Kontakt aufteilen: Aus „Hans und Maria Mustermann“ werden zwei Kontakte
Eheleute und Partner, die gemeinsam in einem Kontakt stehen, lassen sich jetzt in zwei eigenständige Kontakte trennen. Für jeden Bereich legst Du fest, wer ihn nach dem Aufteilen hat: beide, nur der eine oder nur die andere. Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Verknüpfungen, Suchprofile und die Historie werden so verteilt, die Beziehung zwischen beiden wird gesetzt, und bis 24 Stunden danach lässt sich alles rückgängig machen.
- Im Kontakt über das Menü oben rechts: „Kontakt aufteilen…“
- Namensvorschlag aus dem Original, „Eheleute“ oder „Familie“ wird an beiden Kontakten ersetzt
- Je Bereich die Frage „Wer hat es nach dem Aufteilen?“: Beide, nur Hans, nur Maria
- Verknüpfungen zu Objekten, Unternehmen und Kontakten wandern mit Label mit
- Die Historie wird auf Wunsch mit beiden verknüpft, nicht kopiert
- Beziehung wie „Ehefrau“ und „Ehemann“ wird an beiden Kontakten gesetzt
- Dublettenprüfung, Vorschau, Speichern in einem Schritt und Rückgängig bis 24 Stunden danach
„Hans und Maria Mustermann“, Anrede „Eheleute“: So stehen Paare in vielen Beständen, oft seit Jahren. Spätestens wenn Maria eine eigene Mailadresse hat, Hans allein als Eigentümer eingetragen ist oder beide getrennt angeschrieben werden sollen, passt der gemeinsame Datensatz nicht mehr. Bisher hieß das: neuen Kontakt anlegen und alles von Hand umhängen. Jetzt teilst Du den Kontakt in einem Schritt auf.
So geht es
Im Kontakt oben rechts das Menü öffnen, „Kontakt aufteilen…“. Der bestehende Kontakt bleibt erhalten und wird Person A, mit Kundennummer und Historie. Person B wird neu angelegt. propgen schlägt die Namen aus dem Original vor, aus „Hans und Maria Mustermann“ werden Hans Mustermann und Maria Mustermann. Anrede und Namen kannst Du ändern, „Tauschen“ dreht A und B um.
Wer hat was nach dem Aufteilen?
Für jeden Bereich beantwortest Du dieselbe Frage, mit den Vornamen im Editor: Beide, nur Hans oder nur Maria. Vieles ist sinnvoll vorbelegt.
- Telefon und E-Mail einzeln. Steht „Maria“ in der Beschreibung einer Nummer oder vor dem @ einer Adresse, ist sie schon Maria zugeordnet. Die erste E-Mail-Adresse, die Maria bekommt, wird ihre Haupt-E-Mail.
- Stammdaten. Adresse, Betreuer, Merkmale, Status, Quellen, Projekte, eigene Felder, Suchprofile und Einwilligungen. Ein Suchprofil kann auch als eigene Kopie an beide gehen.
- Verknüpfungen. Objekte (Eigentümer, Käufer, Mieter, Interessent), Unternehmen und andere Kontakte, je Zeile oder für eine ganze Gruppe. Label und Gegenlabel wandern mit. Der Arbeitgeber ist für A vorbelegt, alles andere für beide.
- Historie. Telefonate, E-Mails, Notizen, Termine und Aufgaben bleiben bei A oder gehören beiden. Bei „Beide“ werden sie zusätzlich mit B verknüpft, nicht kopiert, und stehen in beiden Timelines.
- Beziehung. Ehepartner/in, Lebenspartner/in, Partner/in oder eigene Bezeichnungen. Die Labels richten sich nach der Anrede: Hans sieht „Ehefrau: Maria Mustermann“, Maria sieht „Ehemann: Hans Mustermann“.
Prüfen, aufteilen, notfalls zurück
- Dublettenprüfung. Gibt es Maria schon, mit gleicher E-Mail oder gleichem Namen und gleicher PLZ, wählst Du „Trotzdem neu anlegen“ oder „Bestehenden Kontakt verwenden“. Im zweiten Fall füllt propgen dort nur leere Felder und ergänzt Verknüpfungen und Beziehung.
- Vorschau. Beide Kontakte nebeneinander, mit den Markierungen bleibt, neu und entfällt. „Aufteilen“ speichert alles in einem Schritt: Entweder klappt alles oder nichts.
- Rückgängig bis 24 Stunden. Solange Maria noch nicht bearbeitet wurde, stellt „Rückgängig“ den Ausgangszustand wieder her. An beiden Kontakten steht ein Protokolleintrag mit allen Übernahmen.
Gut zu wissen
- Nie übernommen werden Kundennummer, Import-ID, Geburtsdatum, die Microsoft-Synchronisation und Dokumente am Kontakt. Verknüpfungen, die Du nicht bearbeiten darfst, siehst Du gesperrt, sie bleiben bei A.
- Eine E-Mail-Adresse an beiden Kontakten gibt es nur, wenn gleiche Adressen an mehreren Kontakten erlaubt sind. Sonst wählst Du zwischen Hans und Maria, der Editor weist darauf hin.
- Einwilligungen bleiben zunächst bei A. Wählst Du „Beide“, erinnert der Editor daran, dass eine Einwilligung für die Person gilt, die sie erteilt hat.
- Gespeichert werden kann erst, wenn „Eheleute“ oder „Familie“ an beiden Kontakten durch eine persönliche Anrede ersetzt ist. Zum Aufteilen brauchst Du die Rechte „Kontakt anlegen“ und „Kontakt bearbeiten“.
Fazit
Aus einem Paar-Datensatz werden zwei saubere Kontakte, ohne dass Nummern, Verknüpfungen oder Historie verloren gehen. Du entscheidest je Bereich, wer was behält, siehst das Ergebnis vorher und kannst es einen Tag lang zurücknehmen.
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