Sichtbarkeit über Betreuer: Wer einen Kunden betreut, sieht ihn — samt seiner ganzen Kommunikation

Viele Büros arbeiten mit klarer Zuständigkeit: Wer ein Objekt betreut, betreut auch die Kunden, die dazu anfragen. Was diese Kunden schreiben, geht die Kollegen nichts an — und der Betreuer soll trotzdem alles sehen, auch die Mail, die beim Chef im Postfach gelandet ist. Mit den bisherigen Werkzeugen hieß das: Postfach freigeben, einzelne Kontakte sperren, einzelne Mails freigeben. Das geht, ist aber Handarbeit.

Jetzt gibt es dafür eine Einstellung: „Sichtbarkeit über Betreuer“ in den allgemeinen Einstellungen, eingeführt am 5. Oktober 2026. Ist sie aktiv, sehen normale Nutzer Kontakte, Firmen und Objekte über ihre Betreuungen und Freigaben.

Wer was sieht

• Betreuung gewährt Lesesichtbarkeit. Wer einen Kontakt, eine Firma oder ein Objekt betreut, sieht den Datensatz. Bei Kontakten und Firmen zählt auch ein weiterer Betreuer. Administratoren sehen weiterhin alle Datensätze.
• Freigaben ergänzen die Betreuung. Zusätzlich lässt sich der Zugriff einzelnen Nutzern oder Teams ausdrücklich gewähren — etwa einer Assistenz für einen bestimmten Kontakt. Eine Teamfreigabe gilt für die aktuellen Mitglieder des Teams.
• Die Teams des Betreuers sind nicht automatisch dabei. Anders als ohne die neue Einstellung werden sie nicht von selbst freigegeben; sie brauchen eine ausdrückliche Freigabe. So bleibt ein Kunde wirklich beim Betreuer und nicht beim ganzen Team.
• Alles am Datensatz ist sichtbar — E-Mails, Notizen, Aufgaben und Aktivitäten. Das gilt für E-Mails egal, aus welchem Postfach sie kommen. Schreibt das Notariat an den Chef und die Betreuerin steht nicht in Kopie, sieht sie die Mail trotzdem am Kontakt, ohne dass jemand sie einzeln freigeben muss — auch nicht im Urlaub.
• Mails ohne Kundenbezug bleiben privat. E-Mails ohne Kontakt- oder Objektbezug, etwa interne Abstimmungen unter Kollegen, sieht nur, wem das Postfach gehört oder mit wem es geteilt ist. Eine E-Mail, die Du über „Zugriff verwalten“ gezielt gesperrt hast, bleibt gesperrt.
• Kontakte ohne Zugriff bleiben als Name auffindbar. Fehlt der Zugriff, kann der Name als eingeschränkter Treffer sichtbar bleiben, damit niemand denselben Kunden ein zweites Mal anlegt. Kontaktdaten und Detailseite bleiben geschützt.

Sehen ist nicht bearbeiten

Die Betreuung allein gewährt nur Lesesichtbarkeit. Wer einen Datensatz bearbeiten oder seine Freigaben verwalten will, braucht weiterhin beides: die passende Berechtigung in seiner Rolle und die entsprechende Freigabe am Datensatz. Die Rollen und Rechte bleiben also das Fundament; die neue Einstellung regelt, wer was zu sehen bekommt.

Ein Betreuerwechsel wirkt sofort

Wird ein Betreuer gesetzt oder getauscht, ändert sich die Sichtbarkeit im selben Moment — egal ob das im Formular passiert, per Massenbearbeitung, durch eine Automatisierung oder beim Import. Zusätzliche Einträge unter „Zugriff & Zusammenarbeit“ sind dafür nicht nötig. Ordnet eine Automatisierung eine Anfrage, die an die Sammeladresse ging, einem Betreuer zu, sieht er sie vollständig.

Für wen das passt

Die Einstellung ist für Büros gedacht, in denen Zuständigkeit gleich Sichtbarkeit sein soll: objektbezogene Betreuer, vertrauliche Kundenbeziehungen unter Kollegen, keine Lust auf Einzelfreigaben. Sie ist standardmäßig aus — wer sie nicht einschaltet, arbeitet weiter mit dem bekannten Modell aus Rollen und Rechten und Postfach-Freigaben, bei dem sich nichts ändert.

Nicht zu verwechseln mit dem Schalter „Erweiterte Zugriffssteuerung anzeigen“: Er blendet nur den Bereich für Datensatzfreigaben in den Formularen ein. Bestehende Beschränkungen bleiben wirksam, auch wenn der Bereich ausgeblendet ist. Beide Einstellungen sind voneinander getrennt.

Projekte geben ihre Sperre an die Einheiten weiter

Unabhängig von der neuen Einstellung, für alle Konten: Wer keinen Zugriff auf ein Projekt hat, sieht jetzt auch dessen Einheiten nicht. Bisher war ein gesperrtes Projekt zwar selbst unsichtbar, seine Wohnungen tauchten aber in der Immobilienliste auf.

• Einheiten erben die Lesebeschränkung ihres Projekts — auch Unter-Einheiten, und genauso bei anderen übergeordneten Immobilien wie Arealen. Das gilt für neu angelegte, bestehende und verschobene Einheiten; die vorhandenen Daten sind bereits nachgezogen.
• Wer keinen Zugriff hat, findet die Einheiten nicht mehr in der Liste. Bei gezielter Suche nach dem Namen erscheinen sie wie das Projekt nur als „Kein Zugriff“-Zeile, die Detailseite bleibt zu. Projektverantwortliche, Freigegebene und Admins sehen alles wie bisher.
• Gut zu wissen: Hat eine Einheit eine eigene Freigabe unter „Zugriff & Zusammenarbeit“, gilt ihre Freigabe. Sperrst Du ein Projekt nachträglich, ziehen die Einheiten kurz darauf im Hintergrund nach. Gibst Du ein gesperrtes Projekt wieder frei, bleiben die Einheiten vorsichtshalber gesperrt, bis Du sie an der Einheit freigibst.

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