Mietverträge im Blick: Automationen erinnern vor Vertragsende und Kündigungsfrist
Der Auslöser „Datum erreicht“ kennt jetzt Mietverträge: Vertragsende, frühestes Kündigungsdatum und Kündigungsdatum starten eine Automation mit frei wählbarem Vorlauf — zum Beispiel ein Jahr vor Ablauf, damit das Gespräch über Verlängerung oder Neuvermietung rechtzeitig stattfindet. Die Aufgabe hängt am Vertrag, an der Immobilie und an den Mietern, landet beim Verantwortlichen des Vertrags und kennt Platzhalter für Objekt, Mieter, Datum und Miete. Mehrere Datumsfelder lassen sich in einer Automation kombinieren.
- Mietvertrag als Datensatz im Auslöser „Datum erreicht“: Vertragsende, frühestes Kündigungsdatum, Kündigungsdatum
- Vorlauf in Tagen frei wählbar — 365 Tage vor Vertragsende sind nur ein Beispiel; aktive und gekündigte Verträge lösen aus
- Mehrere Datumsfelder in einer Automation: jedes gesetzte Feld löst separat aus
- Aufgabe und Notiz sind automatisch mit Mietvertrag, Immobilie und Mietern verknüpft
- Zuweisung an den Verantwortlichen am Mietvertrag, ersatzweise an den Objektbetreuer
- Platzhalter für Vertragsdaten, Mieter, Objekt und Monatsmiete; E-Mails an die Mieter des Vertrags
- Verschobene Daten werden neu geplant, nie doppelt, kein Nachholen vergangener Termine
Ein Gewerbemietvertrag läuft nicht einfach aus — er kündigt sich an. Wer rechtzeitig, oft ein Jahr vorher, mit Mieter und Eigentümer spricht, hat die Wahl zwischen Verlängerung und Neuvermietung. Wer es verpasst, hat sie nicht. Bisher musste jemand daran denken. Jetzt kennt der Auslöser „Datum erreicht“ auch Mietverträge: Eine Automation startet mit frei wählbarem Vorlauf vor dem Vertragsende, dem frühesten Kündigungsdatum oder dem Kündigungsdatum — und legt die Aufgabe dort an, wo sie hingehört.
Der Mietvertrag als Datensatz im Auslöser
Neben Kontakt, Unternehmen, Deal und Immobilie steht im Auslöser „Datum erreicht“ jetzt der Mietvertrag zur Wahl, mit drei Datumsfeldern:
- Vertragsende — der Klassiker: mit genug Vorlauf erinnern, damit Zeit für Verhandlung oder Vermarktung bleibt.
- Frühestes Kündigungsdatum — der Tag, bis zu dem eine Kündigung ausgesprochen sein muss; wer hier erinnert wird, verpasst keine Frist.
- Kündigungsdatum — ist ein Vertrag gekündigt, startet von hier aus die Neuvermietung.
Aktive und gekündigte Verträge lösen aus — eine Kündigung beendet die Automation nicht, gerade dann zählt das Kündigungsdatum. Entwürfe und abgelaufene Verträge bleiben außen vor. Den Vorlauf legst Du in Tagen selbst fest: 365 Tage vor dem Vertragsende sind nur ein Beispiel — genauso gut 90 Tage vor dem frühesten Kündigungsdatum oder 30 Tage nach dem Kündigungsdatum. Uhrzeit und Zeitzone funktionieren wie bei den übrigen Datensatztypen.
- Auslöser
- Datum erreicht
- Datensatz
- Mietvertrag
- Datumsfelder
- Vertragsende · Frühestes Kündigungsdatum
- Wiederholung
- Einmalig
- Offset in Tagen
- −365
- Uhrzeit
- 09:00 · Europe/Berlin
- Zuweisung
- Verantwortlicher am Mietvertrag
Verlängerung oder Neuvermietung mit Mieter und Eigentümer klären. Monatsmiete 4.850 €, ausgelöst durch Vertragsende.
Mehrere Datumsfelder in einer Automation
Bisher kannte eine Automation genau ein Datumsfeld. Jetzt lassen sich mehrere gleichzeitig auswählen, und die Automation läuft für jedes gewählte und gesetzte Feld getrennt an. Ein Vertrag mit Vertragsende und frühestem Kündigungsdatum erzeugt also zwei Aufgaben zu zwei Zeitpunkten — eine Automation statt drei. Leere Felder werden übersprungen, und jeder Lauf weiß, welches Feld ihn ausgelöst hat.
Die Aufgabe kennt ihren Vertrag
- Verknüpfungen von selbst: „Aufgabe anlegen“ und „Notiz“ übernehmen aus dem Auslöser den Mietvertrag, die Immobilie und die Mieter — Kontakte wie Unternehmen. Die Aufgabe ist am Vertrag sichtbar und von dort aufrufbar.
- Neue Zuweisung „Verantwortlicher am Mietvertrag“: Die Aufgabe landet bei der Person, die den Vertrag betreut. Ist niemand eingetragen, springt der Objektbetreuer ein. Die bisherigen Zuweisungsoptionen bleiben.
- Platzhalter für Titel, Beschreibung und E-Mail: Vertragsende, frühestes Kündigungsdatum, Kündigungsdatum, das auslösende Feld samt Datum, Mietername, Objekt mit Titel und Adresse sowie die Monatsmiete. Aus „Mietvertrag
{{ Objekt }}/{{ Mieter }}endet am{{ Datum }}: Kunden anrufen“ wird eine Aufgabe, die man ohne Nachschlagen abarbeiten kann. - E-Mail an die Mieter: Beim Schritt „E-Mail senden“ stehen die Mieter-Kontakte des Vertrags als Empfänger bereit — ob als Entwurf zur Prüfung oder als direkter Versand, entscheidet wie gewohnt das Versandrecht der Automation.
Verlässlich, wenn sich etwas ändert
- Verschobene Daten werden neu geplant. Wird ein Vertrag verlängert oder gekündigt, rechnet propgen den Auslösezeitpunkt neu. Der Wechsel von aktiv auf gekündigt stoppt nichts; erst ein abgelaufener oder gelöschter Vertrag löst nicht mehr aus.
- Nie doppelt: Pro Vertrag, Feld und Datumswert gibt es höchstens einen Lauf — und damit keine zweite Aufgabe für denselben Termin.
- Kein Nachholen: Verträge, deren Auslösezeitpunkt beim Aktivieren der Automation schon vorbei ist, lösen nicht aus. Wer die Automation heute einschaltet, bekommt keine Welle alter Aufgaben.
Wo Du es findest
Im Workflow-Manager unter „Zeitsteuerung & Manuell“, Auslöser „Datum erreicht“, Datensatz „Mietvertrag“. Die Automatisierungs-API bildet den neuen Datensatztyp und die Mehrfachauswahl der Datumsfelder ebenfalls ab.
Umgesetzt als Erweiterung der bestehenden Automationen, nicht als eigenes Modul — Aufgabe, Notiz, E-Mail und Deal stehen als Schritte wie bisher zur Verfügung.
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