Kalender freigeben: Kollegen verwalten Termine, ohne ins Postfach zu sehen
Die Assistenz pflegt Deine Besichtigungen, ein Kollege übernimmt im Urlaub Deine Termine: Über „Kalender freigeben“ bekommen sie Schreibzugriff auf den Kalender Deines Microsoft- oder Google-Kontos, aber nicht auf Deine E-Mails. Termine anlegen, ändern und löschen geht, Lesen und Versenden von Mails nicht.
- Neues Feld „Kalender freigeben“ in den Einstellungen jedes Microsoft- oder Google-Kontos
- Kollegen legen Termine im freigegebenen Kalender an, bearbeiten und löschen sie
- Kein Zugriff auf Postfach, E-Mails oder E-Mail-Versand
- Änderungen werden mit Outlook bzw. Google synchronisiert
- Bei Microsoft-Shared-Postfächern auch unter Einstellungen → Email → Konten
Die Assistenz pflegt Deine Besichtigungen, eine Kollegin übernimmt im Urlaub Deine Termine, das Backoffice trägt den Notartermin ein. Dafür musste bisher oft das ganze Postfach freigegeben werden. Jetzt reicht der Kalender: Über „Kalender freigeben“ bekommen Kollegen Schreibzugriff auf die Termine Deines Microsoft- oder Google-Kontos, Deine E-Mails bleiben bei Dir.
So gibst Du Deinen Kalender frei
- Öffne Mein Profil → Profil → E-Mail-Konten und beim gewünschten Konto Einstellungen.
- Wähle im Feld Kalender freigeben unter „Benutzer auswählen …“ die Kollegen aus.
- Klicke auf Speichern.
Danach legt der Kollege in diesem Kalender Termine an, bearbeitet und löscht sie. Beim Anlegen wählt er den Kalender im Feld „Kalender“ oder setzt ihn in seinem Profil als Standardkalender für neue Termine. Alles wird mit Outlook bzw. Google synchronisiert.
Kalender ja, Postfach nein
| Was der Kollege darf | Kalender freigeben | Inbox-Freigabe |
|---|---|---|
| Termine anlegen, bearbeiten, löschen | ✓ | ✓ |
| E-Mails lesen und verwalten | – | ✓ |
| E-Mails über das Postfach senden | – | ✓ |
Steht ein Kollege schon unter den Inbox-Freigaben, darf er auch in den Kalender schreiben. Wer nur Termine pflegen soll, bekommt also besser nur die Kalender-Freigabe.
Gut zu wissen
- Das Konto muss verbunden und Kalender synchronisieren eingeschaltet sein. Bei einem Shared-Postfach muss dessen Kalender vorher aktiviert sein.
- Für Microsoft-Shared-Postfächer setzt Du die Freigabe auch unter Einstellungen → Kommunikation → Email → Konten und übernimmst sie mit „Freigabe speichern“.
- Die Rollenrechte des Kollegen für Termine gelten weiter. Kalender, die jemand nur in Outlook für ihn freigegeben hat, bleiben in propgen schreibgeschützt.
- Zum Entziehen nimmst Du den Kollegen aus „Kalender freigeben“ heraus und speicherst erneut.
- Mails liest, verwaltet und versendet der Kollege über diese Freigabe nicht.
Verwandte Releases: Microsoft 365, Google-Anbindung und Sammelpostfach. Die Einrichtung erklärt Dir auch der KI-Assistent, Beispiele dafür stehen in der Prompt-Bibliothek.