Automationen zum Datum: Geburtstage, Kauf-Jahrestage und Fristen mit Vorlauf

Automationen reagieren auf Ereignisse: Ein Kontakt wird angelegt, ein Deal wechselt die Phase, ein Termin rückt näher. Ein Datum, das einfach im Datensatz steht — der Geburtstag eines Kunden, der Tag, an dem ein Objekt verkauft wurde —, war dagegen kein Anlass. Daran musste jemand denken. Ab sofort gibt es dafür einen eigenen Auslöser: „Datum erreicht“.

So wird er eingestellt

Der Auslöser hängt an einem Datumsfeld eines Kontakts, eines Unternehmens, eines Deals oder einer Immobilie. Vier Angaben legen fest, wann die Automation startet:

• Datensatz und Datumsfeld — etwa das Geburtsdatum am Kontakt oder das Vermittlungs- oder Übergabedatum an der Immobilie.
• Jährlich oder einmalig — jährlich für Geburtstage und Jahrestage, einmalig für Fristen, die nur einmal ablaufen.
• Offset in Tagen — mit Minus startet die Automation vor dem Datum, damit Zeit bleibt, etwas vorzubereiten; mit Plus danach.
• Uhrzeit mit Zeitzone — die Aufgabe kommt um neun Uhr morgens, nicht um Mitternacht.

Pro Datensatz, Feld und Jahr läuft die Automation höchstens einmal. Wer am 29. Februar Geburtstag hat, ist in Jahren ohne Schalttag am 28. dran.

Drei Anlässe aus dem Maklerbüro

• Geburtstag — am Morgen des Geburtstags liegt die Aufgabe „Max Mustermann gratulieren“ beim Betreuer, auf Wunsch zusammen mit einem vorbereiteten Glückwunsch als E-Mail-Entwurf. Was das Geburtstags-Widget auf dem Dashboard anzeigt, wird damit zur erledigten Aufgabe.
• Jahrestag eines Verkaufs — eine Woche vor dem Jahrestag erinnert propgen an den Käufer von damals. Ein Anruf zum ersten Jahr im neuen Zuhause ist ein guter Anlass, nach Erfahrungen, einer Empfehlung oder dem nächsten Vorhaben zu fragen — und zwar jedes Jahr wieder, ohne dass jemand eine Liste führt. Als Bezug dient das Vermittlungsdatum, wenn es um den Verkauf geht, das Übergabedatum, wenn der Tag des Einzugs zählt, oder der Notartermin aus dem Feld „Beurkundungsdatum / Notartermin“.
• Fristen — einmalig und mit Vorlauf: Zwei Wochen vor „Auftrag bis“ entsteht die Aufgabe, mit dem Eigentümer über die Verlängerung des Maklerauftrags zu sprechen. Genauso lässt sich an „Ausweis gültig bis“ beim Kontakt erinnern.

Was danach passiert

Hinter dem Auslöser stehen dieselben Schritte wie bei jeder anderen Automation: Aufgabe anlegen, Notiz schreiben, E-Mail vorbereiten. Ob die Mail als Entwurf liegen bleibt oder selbstständig rausgeht, entscheidet das eigene Versandrecht aus dem Release Automationen warten jetzt ab. Für einen persönlichen Glückwunsch ist der Entwurf meist die bessere Wahl — der Betreuer liest drüber und schickt ab.

In Texten stehen dafür passende Platzhalter bereit: der Vorname, das Alter und die Jahre seit dem Kauf. So wird aus „Herzlichen Glückwunsch“ ein Glückwunsch zum Fünfzigsten und aus der Erinnerung an den Käufer ein „drei Jahre im neuen Zuhause“. Bei Vorlauf zählt dabei schon das kommende Jubiläum.

Bevor die Automation aktiv wird, zeigt eine Vorschau, wen sie treffen würde: „Wer ist heute dran?“ und „Wer ist diese Woche dran?“ — ohne dass eine Aktion ausgeführt wird. Kontakte, die sich abgemeldet haben, stehen mit Grund in der Liste.

Wo Du ihn findest

Im Workflow-Manager unter „Zeitsteuerung & Manuell“. Automationen damit lassen sich ebenso über die Automatisierungs-API anlegen.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick. Welche Maklerprozesse sich damit von selbst erledigen, zeigt die Lösung Workflow-Automatisierung.