Massenmail mit dem Assistenten: erst der Entwurf, dann die Prüfung, dann Deine Freigabe
Eine Massenmail ist die Stelle, an der ein Fehler nicht einmal passiert, sondern dreihundertmal. Der Assistent bereitet sie deshalb vor und öffnet den Composer — mit Empfängern, Betreff und Text. Im Dialog stehen aufgenommene und übersprungene Empfänger samt Ausschlussgründen, Absenderkonto, Textbausteine, Variablen und Anhänge. Danach entscheidest Du: Entwurf speichern, für später terminieren oder senden. Jeder Versand braucht eine ausdrückliche Freigabe.
- Empfängergruppe: ausgewählte Kontakte, eine Arbeitsliste, die Interessenten einer Immobilie oder ausgewählte Unternehmen — Kontakte und Unternehmen nie gemischt
- Ein Satz genügt als Auftrag, Textbaustein inklusive: „Bereite eine Massenmail an die Interessenten der Immobilie … vor und verwende den Textbaustein …"
- Der Massenmail-Composer öffnet sich mit Empfängern, Betreff und Text — vorbereitet, nicht versendet
- Im Dialog stehen aufgenommene und übersprungene Empfänger mit Ausschlussgründen, dazu Absenderkonto, Textbausteine und Variablen, Anhänge und die Empfängeranzahl
- Drei Wege hinaus: Entwurf speichern legt eine Kampagne an und versendet nichts, „Später senden" terminiert nach einer zusätzlichen Bestätigung, „Entwurf senden" startet nach erneuter Bestätigung
- Nach dem Start zeigt die Kampagnendetailansicht Fortschritt und Fehler: gesendet, geöffnet, fehlgeschlagen, übersprungen, ausstehend — pausieren, fortsetzen, abbrechen, fehlgeschlagene Empfänger erneut versenden, Follow-up an dieselbe Gruppe
- Der Assistent versendet nichts selbst, und unklare oder ausgeschlossene Empfänger werden nicht stillschweigend angeschrieben
- Voraussetzungen: ein nutzbares verbundenes Mailkonto, das Recht zum Erstellen von E-Mails und Kontaktzugriff; für Arbeitslisten und Immobilien zusätzlich Deine Zugriffsrechte
Eine Massenmail ist die Stelle, an der ein Fehler nicht einmal passiert, sondern dreihundertmal. Deshalb war die Frage beim KI-Assistenten nie, ob er eine schreiben kann, sondern wie sichtbar das ist, was er vorhat — bevor irgendetwas rausgeht.
Die Antwort: Er bereitet vor und öffnet den Composer. Versenden tust Du. Das ist keine Vorsichtsformel, sondern die Aufteilung: Der Assistent nimmt Dir das Zusammensuchen und Schreiben ab, die Freigabe bleibt ein eigener, bewusster Schritt.
Die Empfängergruppe
Vier Wege führen zu einer Gruppe — und keiner davon ist „alle Kontakte":
- Ausgewählte Kontakte — die Auswahl, die Du ohnehin gerade in der Liste hast.
- Kontakte aus einer Arbeitsliste — die gepflegte Gruppe, für die es einen Grund gibt.
- Interessenten zu einer bestimmten Immobilie — der häufigste Fall im Alltag: neue Termine, geänderter Preis, Unterlagen nachgereicht.
- Ausgewählte Unternehmen — für Gewerbe und Verwaltungen. Kontakte und Unternehmen werden dabei nicht in einer gemischten Auswahl versendet: eine Gruppe, eine Art von Empfänger.
Was im Dialog steht, bevor Du freigibst
Der Prüfdialog ist der eigentliche Kern dieses Releases. Sichtbar ist dort:
- Aufgenommene und übersprungene Empfänger, mit Ausschlussgrund. Eine Empfängerzahl allein sagt nichts. Erst die zweite Zahl macht den Entwurf prüfbar — und der Grund daneben beantwortet die Frage, die sonst erst nach dem Versand kommt: Warum hat die eine Interessentin die Mail nicht bekommen?
- Absenderkonto, Betreff und Text. Aus welchem Postfach die Mail geht, ist bei einer Massenmail keine Nebensache — Antworten landen dort.
- Textbausteine, Variablen und Anhänge. Du siehst, welcher Textbaustein verwendet wird, welche Variablen eingesetzt werden und welche Anhänge beziehungsweise verknüpften CRM-Dokumente mitgehen.
Drei Wege aus dem Dialog
- Entwurf speichern legt eine Kampagne an und versendet nichts. Das ist die wichtigste Regel hier: Der gefährliche Zustand wäre der, in dem jemand glaubt, nur gespeichert zu haben.
- Später senden terminiert den Versand — nach einer zusätzlichen Bestätigung. Ein Termin in der Vergangenheit wird abgelehnt, statt die Mail sofort loszuschicken, weil der Zeitpunkt ja „schon erreicht" ist.
- Entwurf senden startet den sofortigen Versand eines gespeicherten Entwurfs — ebenfalls erst nach erneuter Bestätigung.
Nach dem Start: die Kampagne
Ein gestarteter Versand verschwindet nicht im Nichts. In der Kampagnendetailansicht stehen Fortschritt und Fehler, je Empfänger mit Status: gesendet, geöffnet, fehlgeschlagen, übersprungen, ausstehend. Solange der Status es erlaubt, lässt sich eine laufende Kampagne pausieren, fortsetzen oder abbrechen. Fehlgeschlagene Empfänger kannst Du gezielt erneut anschreiben, und für ein Follow-up an dieselbe Empfängergruppe musst Du sie nicht neu zusammensuchen.
Was bei Dir bleibt
- Der Assistent versendet keine E-Mail selbst. Er kann vorbereiten und den Composer öffnen. Das Öffnen des Composers und das Speichern eines Entwurfs sind kein Versand, und ein geplanter Versand wird ausdrücklich über die Versandaktion freigegeben.
- Objektbezogene Inhalte brauchen einen eindeutigen Bezug. Damit personalisierte Inhalte greifen, müssen Immobilie, Empfänger und gegebenenfalls der Termin- oder Exposé-Kontext eindeutig sein. Der persönliche Suchprofil-Button etwa ist für eine einzelne, eindeutig zugeordnete Kontaktperson gedacht und nicht für eine beliebige Massenempfängergruppe.
- Unklare Empfänger werden nicht stillschweigend angeschrieben. Wer nicht auflösbar oder ausgeschlossen ist, bleibt draußen — sichtbar, mit Grund, statt im Zweifel mitgenommen zu werden.
- Ein Kampagnenstatus ist keine Zustellbestätigung. Ob eine Mail tatsächlich angekommen ist, sagen Fortschritt und Fehler in den Kampagnendetails — nicht der Umstand, dass die Kampagne gestartet wurde.
Voraussetzungen und Rechte
Nötig sind ein nutzbares verbundenes Mailkonto, die Berechtigung zum Erstellen von E-Mails und Kontaktzugriff. Für Arbeitslisten und Immobilien gelten zusätzlich Deine jeweiligen Zugriffsrechte. Und diese Rechte gelten auch für den Assistenten: Eine gespeicherte Kampagne wird erst bestätigt, nachdem geprüft ist, wem sie gehört und auf welchen Datenbestand sie zugreift, und der Zugriff auf die Arbeitsliste wird beim erneuten Öffnen erneut geprüft — nicht nur beim ersten Mal. Rechte ändern sich, Entwürfe liegen manchmal Wochen.
Empfehlung für den Ernstfall
Für eine sichere Massenmail: ein Textbaustein, eine eindeutig definierte Empfängergruppe und zuerst ein gespeicherter Entwurf. Besonders bei Exposé-, Preis- oder Terminänderungen — also genau dann, wenn eine falsche Zahl in dreihundert Postfächern steht.
Wie Kampagnen danach ausgewertet und nachgefasst werden, steht im Hilfe-Artikel Kampagnen anzeigen, filtern und nachfassen (im CRM, Login nötig).
Die Anrede folgt übrigens auch in der Massenmail dem einzelnen Kontakt und nicht dem ersten Empfänger — siehe Du oder Sie je Kontakt.
Verwandte Releases: Massenmail aus dem Deals-Tab, Vorlagen und Textbausteine, KI-E-Mail-Assistent, Auskunft über eigene Fehler und E-Mail-Tracking und Versandhistorie.