Provisionsabrechnung im Maklerbüro: vom Notartermin bis zur Freigabe

Ein Maklerbüro kann Akquise, Exposé, Besichtigung und Notartermin perfekt durchorganisiert haben und trotzdem jede Abrechnung von Hand zusammensuchen. Der Kaufpreis steht im Vertragsentwurf, die Anschrift des Käufers in einer Mail, die Absprache mit dem Partnermakler im Kopf des Kollegen. Und am Ende tippt jemand alles in eine Rechnungsvorlage.

Warum die Abrechnung so oft in der Tabelle endet

Die Arbeit bis zum Notartermin ist im Maklerbüro heute meist gut abgebildet: Objekte, Interessenten, Termine, Verträge. Mit der Unterschrift endet aber in vielen Systemen die Strecke. Was danach kommt, gehört gefühlt schon zur Buchhaltung, obwohl die Daten dafür alle im CRM liegen. Also entsteht eine Nebenwelt: eine Tabelle für die Provisionen, eine Word-Vorlage für die Rechnung, eine Mail an die Buchhaltung.

Das funktioniert, solange einer alles im Kopf hat. Es wird schwierig, wenn zwei Käufer anteilig kaufen, wenn ein Partnermakler den Käufer gebracht hat oder wenn zwei Kolleginnen aus verschiedenen Bereichen beteiligt waren. Genau dann entstehen die typischen Fehler: der Angebotspreis statt des beurkundeten Preises, eine alte Anschrift, ein vergessener Partneranteil, Teamanteile, die zusammen 110 % ergeben.

Die fünf Schritte

Egal wie groß das Büro ist, eine Provisionsabrechnung besteht immer aus denselben Bausteinen. Der Begriff im Glossar: Provisionsabrechnung.

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   Bemessungsgrundlage festlegen

   Maßgeblich ist der beurkundete Kaufpreis, nicht der Angebotspreis, bei Vermietung die vereinbarte Nettokaltmiete. Dazu die Sätze für Innen- und Außenprovision aus dem Maklervertrag und das Vermittlungsdatum.

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   Rechnungen je Empfänger

   Jede provisionspflichtige Partei bekommt ihre eigene Rechnung, bei zwei Käufern oder einer Erbengemeinschaft nach Quote. Mit richtiger Anschrift, Zahlungsziel und, wo nötig, abweichendem Rechnungsempfänger.

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   Vorabzüge abziehen

   Der Anteil eines Partnermaklers im Gemeinschaftsgeschäft und die Provision eines Tippgebers gehen von der Gesamtprovision netto ab. Auf den Kundenrechnungen tauchen sie nicht auf.

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   Im Team verteilen

   Was bleibt, die verteilbare Provisionsbasis, wird auf die Beteiligten aufgeteilt: Objektbetreuer, Kollegin aus der Akquise, vielleicht ein zweiter Fachbereich. Die Anteile müssen zusammen 100 % ergeben.

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   Prüfen und freigeben

   Eine zweite Person sieht drauf, bevor die Rechnungen das Haus verlassen. Danach wird nichts mehr still geändert, sondern storniert oder gutgeschrieben.

Am Beispiel: Eine Wohnung wird für 620.000 € verkauft, Verkäuferin und Käufer zahlen je 3 % netto. Das ergibt zwei Rechnungen über je 18.600 € und eine Gesamtprovision von 37.200 €. Den Käufer hat ein Partnermakler gebracht, sein Anteil von 20 % geht vorab ab. Die verbleibenden 29.760 € teilen sich zwei Kollegen je zur Hälfte.

Partner und Tippgeber: intern, nicht auf der Rechnung

Ein häufiger Stolperstein ist die Frage, wo der Anteil des Partners hingehört. Beim Gemeinschaftsgeschäft stellt jeder Makler meist seinem eigenen Kunden die Rechnung, oder einer rechnet ab und gibt den Anteil weiter. Beim Tippgeber ist es noch eindeutiger: Der Kunde weiß von ihm in der Regel nichts. In beiden Fällen gehört der Anteil in die interne Rechnung, als Abzug von der Gesamtprovision, bevor im eigenen Haus verteilt wird. Wer ihn auf die Kundenrechnung schreibt oder ganz vergisst, hat am Monatsende eine Differenz, die niemand erklären kann. Den Stand der Tippgeberprovision, vereinbart, verdient oder ausgezahlt, führt propgen am Deal, wenn die Tipps über das Tippgeber-Tool kommen.

Was ins CRM gehört und was nicht

Alles, was mit dem einzelnen Abschluss zu tun hat, gehört dorthin, wo der Abschluss schon dokumentiert ist: Preis, Parteien, Rechnungsempfänger, Partneranteile, die Aufteilung im Team, wer geprüft und wer freigegeben hat. Das sind Daten, die das CRM ohnehin kennt, und jede zweite Eingabe ist eine Fehlerquelle.

Anderes darf woanders bleiben. Die Provisionsstaffeln der Mitarbeiter, also wie viel von ihrem Anteil am Ende ausgezahlt wird, werden in vielen Büros in der Lohnbuchhaltung oder einer eigenen Auswertung geführt. Wichtig ist nur, dass die Anteile, auf die sich diese Rechnung stützt, sauber und nachvollziehbar aus dem Abschluss kommen.

Fünf Regeln fürs Büro

1. 1.Abgerechnet wird nach dem beurkundeten Kaufpreis. Wer ihn einträgt, trägt ihn am Objekt ein, nicht in eine Nebenliste.
2. 2.Gemeinschaftsgeschäfte und Tippgeber werden vor dem ersten Nachweis schriftlich vereinbart, mit Quote und mit der Frage, wer welche Rechnung stellt.
3. 3.Die Aufteilung im Team wird je Abschluss festgehalten, mit Kostenstelle, nicht erst am Monatsende aus dem Gedächtnis.
4. 4.Keine Rechnung ohne zweiten Blick. Wer freigibt, ist festgelegt, und es ist nicht dieselbe Person, die vorbereitet hat.
5. 5.Nach der Freigabe wird nicht mehr überschrieben. Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift, damit nachvollziehbar bleibt, was wann galt.

So machen wir es in propgen

Genau diese Strecke haben wir in die Rechnungsvorbereitung gepackt. Sobald ein Abschluss vorliegt, weist propgen am Objekt darauf hin. Kaufpreis, Provisionssätze, abrechnende Gesellschaft und Rechnungsempfänger sind aus Objekt und Verknüpfungen vorbelegt. Partner und Tippgeber stehen als Vorabzug darin, die Aufteilung im Team nach Kostenstellen. Eine Prüfliste zeigt, was fehlt, auf Wunsch gilt das Vier-Augen-Prinzip, und nach der Freigabe laufen Korrekturen über Storno oder Gutschrift.

Worauf es hinausläuft

Die Abrechnung ist der Moment, in dem sich die ganze Arbeit an einem Objekt in Umsatz verwandelt. Sie verdient dieselbe Sorgfalt wie das Exposé oder der Maklervertrag. Wer sie dort vorbereitet, wo die Daten schon liegen, und einen zweiten Blick fest einplant, braucht keine Tabelle mehr und muss am Monatsende nichts suchen.

Die ganze Strecke vom Lead bis zur Rechnung auf der Seite Deals & Abschluss.