich der Empfänger nur selbst oder alle Empfänger der Adresse
- Importe legen Datensätze mit unklarer Zuordnung neu an, statt einen bestehenden zu überschreiben; CSV- und VCF-Importe melden mögliche Dubletten
- Öffnungen und Klicks lassen sich keiner einzelnen Person am gemeinsamen Postfach zuordnen, Dubletten werden nicht automatisch zusammengeführt
- Ausschalten verhindert neue gemeinsame Adressen, bestehende bleiben erhalten
Im Gewerbe ist das Alltag: Eine Unternehmensgruppe mit Holding und mehreren Objektgesellschaften ist unter einer einzigen zentralen Adresse erreichbar und will es auch bleiben. Bisher musste eine E-Mail-Adresse in propgen eindeutig sein, jede Gesellschaft brauchte eine eigene. Jetzt dürfen mehrere Unternehmen oder mehrere Kontakte dieselbe Adresse haben, wenn Du das willst. Das hilft auch im Wohnen, etwa bei einem Paar mit gemeinsamer Adresse.
Einschalten
Die Regel findest Du unter Benutzer-Menü → Einstellungen → CRM-Regeln. Sie ist standardmäßig aus.
Kontakte/Firmen mit gleicher E-Mail erlauben
Mehrere Kontakte bzw. mehrere Unternehmen dürfen dieselbe E-Mail-Adresse haben, etwa bei Paaren oder Sammelpostfächern.
Im Formular: sehen, wer die Adresse schon nutzt
Trägst Du eine Adresse ein, die bereits vergeben ist, zeigt propgen die sichtbaren Datensätze, die sie verwenden. Die Namen sind verlinkt, speichern kannst Du trotzdem.
Im Composer: für wen die Mail gedacht ist
In einer persönlichen Mail steht dieselbe Adresse nur einmal. propgen markiert sie mit „Empfänger wählen“ und listet die CRM-Einträge, die sie nutzen. Du wählst, für welchen Kontakt oder welches Unternehmen die Mail gedacht ist, damit sie am richtigen Datensatz landet.
Mehrere CRM-Einträge nutzen info@bauer-gruppe.example
Bauer Holding GmbH Unternehmen
info@bauer-gruppe.example · Hauptadresse
Bauer Immobilien GmbH Unternehmen
info@bauer-gruppe.example · Hauptadresse
Bauer Objekt Mitte GmbH Unternehmen
info@bauer-gruppe.example · Hauptadresse
- Mehrere Personen, eine Adresse. Persönliche Mails an alle, die sich eine Adresse teilen, verschickst Du als Serienmail.
- Abmeldung. Bei einer Serienmail meldet sich der Empfänger entweder nur selbst ab oder alle Empfänger dieser Adresse.
Bei Importen
- Sind gleiche Adressen erlaubt, legt propgen Datensätze mit unklarer Zuordnung neu an, statt einen bestehenden fälschlich zu überschreiben.
- CSV- und VCF-Importe melden mögliche Dubletten. Datenübernahmen aus anderen CRM-Systemen zeigen diesen Hinweis nicht.
Gut zu wissen
- Die Adresse gehört mehreren Datensätzen. Öffnungen und Klicks verraten deshalb nicht, welche Person am gemeinsamen Postfach gehandelt hat.
- Dubletten werden nicht automatisch zusammengeführt. Das bleibt eine bewusste Entscheidung, siehe Dubletten sicher zusammenführen.
- Schaltest Du die Einstellung später aus, bleiben bereits gemeinsam genutzte Adressen bestehen. Neue gemeinsame Adressen werden dann wieder verhindert.
Schritt für Schritt im Hilfe-Artikel: Gleiche E-Mail-Adresse bei mehreren Kontakten oder Unternehmen.
Verwandte Releases: E-Mail-Empfänger: der richtige Kontakt hinter jeder Adresse, E-Mail-Tracking & Versandhistorie und Kontaktverwaltung.