Vom Abschluss zur Rechnung: Provisionsrechnungen direkt am Objekt vorbereiten

Nach dem Notartermin oder der Vertragsunterschrift beginnt im Maklerbüro oft die Suche: Welcher Kaufpreis wurde beurkundet, wer zahlt welche Provision, an welche Adresse geht die Rechnung? Mit der Rechnungsvorbereitung liegt all das an einer Stelle, direkt am Objekt.

So funktioniert es

• Am Objekt starten. Sobald ein Abschluss vorliegt, weist propgen im Objekt darauf hin. Über „Rechnung vorbereiten“ führt ein kurzer Dialog in drei Schritten durch Rechnungsart (Provision Kauf, Provision Vermietung, Beratungshonorar, Kostenweiterbelastung), die provisionspflichtigen Seiten und den Basiswert mit Vermittlungsdatum.
• Alles vorbelegt. Realisierter Kaufpreis oder Nettokaltmiete, Innen- und Außenprovision, Vermittlungsdatum und abrechnende Gesellschaft kommen aus dem Objekt. Die Rechnungsempfänger stammen aus den Verknüpfungen: Eigentümer bzw. Verkäufer und Vermieter für die Innenprovision, Käufer und Mieter für die Außenprovision.

• Eine Rechnung je Empfänger. Kaufen oder verkaufen mehrere Parteien anteilig, erhält jede eine eigene Rechnung über ihre Quote. Anschrift und Rechnungs-E-Mail werden angezeigt, Zahlungskondition und ein abweichender Rechnungsempfänger sind je Rechnung wählbar.
• Positionen nach Deinem Katalog. Provision in Prozent vom Kaufpreis, Monatsmieten, Pauschalen, Stellplätze als eigene Position, Erbbaurecht als Vielfaches des Erbbauzinses. Den Leistungszeitraum belegt propgen aus dem Vermittlungsdatum vor. Kopf- und Fußtext kommen aus Deinen Textvorlagen und lassen sich je Rechnung anpassen.

• Geführt bis zur Freigabe. Eine Fortschrittsanzeige zeigt Schritt für Schritt, was fehlt, etwa eine Zahlungskondition oder eine Quote. Auf Wunsch gilt das Vier-Augen-Prinzip mit festem Personenkreis für die Freigabe, und bei GwG-pflichtigen Objekten meldet ein Prüfpunkt fehlende GwG-Angaben der Vertragsparteien, inklusive Knopf „GwG-Datenraum senden“.
• Sauber dokumentiert. Die Rechnungsvorbereitung arbeitet mit einer Kopie der Stammdaten. Ändert sich später etwas am Objekt oder Kontakt, zeigt „Aus Stammdaten aktualisieren“ die Abweichungen. Nach der Freigabe ist alles schreibgeschützt; Korrekturen laufen über einen Storno- oder Gutschrift-Vorgang, der ebenfalls die Freigabe durchläuft. Jeder Statuswechsel erscheint in den Aktivitäten und kann Automationen auslösen.
• Klare Rechte. Anlegen und bearbeiten darf, wer Zugriff auf das Objekt hat. Freigeben dürfen nur die Personen aus dem Personenkreis für die Freigabe. Mit dem Recht „Alle Rechnungsvorbereitungen lesen“ sieht jemand, etwa in der Buchhaltung, alle Vorgänge, unabhängig vom Objektzugriff. Der Assistent kann Rechnungsvorbereitungen anlegen, bearbeiten und zur Freigabe vorlegen; die Freigabe selbst bleibt beim Menschen.
• Alle auf einen Blick. Der neue Menüpunkt „Rechnungsvorbereitung“ im Arbeitsbereich listet alle Rechnungsvorbereitungen, auf die Du Zugriff hast, mit Filtern nach Status, Immobilie, Gesellschaft, Zeitraum, Ersteller und Prüfer.
• Export als CSV. In der Übersicht und im Reiter am Objekt exportierst Du die gefilterten Rechnungsvorbereitungen als CSV, eine Zeile je Rechnung, mit Vorabzügen, Verteilung und Positionen.

So stellst Du es ein

Mehr dazu: Gemeinschaftsgeschäfte abrechnen und Provisionsaufteilung im Team.