Jeder neue Kontakt bekommt seine Kundennummer, von selbst
propgen vergibt neuen Kontakten ohne Kundennummer automatisch eine eindeutige Nummer. Präfix, Suffix und Startzähler stellst Du einmal ein; mitgelieferte Nummern aus Import oder Schnittstelle bleiben unangetastet, bestehende Kontakte ebenso.
- Neue Kontakte ohne Kundennummer bekommen automatisch eine eindeutige Nummer
- Präfix, Suffix und nächster Zähler einmal eingestellt, mit Vorschau vor dem Speichern
- Manuell oder extern gelieferte Nummern bleiben unverändert, auch aus Import und API
- Bestehende Kontakte werden nicht nachträglich nummeriert
- Eindeutigkeit als Bedingung: Vor jeder Aktivierung prüft propgen auf Dubletten
Kundennummern sind unscheinbar, bis sie fehlen: in der Buchhaltung, beim Abgleich mit einem anderen System, in der Betreffzeile einer Rechnung. Bisher hieß das, die Nummer beim Anlegen selbst zu vergeben und nicht zu vergessen. Ab heute übernimmt das propgen: Jeder neue Kontakt ohne Kundennummer bekommt automatisch die nächste freie.
Einmal einstellen, danach läuft es mit
Die Regel steht in den Einstellungen unter Kontakte, Bereich „Kundennummern". Ein Schalter aktiviert die Vergabe, drei Felder bestimmen das Format: ein Präfix wie „K-", ein optionales Suffix und der nächste Zähler. Die Vorschau zeigt vor dem Speichern, wie die nächste Nummer aussehen wird.
Was genau passiert
- Nur neue Kontakte ohne Nummer. Wird ein Kontakt angelegt und das Feld Kundennummer ist leer, trägt propgen die nächste Nummer ein und zählt weiter. Die Nummer ist eindeutig in Eurer propgen-Instanz.
- Mitgelieferte Nummern bleiben. Wer beim Anlegen selbst eine Nummer einträgt oder sie per Import oder Schnittstelle mitschickt, behält sie. Das Feld heißt in der API
kundennummer. - Bestand bleibt unangetastet. Vorhandene Kontakte werden nicht nachträglich nummeriert. Wer den Bestand durchnummerieren will, macht das bewusst, etwa per Import mit gesetzter Nummer.
- Eindeutigkeit ist Bedingung. Beim Aktivieren prüft propgen, ob alle vorhandenen Kundennummern eindeutig sind. Solange die Automatik aus ist, bleiben Doppelungen erlaubt; vor jeder erneuten Aktivierung wird wieder geprüft. Doppelte Nummern löst Ihr vorher auf, zum Beispiel über Dubletten zusammenführen.
| Kontakt | Kundennummer | Herkunft |
|---|---|---|
| Max Mustermann | K-1042 | automatisch |
| Erika Musterfrau | K-1043 | automatisch |
| Beispiel Logistik GmbH · Herr Beispiel | ALT-00871 | aus Import übernommen |
| Familie Beispiel | K-1044 | automatisch |
Für wen
Büros, die Kundennummern in Rechnungen, Verträgen oder in der Buchhaltung führen und sie bisher von Hand vergeben haben. Und alle, die propgen mit einem Altsystem abgleichen: Importierte Nummern bleiben erhalten, alles Neue bekommt ein sauberes Format. Die Grundlagen der Kontaktpflege stehen in Kontaktverwaltung, der Weg für Bestandsdaten in Aus der Datei werden Datensätze.